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如何利用Access數(shù)據(jù)庫跟蹤IT項目

時間:2005-04-10 23:09 來源:ZDnet 作者:未知 閱讀:

管理一個IT項目常常涉及不同領(lǐng)域的多個團(tuán)隊。提供狀態(tài)更新并且跟蹤項目的變化對于管理者來說是一種嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。構(gòu)建一個基本的Access數(shù)據(jù)庫將使得管理工作中的輸入項目數(shù)據(jù)和快速建立報表的工作變得簡單。
項目經(jīng)理必須時刻對項目的狀態(tài)有詳細(xì)的了解,以至于其他人能夠知道項目延遲或者項目超支的原因,以及追加資源的必要性。編輯所有這些數(shù)據(jù)通常要花費大量時間,因此項目經(jīng)理常常需要擠出時間來完成這項工作。 現(xiàn)在的項目都很復(fù)雜,而且常常將研發(fā)工作分給許多不同的、遠(yuǎn)程的團(tuán)隊來完成。你將如何跟蹤所有的這些團(tuán)隊正在做的每一件事情呢?對于那些不是你的項目團(tuán)隊直接負(fù)責(zé)任的,但是其影響是未知的、不可跟蹤的、而且是無法推斷的問題,你將如何逐步推斷出項目的風(fēng)險?在過去,將這個問題寫在一張紙上是不錯的做法,或者如果你管理的很好,則有可能將其記錄在項目日志上。但是你如何將這些信息傳遞給項目團(tuán)隊呢?尤其是這些團(tuán)隊不在一起的時候?實際上,在當(dāng)今這個相互連接的世界上,員工和經(jīng)理們都希望能夠很容易地訪問這些項目信息。 好消息是用一個簡單的微軟Access數(shù)據(jù)庫就可以幫助你完成這些。Access能夠創(chuàng)建簡單的表結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)項輸入以及報表等,允許你很快而且很容易地存儲和操作項目數(shù)據(jù)。你可以使用在Access中創(chuàng)建的項目文檔來改善項目溝通以及強(qiáng)調(diào)和解決問題。另外,Access很容易建立和維護(hù),并且它可以為項目問題提供一個集中化的跟蹤場所。Access是微軟的工具套件Office的一部分,其中與Access包含在一起的還有許多其他版本的微軟工具、應(yīng)用以及軟件套件,這使得已經(jīng)對這些工具很熟悉的人們在程序中能夠很容易地訪問數(shù)據(jù)。在本文中,我將告訴你如何創(chuàng)建一個用于跟蹤IT項目的Access數(shù)據(jù)庫。
創(chuàng)建一個項目日志

創(chuàng)建一個保存項目日志的表結(jié)構(gòu)是一件非常簡單的事情。你可以使用表作為跟蹤項目問題、行動條款、變更要求和風(fēng)險的集中管理。項目團(tuán)隊的所有成員都可以很容易的用一種標(biāo)準(zhǔn)的格式輸入信息,生成報表和查看信息的工作。盡管任何數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都允許你創(chuàng)建相同的表和報表,但是Access可以在大多數(shù)客戶環(huán)境中使用。它可以保存在一個中央儲存器(例如文件共享)上,并且你可以復(fù)制一份拷貝以便在你自己的系統(tǒng)上運行(這對于在不同場所穿梭、經(jīng)常拜訪客戶或者偶爾在家中工作的項目經(jīng)理來說非常有用)。另外,在無法連接時,你可以先使用微軟的Excel來創(chuàng)建相同格式的數(shù)據(jù),然后將這些數(shù)據(jù)添加到中央資料庫中。 要創(chuàng)建一個保存項目日志數(shù)據(jù)的表的話,打開Access,在“對象”菜單下選擇“表”,然后選擇“新建”。Access將會提示你通過一些界面來創(chuàng)建表。 “設(shè)計視圖”允許了解表結(jié)構(gòu)的用戶輸入字段的名字和指定數(shù)據(jù)類型。下拉式的數(shù)據(jù)類型簡化了表的創(chuàng)建工作。在輸入你想要輸入的項目日志表的所有字段之后,用一個合適的名字來保存該表。 表A給出了一個項目日志表定義的例子。根據(jù)用戶和項目的需要可以添加或者刪除相應(yīng)的字段。例如,你可能想添加字段的默認(rèn)值或者約束成員輸入值的范圍。這個表的索引是日志號字段。


創(chuàng)建項目日志窗體

現(xiàn)在有一個表可以存儲項目日志數(shù)據(jù),所以你可以創(chuàng)建一個窗體來協(xié)助項目團(tuán)隊輸入數(shù)據(jù)。窗體創(chuàng)建的越簡單,你的團(tuán)隊輸入數(shù)據(jù)并且給你提供有價值的項目狀態(tài)信息的可能性就越大。在Access中,可以使用設(shè)計管理器來幫助你創(chuàng)建窗體。Access允許你選擇表來實現(xiàn)插入、更新或者查詢,減少了書寫復(fù)雜的SQL 語句(數(shù)據(jù)庫編碼)來維護(hù)表的要求,并且可以讓你對外觀進(jìn)行改變。
從Access的主菜單上點擊“窗體”然后選擇“新建”。選擇“設(shè)計視圖”以及你想要得到數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表;然后點擊“確定”進(jìn)入窗體設(shè)計。此時你可以使用“工具”菜單來添加和排列窗體上的對象。圖A給出的是一個窗體的例子。

圖A:Access窗體為團(tuán)隊成員在項目日志中輸入信息提供了一個非常友好的用戶方式。


在項目周期中,項目團(tuán)隊的成員可以使用這個窗體來記錄他們確定的問題和行為。隨著項目日志記錄中的問題得以處理和解決,項目日志也將成為項目進(jìn)程中一段非常有價值的歷史。


項目日志報表

在整個項目周期中,你可以創(chuàng)建大量的各種各樣的報表來檢查和分析項目日志數(shù)據(jù)。你也可以開發(fā)報表用于向用戶提供或者管理層提供項目文檔。
下面考慮在團(tuán)隊會議期間使用一個標(biāo)準(zhǔn)的項目報表來檢查情況。在有序記錄和檢查的基礎(chǔ)上,重要的行動條款不會被錯過或者被忽視。項目團(tuán)隊的成員可以使用日志中的信息,供本地或者遠(yuǎn)程的項目團(tuán)隊中的所有成員來交流問題。
在創(chuàng)建窗體的過程中,使用設(shè)計管理器來實現(xiàn)報表的創(chuàng)建,通過設(shè)計管理器使得你能夠在報表范圍內(nèi)拖拽對象。對于每個表中的數(shù)據(jù)將自動創(chuàng)建標(biāo)簽,但是它的名字可以很容易地實現(xiàn)更改,從而使其含義更為有意義。標(biāo)題、頁號、頁眉以及頁腳都可以添加進(jìn)來,從而使得你的報表看起來更專業(yè)。
要從Access的主菜單上建立一個報表,點擊“報表”然后選擇“新建”。選擇“設(shè)計視圖”以及你想要獲得數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表;然后點擊“確定”進(jìn)入“報表設(shè)計”,F(xiàn)在你可以使用“工具”菜單在報表的主題中添加對象并組織這些對象。圖B給出了一個項目日志報表的例子。
圖B:Access可以讓你用一種很容易閱讀的方式給出一個項目日志數(shù)據(jù)的報表。


在一個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中維護(hù)項目日志數(shù)據(jù)可以讓你很容易地創(chuàng)建報表,并且報表的內(nèi)容是以項目團(tuán)隊的重要信息為基礎(chǔ)的。這些信息包括:
項目日志概要 項目行動、問題、風(fēng)險以及變更要求等 項目文檔(公開的和保密的問題百分比、以及變更需求問題的數(shù)量)
作為創(chuàng)建Access報表的另一種選擇,你可以簡單的從你的項目日志中抽取數(shù)據(jù)放到Execl的電子數(shù)據(jù)表格中。
現(xiàn)在是你收集所有用于記錄各種不同的項目問題的紙張的時候了,你可以將他們合并到一個簡單的Access數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)你實現(xiàn)了這些的時候,你將會對面臨的問題、未完成的行動條款以及項目風(fēng)險有一個很好的認(rèn)識。你將可以為你的項目團(tuán)隊、管理層以及客戶創(chuàng)建有意義的報表,而且可以及時通知每一個人當(dāng)前的項目狀態(tài)。最后,你可以為你的合作者以及客戶提供他們想

(責(zé)任編輯:admin)

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