管理一個IT項目常常涉及不同領(lǐng)域的多個團(tuán)隊。提供狀態(tài)更新并且跟蹤項目的變化對于管理者來說是一種嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。構(gòu)建一個基本的Access數(shù)據(jù)庫將使得管理工作中的輸入項目數(shù)據(jù)和快速建立報表的工作變得簡單。
項目經(jīng)理必須時刻對項目的狀態(tài)有詳細(xì)的了解，以至于其他人能夠知道項目延遲或者項目超支的原因，以及追加資源的必要性。編輯所有這些數(shù)據(jù)通常要花費大量時間，因此項目經(jīng)理常常需要擠出時間來完成這項工作。 現(xiàn)在的項目都很復(fù)雜，而且常常將研發(fā)工作分給許多不同的、遠(yuǎn)程的團(tuán)隊來完成。你將如何跟蹤所有的這些團(tuán)隊正在做的每一件事情呢？對于那些不是你的項目團(tuán)隊直接負(fù)責(zé)任的，但是其影響是未知的、不可跟蹤的、而且是無法推斷的問題，你將如何逐步推斷出項目的風(fēng)險？在過去，將這個問題寫在一張紙上是不錯的做法，或者如果你管理的很好，則有可能將其記錄在項目日志上。但是你如何將這些信息傳遞給項目團(tuán)隊呢？尤其是這些團(tuán)隊不在一起的時候？實際上，在當(dāng)今這個相互連接的世界上，員工和經(jīng)理們都希望能夠很容易地訪問這些項目信息。 好消息是用一個簡單的微軟Access數(shù)據(jù)庫就可以幫助你完成這些。Access能夠創(chuàng)建簡單的表結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)項輸入以及報表等，允許你很快而且很容易地存儲和操作項目數(shù)據(jù)。你可以使用在Access中創(chuàng)建的項目文檔來改善項目溝通以及強(qiáng)調(diào)和解決問題。另外，Access很容易建立和維護(hù)，并且它可以為項目問題提供一個集中化的跟蹤場所。Access是微軟的工具套件Office的一部分，其中與Access包含在一起的還有許多其他版本的微軟工具、應(yīng)用以及軟件套件，這使得已經(jīng)對這些工具很熟悉的人們在程序中能夠很容易地訪問數(shù)據(jù)。在本文中，我將告訴你如何創(chuàng)建一個用于跟蹤IT項目的Access數(shù)據(jù)庫。
創(chuàng)建一個項目日志

創(chuàng)建一個保存項目日志的表結(jié)構(gòu)是一件非常簡單的事情。你可以使用表作為跟蹤項目問題、行動條款、變更要求和風(fēng)險的集中管理。項目團(tuán)隊的所有成員都可以很容易的用一種標(biāo)準(zhǔn)的格式輸入信息，生成報表和查看信息的工作。盡管任何數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都允許你創(chuàng)建相同的表和報表，但是Access可以在大多數(shù)客戶環(huán)境中使用。它可以保存在一個中央儲存器（例如文件共享）上，并且你可以復(fù)制一份拷貝以便在你自己的系統(tǒng)上運行（這對于在不同場所穿梭、經(jīng)常拜訪客戶或者偶爾在家中工作的項目經(jīng)理來說非常有用）。另外，在無法連接時，你可以先使用微軟的Excel來創(chuàng)建相同格式的數(shù)據(jù)，然后將這些數(shù)據(jù)添加到中央資料庫中。 要創(chuàng)建一個保存項目日志數(shù)據(jù)的表的話，打開Access，在“對象”菜單下選擇“表”，然后選擇“新建”。Access將會提示你通過一些界面來創(chuàng)建表。 “設(shè)計視圖”允許了解表結(jié)構(gòu)的用戶輸入字段的名字和指定數(shù)據(jù)類型。下拉式的數(shù)據(jù)類型簡化了表的創(chuàng)建工作。在輸入你想要輸入的項目日志表的所有字段之后，用一個合適的名字來保存該表。 表A給出了一個項目日志表定義的例子。根據(jù)用戶和項目的需要可以添加或者刪除相應(yīng)的字段。例如，你可能想添加字段的默認(rèn)值或者約束成員輸入值的范圍。這個表的索引是日志號字段。


創(chuàng)建項目日志窗體

現(xiàn)在有一個表可以存儲項目日志數(shù)據(jù)，所以你可以創(chuàng)建一個窗體來協(xié)助項目團(tuán)隊輸入數(shù)據(jù)。窗體創(chuàng)建的越簡單，你的團(tuán)隊輸入數(shù)據(jù)并且給你提供有價值的項目狀態(tài)信息的可能性就越大。在Access中，可以使用設(shè)計管理器來幫助你創(chuàng)建窗體。Access允許你選擇表來實現(xiàn)插入、更新或者查詢，減少了書寫復(fù)雜的SQL 語句（數(shù)據(jù)庫編碼）來維護(hù)表的要求，并且可以讓你對外觀進(jìn)行改變。
從Access的主菜單上點擊“窗體”然后選擇“新建”。選擇“設(shè)計視圖”以及你想要得到數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表；然后點擊“確定”進(jìn)入窗體設(shè)計。此時你可以使用“工具”菜單來添加和排列窗體上的對象。圖A給出的是一個窗體的例子。

圖A：Access窗體為團(tuán)隊成員在項目日志中輸入信息提供了一個非常友好的用戶方式。


在項目周期中，項目團(tuán)隊的成員可以使用這個窗體來記錄他們確定的問題和行為。隨著項目日志記錄中的問題得以處理和解決，項目日志也將成為項目進(jìn)程中一段非常有價值的歷史。

項目日志報表

在整個項目周期中，你可以創(chuàng)建大量的各種各樣的報表來檢查和分析項目日志數(shù)據(jù)。你也可以開發(fā)報表用于向用戶提供或者管理層提供項目文檔。
下面考慮在團(tuán)隊會議期間使用一個標(biāo)準(zhǔn)的項目報表來檢查情況。在有序記錄和檢查的基礎(chǔ)上，重要的行動條款不會被錯過或者被忽視。項目團(tuán)隊的成員可以使用日志中的信息，供本地或者遠(yuǎn)程的項目團(tuán)隊中的所有成員來交流問題。
在創(chuàng)建窗體的過程中，使用設(shè)計管理器來實現(xiàn)報表的創(chuàng)建，通過設(shè)計管理器使得你能夠在報表范圍內(nèi)拖拽對象。對于每個表中的數(shù)據(jù)將自動創(chuàng)建標(biāo)簽，但是它的名字可以很容易地實現(xiàn)更改，從而使其含義更為有意義。標(biāo)題、頁號、頁眉以及頁腳都可以添加進(jìn)來，從而使得你的報表看起來更專業(yè)。
要從Access的主菜單上建立一個報表，點擊“報表”然后選擇“新建”。選擇“設(shè)計視圖”以及你想要獲得數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表；然后點擊“確定”進(jìn)入“報表設(shè)計”�，F(xiàn)在你可以使用“工具”菜單在報表的主題中添加對象并組織這些對象。圖B給出了一個項目日志報表的例子。
圖B：Access可以讓你用一種很容易閱讀的方式給出一個項目日志數(shù)據(jù)的報表。


在一個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中維護(hù)項目日志數(shù)據(jù)可以讓你很容易地創(chuàng)建報表，并且報表的內(nèi)容是以項目團(tuán)隊的重要信息為基礎(chǔ)的。這些信息包括：
項目日志概要 項目行動、問題、風(fēng)險以及變更要求等 項目文檔（公開的和保密的問題百分比、以及變更需求問題的數(shù)量）
作為創(chuàng)建Access報表的另一種選擇，你可以簡單的從你的項目日志中抽取數(shù)據(jù)放到Execl的電子數(shù)據(jù)表格中。
現(xiàn)在是你收集所有用于記錄各種不同的項目問題的紙張的時候了，你可以將他們合并到一個簡單的Access數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)你實現(xiàn)了這些的時候，你將會對面臨的問題、未完成的行動條款以及項目風(fēng)險有一個很好的認(rèn)識。你將可以為你的項目團(tuán)隊、管理層以及客戶創(chuàng)建有意義的報表，而且可以及時通知每一個人當(dāng)前的項目狀態(tài)。最后，你可以為你的合作者以及客戶提供他們想