在Word中利用Access的數(shù)據(jù)
時(shí)間：2006-11-01 22:11 來源：access開發(fā)者 作者：Grant 閱讀：次
一、在Word中利用Access的數(shù)據(jù)
(一)在原有Word文檔中插入MicrosoftAccess表或查詢的內(nèi)容
1.在Word文檔中選定要插入表或查詢的位置。
2.尋視圖”中的“工具欄”，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)庫”，顯示“數(shù)據(jù)庫”工具欄，然后單擊“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕。
3.在彈出的“數(shù)據(jù)庫”窗口中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，在“打開數(shù)據(jù)源”的“文件類型”中選擇“MSAccess數(shù)據(jù)庫”。在“文件名”框中輸入所需MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫的名稱，然后單擊“打開”按鈕。
4.單擊“表格”或“查詢”，然后選擇所需表格或查詢，最后單擊“確定”按鈕。
5.如果要選定記錄、域或二者的子集，并將它們包含在Word表格中，請單擊“查詢選項(xiàng)”按鈕，選好所需選項(xiàng)，再單擊“確定”按鈕。
6.如果要自定義Word的表格形式，請單擊“表格自動套用格式”按鈕，選定所需選項(xiàng)后單擊“確定”按鈕。
7.單擊“插入數(shù)據(jù)”按鈕，在“插入記錄”下，選定希望包括在Word表格中的記錄。
8.如果希望源數(shù)據(jù)改變時(shí)可更新Word表格中的數(shù)據(jù)，可再選中“將數(shù)據(jù)作為域插入”復(fù)選框，然后單擊“確定”即可。
(二)將MicrosoftAccess數(shù)據(jù)輸出到Word文檔中
1.在MicrosoftAccess中，打開所需數(shù)據(jù)庫，然后打開數(shù)據(jù)庫對象：表、查詢、窗體或報(bào)表。
2.選定所需輸出數(shù)據(jù)的行和列。
3.單擊“文件”菜單中的“另存為/導(dǎo)出”命令。
4.選擇“另存為一個(gè)外部文件或數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。
5.在“保存類型”框中，為輸出數(shù)據(jù)選擇格式：如果要創(chuàng)建保持原有數(shù)據(jù)格式的文檔，請單擊“RTF格式”；如果要創(chuàng)建普通的文本文件，作為郵件合并數(shù)據(jù)源使用，請單擊“MicrosoftWord合并文件”按鈕。
6.在“文件名”框中，指定新文檔的文件名稱。
7.如果以RTF格式保存文檔，并且希望馬上啟動Word打開此文檔，請選中“自動啟動”復(fù)選框。
8.如果要選定指定的數(shù)據(jù)行列，則要選中“選擇”選項(xiàng)。
9.單擊“導(dǎo)出”命令完成輸出。
二、向MicrosoftAccess中導(dǎo)入Word文本文件
1.在Word中將文件另存為用逗號分隔或用制表符分隔的文本文件。
2.切換到MicrosoftAccess，然后打開新的或已有的數(shù)據(jù)庫。
3.單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”選項(xiàng)卡。
4.指向“文件”菜單中的“獲取外部數(shù)據(jù)”命令，然后單擊“導(dǎo)入”。
5.單擊“文件類型”框中的“文本文件”命令。
6.在“文件名”框中，輸入要導(dǎo)入的文本文件的名稱。
7.單擊“導(dǎo)入”命令。
8.根據(jù)“導(dǎo)入文本向?qū)А睂υ捒蛑械闹笇?dǎo)進(jìn)行操作。
要查看更多的選項(xiàng)或修改指導(dǎo)項(xiàng)(比如域分隔符)，可單擊第一個(gè)向?qū)υ捒蛑械摹案呒墶泵�。如果要保存指定�?xiàng)，以便下次導(dǎo)入相似的文本文件時(shí)可用它們，請單擊“另存為”命令。
(一)在原有Word文檔中插入MicrosoftAccess表或查詢的內(nèi)容
1.在Word文檔中選定要插入表或查詢的位置。
2.尋視圖”中的“工具欄”，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)庫”，顯示“數(shù)據(jù)庫”工具欄，然后單擊“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕。
3.在彈出的“數(shù)據(jù)庫”窗口中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，在“打開數(shù)據(jù)源”的“文件類型”中選擇“MSAccess數(shù)據(jù)庫”。在“文件名”框中輸入所需MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫的名稱，然后單擊“打開”按鈕。
4.單擊“表格”或“查詢”，然后選擇所需表格或查詢，最后單擊“確定”按鈕。
5.如果要選定記錄、域或二者的子集，并將它們包含在Word表格中，請單擊“查詢選項(xiàng)”按鈕，選好所需選項(xiàng)，再單擊“確定”按鈕。
6.如果要自定義Word的表格形式，請單擊“表格自動套用格式”按鈕，選定所需選項(xiàng)后單擊“確定”按鈕。
7.單擊“插入數(shù)據(jù)”按鈕，在“插入記錄”下，選定希望包括在Word表格中的記錄。
8.如果希望源數(shù)據(jù)改變時(shí)可更新Word表格中的數(shù)據(jù)，可再選中“將數(shù)據(jù)作為域插入”復(fù)選框，然后單擊“確定”即可。
(二)將MicrosoftAccess數(shù)據(jù)輸出到Word文檔中
1.在MicrosoftAccess中，打開所需數(shù)據(jù)庫，然后打開數(shù)據(jù)庫對象：表、查詢、窗體或報(bào)表。
2.選定所需輸出數(shù)據(jù)的行和列。
3.單擊“文件”菜單中的“另存為/導(dǎo)出”命令。
4.選擇“另存為一個(gè)外部文件或數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。
5.在“保存類型”框中，為輸出數(shù)據(jù)選擇格式：如果要創(chuàng)建保持原有數(shù)據(jù)格式的文檔，請單擊“RTF格式”；如果要創(chuàng)建普通的文本文件，作為郵件合并數(shù)據(jù)源使用，請單擊“MicrosoftWord合并文件”按鈕。
6.在“文件名”框中，指定新文檔的文件名稱。
7.如果以RTF格式保存文檔，并且希望馬上啟動Word打開此文檔，請選中“自動啟動”復(fù)選框。
8.如果要選定指定的數(shù)據(jù)行列，則要選中“選擇”選項(xiàng)。
9.單擊“導(dǎo)出”命令完成輸出。
二、向MicrosoftAccess中導(dǎo)入Word文本文件
1.在Word中將文件另存為用逗號分隔或用制表符分隔的文本文件。
2.切換到MicrosoftAccess，然后打開新的或已有的數(shù)據(jù)庫。
3.單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”選項(xiàng)卡。
4.指向“文件”菜單中的“獲取外部數(shù)據(jù)”命令，然后單擊“導(dǎo)入”。
5.單擊“文件類型”框中的“文本文件”命令。
6.在“文件名”框中，輸入要導(dǎo)入的文本文件的名稱。
7.單擊“導(dǎo)入”命令。
8.根據(jù)“導(dǎo)入文本向?qū)А睂υ捒蛑械闹笇?dǎo)進(jìn)行操作。
要查看更多的選項(xiàng)或修改指導(dǎo)項(xiàng)(比如域分隔符)，可單擊第一個(gè)向?qū)υ捒蛑械摹案呒墶泵�。如果要保存指定�?xiàng)，以便下次導(dǎo)入相似的文本文件時(shí)可用它們，請單擊“另存為”命令。
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