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Outlook使用技巧大全之一

時間：2006-09-18 23:32 來源：天極網(wǎng) 作者：翁永平閱讀：次

很多朋友使用IE軟件包中的OutlookExpress（以下簡稱OE）來收發(fā)電子郵件。對初學者來說，根據(jù)提示或向導的確很容易使用這個軟件，但對一些想深入了解它和高效使用它的用戶來說，向導和在線幫助卻又顯得有點力不從心。由于沒有掌握其中的一些技巧和方法，就經(jīng)常遇到這樣或者那樣的問題搞不懂，于是具體操作時走了不少彎路。為了能使大家在使用OE時更方便快捷一點，筆者將自己平時積攢的一些經(jīng)驗拿出來與大家分享，與大家交流。

Outlook Express 使用技巧大全之設置篇

　　1．基本設置

　　現(xiàn)在我們來設置OutlookExpress。打開OutlookExpress，在“工具”菜單上，單擊“選項”，

　�、�.選擇“常規(guī)”選項卡，這是OutlookExpress的常規(guī)設置，我們選中“每隔X分鐘檢查一次新郵件”復選框，然后設定好時間間隔用于指定OutlookExpress檢查新郵件的間隔時間。選中該復選框后，每次啟動OutlookExpress時將同時檢查新郵件，如果你想立即檢查新郵件，可以單擊工具欄上的“發(fā)送和接收”按鈕，同時發(fā)件箱中的所有郵件都將被發(fā)送出去。

　�、�.選擇“發(fā)送”選項卡，設定好郵件和新聞的發(fā)送格式，一般選HTML格式，并選中“立即發(fā)送郵件”復選框。

　　③.選擇“閱讀”選項卡進行郵件閱讀設置和郵件字體設置。

　�、�.“安全”選項卡允許我們對郵件的安全性進行設置，如果你要更改Internet區(qū)域（這是你的電子郵件所在的區(qū)域）的安全級，可點擊“設置”按鈕，要將單個的Web站點添加到“受限制的站點”區(qū)域（在該區(qū)域可以為單個站點設置嚴格的安全級），可單擊“區(qū)域”列表中的“受限制的站點區(qū)域”，然后單擊“添加站點”。如果你擔心別人假冒你的電子郵件，那么你可以設置自己的數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是您的電子身份卡，它可使收件人相信郵件是您發(fā)送的，并且未被偽造或篡改。你得先點擊“安全”選項卡上的“獲取數(shù)字標識”來獲取它，然后選中“從以下地點發(fā)送安全郵件時使用數(shù)字標識”復選框，再單擊“數(shù)字標識”按鈕并選定希望該帳號使用的數(shù)字標識。

　　以上選項設定完畢，我們還要添加Internet帳號，當然你先得從Internet服務提供商(ISP)那里得到如下信息：郵件服務器名、帳號名和密碼以及接收和發(fā)送郵件的服務器名；對于要添加新聞閱讀則須知道要連接的新聞服務器名、帳號名和密碼（如果需要的話）。如果要添加郵件帳號：

　�、�.打開“工具”菜單，點中“帳號”，單擊“添加”，選擇“郵件”，在彈出的“姓名”窗口中填入你的大名，并單擊“下一步”，

　�、�.在“電子郵件地址”中填入形如john@163.net這樣的郵件地址，并單擊“下一步”，

　�、�.在“郵件接收服務器”和“發(fā)送郵件服務器”中分別填入你的ISP接收（POP3或IMAP）和發(fā)送（SMTP）郵件服務器的地址，并單擊“下一步”，

　　④.在“POP帳號名”和“密碼”中分別填入你的用戶名和密碼，并單擊“下一步”，

　�、�.在“InternetMail帳號名”中填入你的電子郵件帳號，并單擊“下一步”，

　�、�.選中連入Internet的方式，單擊“完成”。

　　添加新聞帳號的方法與添加郵件帳號基本相同，只是在第3步中需填入新聞服務器（NNTP）地址�，F(xiàn)在你已經(jīng)擁有你自己的帳號了，當然你也可以象這樣創(chuàng)建多個帳號。

　　另外，在OutlookExpress中，如果我們不能完整地記起電子郵件地址，也可以輸入部分名稱，然后使用“工具”菜單上的“檢查名稱”命令來搜索匹配的地址。OutlookExpress將首先搜索通訊簿，如果未找到匹配的地址，它將繼續(xù)搜索我們設置的用于檢查電子郵件地址的目錄服務。

　　下面就講一下設置目錄服務的方法：在OutlookExpress或通訊簿中，單擊“工具”菜單，然后單擊“帳號”，選定目錄服務，或者在OutlookExpress中，單擊“目錄服務”選項卡，然后單擊“屬性”，在“常規(guī)”選項卡，選中“發(fā)送郵件時根據(jù)該服務器檢查名稱”復選框即可。如果你想脫機閱讀新聞組，可以設置OutlookExpress從預訂的新聞組下載郵件或標題，這樣你就可以在閑暇時脫機閱讀了。首先在文件夾列表中，選擇新聞組，在“文件”菜單上，單擊“屬性”，然后在“下載”選項卡上，選中“下載該新聞組時檢索以下條目”復選框，再單擊所需的選項即可。

　　2．提高效率，定義自己的工具欄

　　在OutlookExpress默認的工具欄中，只有“新郵件”、“發(fā)送/接收”、“通訊簿”和“查找”這四個按鈕。實際上，還有大部分按鈕并未顯示出來。你應該根據(jù)自己的需要來添加一些按鈕，提高收發(fā)電子郵件的效率。

　　點擊“查看”→“布局”，然后在“窗口布局”的窗口中選擇“自定義工具欄”，就能進入工具欄的設置面板，當然你也可以直接從工具欄上空白處用右鍵菜單直接進入這個面板。

　　在OutlookExpress中，允許用戶設置的自定義按鈕多達38種，可以滿足一切常用操作習慣。你更可以從這里更改快捷圖標大小和文本選項方式，讓你的快捷工具欄徹底自定義。再將鼠標移到工具欄首豎線右側按住左鍵，此時鼠標箭頭變成帶箭頭的十字光標，現(xiàn)在就可以將工具欄移到其它位置。我的工具欄如圖1：（對“新郵件”、“閱讀郵件”窗口都可以作同樣的設置）

圖1

　　3．讓電腦自動記住郵箱口令

　　每次接收或發(fā)送郵件之前，軟件都會要求你輸入自己郵箱的口令，并將這個口令傳送到你所在的上網(wǎng)公司進行核對，若口令不正確，則不能對郵件進行操作。正常情況下，口令的輸入、傳送與核對大約要30秒。若讓軟件記住口令，每次進行郵件操作之前，它會自動進行傳送和核對，不要手工操作，可省一定的時間。在OutlookExpress下設置口令記憶方法為：（1）打開OutlookExpress，選擇“工具”菜單，單擊“帳號”項目；（2）單擊“郵件”標簽，然后選擇“帳號”下面的郵箱名稱；（3）單擊“屬性”按鈕，選擇“服務器”標簽；（4）在“密碼”后面輸入用戶的郵箱口令，但顯示的是一組星號。選勾“記住密碼”，最后單擊確定即可。

　　4．發(fā)送文本文件

　　我們?nèi)粘Ｊ瞻l(fā)的郵件，普通的文本郵件完成能夠滿足需要，沒有必要使用HTML郵件，如果沒有特殊的圖像、表格或按鈕等其它原因，應當盡可能發(fā)送文本郵件。在OutlookExpress中，設置發(fā)送文件郵件的方法為：（1）單擊“工具”菜單上“選擇”命令；（2）單擊“選項”標簽；（3）將“郵件發(fā)送格式”和“新聞發(fā)送格式”中的“純文本”選中；（4）單擊“確定”按鈕。

　　5．拒絕超大信件

　　首先點擊菜單“工具”，選擇“郵件規(guī)則”中的“郵件”，然后在“選擇規(guī)則條件”欄中選擇“若郵件長度大于指定的大小”，在“規(guī)則說明”欄中會提示輸入長度，再在“選擇規(guī)則操作”中單擊“不要從服務器上下載”，最后選擇“確定”。

　　6．在郵件服務器上保留郵件副本

　　單擊“工具”中的“帳號”，選擇“郵件”，按“屬性”鈕，在“高級”下的“在服務器上保留郵件副本”前劃√。

　　7．快速定制列表框