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Access 2010 入門
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Microsoft Access 2010 是一個數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序設(shè)計(jì)和部署工具，可用它來跟蹤重要信息。您可以將您的數(shù)據(jù)保留在計(jì)算機(jī)上，也可以將其發(fā)布到網(wǎng)站上，以便其他用戶可以通過 Web 瀏覽器來使用您的數(shù)據(jù)庫。
本文概述了 Access 2010，并提供了指向更深入介紹特定任務(wù)和功能的文章的鏈接。如果您已了解 Access，并且希望獲得有關(guān)改進(jìn)功能的信息，請嘗試下表中的資源。
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使用動畫指南，利用該指南可以指向 Access 2003 中的命令以查看它們在 Access 2010 中的操作方法，也可以在該指南的 Excel 工作簿版本中僅查看二者的區(qū)別。
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本文內(nèi)容
第一次使用 ACCESS
從電子表格或其他程序?qū)霐?shù)據(jù)
在若干 ACCESS 版本中使用早期版本的數(shù)據(jù)庫
第一次使用 Access
當(dāng)用于跟蹤信息的程序逐漸變得不再適應(yīng)要求時，許多人都開始采用 Access。例如，假定您是一名活動計(jì)劃者，您希望跟蹤需要處理的所有細(xì)節(jié)以使活動取得成功。如果您使用文字處理程序或電子表格程序來執(zhí)行此任務(wù)，那么很容易遇到數(shù)據(jù)重復(fù)和不一致性問題。您可以使用日歷軟件，但在日歷中跟蹤財(cái)務(wù)信息并非一種很好的選擇。
關(guān)系數(shù)據(jù)庫
有時，您需要用關(guān)系數(shù)據(jù)庫來跟蹤此類信息。關(guān)系數(shù)據(jù)庫是一個數(shù)據(jù)倉庫：為避免冗余，該數(shù)據(jù)倉庫分成了多個較小的數(shù)據(jù)集合（稱為表），而這些較小的數(shù)據(jù)集合又基于一些共同信息（稱為字段）關(guān)聯(lián)在了一起。例如，活動計(jì)劃關(guān)系數(shù)據(jù)庫可能包含一個含有客戶信息的表、一個含有供應(yīng)商信息的表和一個含有活動信息的表。含有活動信息的表可能包含一個與客戶表關(guān)聯(lián)的字段和一個與供應(yīng)商表關(guān)聯(lián)的字段。這樣，如果某個供應(yīng)商的電話號碼發(fā)生了變化，則只需在供應(yīng)商表中更改一次此信息即可，而不必在涉及此供應(yīng)商的每一個活動中進(jìn)行更改。
ACCESS 用途
Access 工具可用于快速、方便地開發(fā)有助于您管理信息的關(guān)系數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。您可以創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)庫來幫助您跟蹤任何類型的信息，例如，清單、專業(yè)聯(lián)系人或業(yè)務(wù)流程。實(shí)際上，Access 提供了多個可直接用于跟蹤各種信息的模板，因此，即便是初學(xué)者也很容易上手。
打開 ACCESS 時
啟動 Access 2010 時，您將看到 Microsoft Office Backstage 視圖，您可以從該視圖獲取有關(guān)當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的信息、創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫、打開現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫或者查看來自 Office.com 的特色內(nèi)容。
Backstage 視圖還包含許多其他命令，您可以使用這些命令來調(diào)整、維護(hù)或共享數(shù)據(jù)庫。Backstage 視圖中的命令通常適用于整個數(shù)據(jù)庫，而不是數(shù)據(jù)庫中的對象。
注釋 通過單擊“文件”選項(xiàng)卡可以隨時訪問 Backstage 視圖。
本節(jié)內(nèi)容
使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫
從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫
將數(shù)據(jù)從另一個源粘貼到 ACCESS 表中
從其他源導(dǎo)入數(shù)據(jù)
打開現(xiàn)有的 ACCESS 數(shù)據(jù)庫
使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫
Access 提供了種類繁多的模板，使用它們可以加快數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建過程。模板是隨即可用的數(shù)據(jù)庫，其中包含執(zhí)行特定任務(wù)時所需的所有表、查詢、窗體和報(bào)表。例如，有的模板可以用來跟蹤問題、管理聯(lián)系人或記錄費(fèi)用；有的模板則包含一些可以幫助演示其用法的示例記錄。模板數(shù)據(jù)庫可以原樣使用，也可以對它們進(jìn)行自定義，以便更好地滿足需要。
使用 ACCESS 2010 附帶的模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫
| 2. | 在 Backstage 視圖的“新建”選項(xiàng)卡上，單擊“樣本模板”。 |
| 5. | 或者，單擊“文件名”框旁邊的文件夾圖標(biāo)，通過瀏覽找到要創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的位置。如果不指明特定位置，Access 將在“文件名”框下顯示的默認(rèn)位置創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。 |
Access 將創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，然后將其打開以備使用。
使用 OFFICE.COM 中的模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫
如果已連接到 Internet，則可以從 Microsoft Office Backstage 視圖中瀏覽或搜索 Office.com 中的模板。請使用下面的過程：
| 2. | 在 Backstage 視圖的“新建”選項(xiàng)卡上，執(zhí)行下列操作之一： |
| ✍ | 瀏覽模板 在“Office.com 模板”下，單擊您感興趣的模板類別（如“商務(wù)”）。 |
| ✍ | 搜索模板 在“搜索 Office.com 中的模板”框中，鍵入一個或多個搜索詞，然后單擊箭頭按鈕以進(jìn)行搜索。 |
| 5. | 或者，單擊“文件名”框旁邊的文件夾圖標(biāo)，通過瀏覽找到要創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的位置。如果不指明特定位置，Access 將在“文件名”框下顯示的默認(rèn)位置創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。 |
開始使用新數(shù)據(jù)庫
根據(jù)使用的模板，您可能需要執(zhí)行下列一項(xiàng)或多項(xiàng)操作來開始使用新數(shù)據(jù)庫：
| ✍ | 如果 Access 顯示帶有空用戶列表的“登錄”對話框，請從下面的過程開始： |
| ✍ | 如果 Access 顯示空白數(shù)據(jù)表，您可以在該數(shù)據(jù)表中直接開始鍵入數(shù)據(jù)，也可以單擊其他按鈕和選項(xiàng)卡來瀏覽數(shù)據(jù)庫。 |
| ✍ | 如果 Access 顯示“開始使用”頁面，您可以單擊該頁上的鏈接以了解有關(guān)數(shù)據(jù)庫的詳細(xì)信息，也可以單擊其他按鈕和選項(xiàng)卡來瀏覽數(shù)據(jù)庫。 |
| ✍ | 如果 Access 在消息欄中顯示“安全警告”消息，并且您信任模板來源，請單擊“啟用內(nèi)容”。如果數(shù)據(jù)庫要求登錄，您將需要重新登錄。 |
小節(jié)目錄
從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫
注釋 如果您希望更深入地了解使用 Access 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫背后的概念，請參閱數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)基礎(chǔ)一文。
如果沒有模板可滿足您的需要，或者要在 Access 中使用另一個程序中的數(shù)據(jù)，那么您可能認(rèn)為更好的辦法是從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。在 Access 2010 中，您可以選擇標(biāo)準(zhǔn)桌面數(shù)據(jù)庫或 Web 數(shù)據(jù)庫。
注釋 有關(guān) Web 數(shù)據(jù)庫的詳細(xì)信息，請參閱生成可在 WEB 上共享的數(shù)據(jù)庫一文。
對于以上兩種類型的數(shù)據(jù)庫，您通常需要從以下步驟之一開始：
| ✍ | 創(chuàng)建新表，然后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到這些表中。 |
| ✍ | 從其他源中導(dǎo)入數(shù)據(jù)，從而在該過程中創(chuàng)建新表。 |
創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫
| 2. | 在 Backstage 視圖的“新建”選項(xiàng)卡上，單擊“空白數(shù)據(jù)庫”或“空白 Web 數(shù)據(jù)庫”。 |
要點(diǎn) 在此所做的選擇將決定數(shù)據(jù)庫中的可用功能。不能將桌面數(shù)據(jù)庫發(fā)布到 Web，而 Web 數(shù)據(jù)庫不支持某些桌面功能，例如，匯總查詢。
| 3. | 在右側(cè)的“文件名”框中，輸入數(shù)據(jù)庫的名稱。 |
若要更改文件的創(chuàng)建位置，請單擊“文件名”框旁邊的“瀏覽” 
，通過瀏覽查找并選擇新的位置，然后單擊“確定”。
Access 將創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，然后在數(shù)據(jù)表視圖 （數(shù)據(jù)表視圖：以行列格式顯示來自表、窗體、查詢、視圖或存儲過程中的數(shù)據(jù)的視圖。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以編輯字段、添加和刪除數(shù)據(jù)，以及搜索數(shù)據(jù)。）中打開一個空表（名為 Table1）。
| 5. | Access 會將光標(biāo)置于新表的“單擊以添加”列中的第一個空單元格內(nèi)。 |
若要添加數(shù)據(jù)，請開始鍵入，也可以從另一個源粘貼數(shù)據(jù)，本文后面的將數(shù)據(jù)從另一個源粘貼到 ACCESS 表中一節(jié)對此進(jìn)行了說明。
注釋
| ✍ | 在數(shù)據(jù)表視圖中輸入數(shù)據(jù)與在 Excel 工作表中輸入數(shù)據(jù)非常類似。主要的限制是，必須從數(shù)據(jù)表的左上角開始，在連續(xù)的行和列中輸入數(shù)據(jù)。不應(yīng)當(dāng)像在 Excel 工作表中那樣，嘗試通過包括空行或列來設(shè)置數(shù)據(jù)的格式，因?yàn)檫@樣做將浪費(fèi)表的空間。表只包含數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的所有可視化表現(xiàn)形式都將在隨后設(shè)計(jì)的窗體和報(bào)表中完成。 |
如果不想此時輸入數(shù)據(jù)，請單擊“關(guān)閉” 
。
注釋 如果在不保存的情況下關(guān)閉，Access 將刪除 Table1。
添加表
使用“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表”組中的工具，可以向現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫添加新表。
注釋 在 Web 數(shù)據(jù)庫中，只能在“表”組中使用“表”命令。
不管從哪個視圖開始，始終可以使用 Access 窗口中狀態(tài)欄上的視圖按鈕切換到其他視圖。
| ✍ | 在數(shù)據(jù)表視圖中創(chuàng)建空白表 在數(shù)據(jù)表視圖中，可以立即輸入數(shù)據(jù)，并讓 Access 在后臺生成表結(jié)構(gòu)。字段名稱將按數(shù)字方式進(jìn)行分配（Field1、Field2 等），并且 Access 將基于所輸入的數(shù)據(jù)的類型來設(shè)置字段數(shù)據(jù)類型。 |
| 1. | 在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表”組中，單擊“表”。  |
| 2. | Access 將創(chuàng)建表，然后將光標(biāo)放在“單擊以添加”列中的第一個空單元格中。 |
| 3. | 若要添加數(shù)據(jù)，請?jiān)诘谝粋€空單元格中開始鍵入，也可以從另一個源粘貼數(shù)據(jù)，本文后面對此進(jìn)行了說明。 |
| ✍ | 若要重命名列（字段），請雙擊對應(yīng)的列標(biāo)題，然后鍵入新名稱。 |
提示 為每個字段指定有意義的名稱，以使您能夠在不查看數(shù)據(jù)的情況下即可知道它包含的內(nèi)容。
| ✍ | 若要移動列，請單擊它的列標(biāo)題將它選中，然后將它拖到所需位置。還可以選擇若干連續(xù)列，并將它們?nèi)恳黄鹜系叫挛恢谩?/span> |
若要向表添加更多字段，可以在數(shù)據(jù)表視圖的“單擊以添加”列中開始鍵入，也可以使用“字段”選項(xiàng)卡上的“添加和刪除”組中的命令來添加新字段。
| ✍ | 在設(shè)計(jì)視圖中開始創(chuàng)建表 在設(shè)計(jì)視圖中，首先創(chuàng)建新表的結(jié)構(gòu)。然后切換到數(shù)據(jù)表視圖，既可以手動輸入數(shù)據(jù)，也可以使用某些其他方法（例如，通過窗體）來輸入數(shù)據(jù)。 |
注釋 “設(shè)計(jì)”視圖不可用于 Web 數(shù)據(jù)庫中的表。
| 1. | 在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表”組中，單擊“表設(shè)計(jì)”。  |
| 2. | 對于表中的每個字段，請?jiān)?/span>“字段名稱”列中鍵入名稱，然后從“數(shù)據(jù)類型”列表中選擇數(shù)據(jù)類型。 |
| 3. | 您可以在“說明”列中輸入每個字段的附加信息。當(dāng)插入點(diǎn)位于該字段中時，所輸入的說明將顯示在狀態(tài)欄中。對于通過將字段從“字段列表”窗格拖到窗體或報(bào)表中所創(chuàng)建的任何控件，以及通過窗體向?qū)Щ驁?bào)表向?qū)樵撟侄蝿?chuàng)建的任何控件，所輸入的說明也將用作這些控件的狀態(tài)欄文本。 |
| ✍ | 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“保存”。 |
| 5. | 以通過以下方式隨時開始在表中輸入數(shù)據(jù)：切換到數(shù)據(jù)表視圖，單擊第一個空單元格，然后開始鍵入。也可以從另一個源粘貼數(shù)據(jù)，下一節(jié)將對此進(jìn)行描述。 |
| ✍ | 根據(jù) SharePoint 列表創(chuàng)建表 通過 SharePoint 列表，未安裝 Access 的用戶可以使用您的數(shù)據(jù)。此外，列表數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器中，與存儲在臺式計(jì)算機(jī)上的文件相比，這往往可以更好地防止數(shù)據(jù)丟失。您可以從新的列表開始，也可以鏈接到現(xiàn)有列表。對于要在其中創(chuàng)建列表的 SharePoint 網(wǎng)站，您必須擁有足夠的權(quán)限；這些權(quán)限可能因網(wǎng)站而異，因此，請聯(lián)系您的 SharePoint 管理員，以獲取有關(guān)您所做選擇的詳細(xì)信息。 |
注釋 此功能在 Web 數(shù)據(jù)庫中不可用。
| 1. | 在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表”組中，單擊“SharePoint 列表”。 |
| 2. | 您可以使用某個列表模板來創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn) SharePoint 列表，例如，“聯(lián)系人”或“活動”。 |
也可以選擇創(chuàng)建自定義列表，或者鏈接到或?qū)氍F(xiàn)有列表。單擊所需選項(xiàng)。
| 3. | 如果您選擇了任何列表模板或選擇了創(chuàng)建自定義列表，系統(tǒng)將打開“新建列表”對話框以引導(dǎo)您完成這一過程。如果選擇了使用現(xiàn)有列表，系統(tǒng)將打開“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框以向您提供幫助。 |
有關(guān)表的詳細(xì)信息，請參閱表簡介一文。
后續(xù)步驟
設(shè)計(jì)過程的其余部分因您的目標(biāo)而異，但您可能需要考慮創(chuàng)建查詢、窗體、報(bào)表和宏。本文不提供有關(guān)創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫對象的信息。
有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱下列文章：
小節(jié)目錄
將數(shù)據(jù)從另一個源粘貼到 ACCESS 表中
如果您的數(shù)據(jù)當(dāng)前存儲在其他程序（如 Excel）中，則可以將數(shù)據(jù)復(fù)制并粘貼到 Access 表中。通常，此方法最適合用于像在 Excel 工作表中一樣已按列分隔的數(shù)據(jù)。如果您的數(shù)據(jù)位于文字處理程序中，則應(yīng)首先使用制表符分隔數(shù)據(jù)列，或者在文字處理程序中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為表，然后再復(fù)制數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)需要進(jìn)行任何編輯或處理（如將全名分隔為名字和姓氏），則在復(fù)制數(shù)據(jù)之前可能需要先執(zhí)行此操作，在不熟悉 Access 的情況下尤其如此。
將數(shù)據(jù)粘貼到空表中時，Access 會根據(jù)每個字段中發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)種類來設(shè)置該字段的數(shù)據(jù)類型。例如，如果所粘貼的字段只包含日期值，則 Access 會將“日期/時間”數(shù)據(jù)類型應(yīng)用于該字段。如果所粘貼的字段只包含文字“是”和“否”，則 Access 會將“是/否”數(shù)據(jù)類型應(yīng)用于該字段。
Access 會根據(jù)其在第一行粘貼數(shù)據(jù)中找到的內(nèi)容來命名字段。如果第一行粘貼數(shù)據(jù)與后面行中數(shù)據(jù)的類型相似，則 Access 會認(rèn)為第一行屬于數(shù)據(jù)的一部分，并賦予字段通用名稱（如 Field1、Field2 等等）。如果第一行粘貼數(shù)據(jù)與后面行中數(shù)據(jù)不相似，則 Access 會使用第一行作為字段名，并且不會將第一行算作實(shí)際數(shù)據(jù)。
如果 Access 賦予通用字段名稱，則您應(yīng)當(dāng)盡快重命名字段，以免發(fā)生混淆。請使用以下步驟：
| ✍ | 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“保存”。 |
| 2. | 在數(shù)據(jù)表視圖中，雙擊每個列標(biāo)題，然后為每一列鍵入一個名稱。 |
小節(jié)目錄
導(dǎo)入或鏈接到其他源中的數(shù)據(jù)
您可能已在另一個程序中收集了數(shù)據(jù)，并且希望在 Access 中使用這些數(shù)據(jù)。您可能會與將數(shù)據(jù)存儲在其他程序中的用戶協(xié)同工作，而且希望在 Access 中使用這些用戶的數(shù)據(jù)?；蛘?，您也可能具有多個不同的數(shù)據(jù)源，因此需要一個將所有數(shù)據(jù)源融合在一起以便進(jìn)行更深入的分析的“平臺”。
Access 使您能夠很輕松地導(dǎo)入或鏈接到其他程序中的數(shù)據(jù)。您可以從 Excel 工作表中、另一個 Access 數(shù)據(jù)庫的表中、SharePoint 列表中或者各種其他源中導(dǎo)入數(shù)據(jù)。根據(jù)數(shù)據(jù)源的不同，導(dǎo)入過程會稍有不同，但下面這些說明可讓您開始執(zhí)行此操作：
| 1. | 在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊要從中導(dǎo)入數(shù)據(jù)的文件類型對應(yīng)的命令。 |
例如，如果您要從 Excel 工作表導(dǎo)入數(shù)據(jù)，則請單擊“Excel”。如果沒有看見正確的程序類型，請單擊“更多”。
注釋 如果在“導(dǎo)入和鏈接”組中找不到正確的格式類型，則可能需要啟動最初創(chuàng)建數(shù)據(jù)時所使用的程序，然后使用該程序以 Access 支持的文件格式（例如，帶分隔符的文本文件 （帶分隔符的文本文件：一種文件，所含數(shù)據(jù)中的各個字段值由字符分隔開，如逗號或制表符。））保存數(shù)據(jù)，然后才能導(dǎo)入或鏈接到此數(shù)據(jù)。
| 2. | 在“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“瀏覽”找到源數(shù)據(jù)文件，或在“文件名”框中鍵入源數(shù)據(jù)文件的完整路徑。 |
| 3. | 在“指定數(shù)據(jù)在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中的存儲方式和存儲位置”下，單擊所需選項(xiàng)。可以使用導(dǎo)入的數(shù)據(jù)創(chuàng)建新表，也可以創(chuàng)建鏈接表以保持與數(shù)據(jù)源的鏈接。 |
根據(jù)您的選擇，系統(tǒng)將打開“鏈接對象”對話框或“導(dǎo)入對象”對話框。
| 5. | 使用相應(yīng)的對話框完成此過程。需要執(zhí)行的確切過程取決于您選擇的導(dǎo)入或鏈接選項(xiàng)。 |
| 6. | 在向?qū)У淖詈笠豁撋?，單?/span>“完成”。 |
如果選擇了導(dǎo)入，Access 將詢問您是否要保存剛才完成的導(dǎo)入操作的詳細(xì)信息。
| ✍ | 如果認(rèn)為您將再次執(zhí)行此相同的導(dǎo)入操作，請單擊“保存導(dǎo)入步驟”，然后輸入詳細(xì)信息。 |
可以很容易重復(fù)執(zhí)行該導(dǎo)入操作，方法是：在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)入”組中單擊“已保存的導(dǎo)入”，單擊導(dǎo)入規(guī)范，然后單擊“運(yùn)行”。
| ✍ | 如果不想保存該操作的詳細(xì)信息，請單擊“關(guān)閉”。 |
Access 會將數(shù)據(jù)導(dǎo)入新表中，然后在導(dǎo)航窗格中的“表”下面顯示該表。
若要了解有關(guān)如何將數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Access 的詳細(xì)信息，請?jiān)L問本文“請參閱”一節(jié)中的鏈接。
小節(jié)目錄
打開現(xiàn)有的 ACCESS 數(shù)據(jù)庫
提示 若要快速打開最近打開過的多個數(shù)據(jù)庫中的一個數(shù)據(jù)庫，請?jiān)?/span>“文件”選項(xiàng)卡上單擊“最近”，然后單擊文件名。
| 1. | 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“打開”。 |
| 2. | 在“打開”對話框中單擊快捷方式，或者在“查找范圍”框中單擊包含所需數(shù)據(jù)庫的驅(qū)動器或文件夾。 |
| 3. | 在文件夾列表中，雙擊文件夾，直到打開包含所需數(shù)據(jù)庫的文件夾。 |
| 4. | 找到數(shù)據(jù)庫時，執(zhí)行下列操作之一： |
| ✍ | 若要在默認(rèn)打開模式下打開數(shù)據(jù)庫，請雙擊它。 |
| ✍ | 若要為了進(jìn)行只讀訪問而打開數(shù)據(jù)庫，以便可以查看數(shù)據(jù)庫但不能編輯數(shù)據(jù)庫，請單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“以只讀方式打開”。 |
| ✍ | 若要為了進(jìn)行獨(dú)占訪問而打開數(shù)據(jù)庫，以便在您打開數(shù)據(jù)庫后任何其他人都不能再打開它，請單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“以獨(dú)占方式打開”。 |
| ✍ | 要以只讀訪問方式打開數(shù)據(jù)庫，請單擊“打開”按鈕旁的箭頭，然后單擊“以獨(dú)占只讀方式打開”。其他用戶仍可以打開該數(shù)據(jù)庫，但是只能進(jìn)行只讀訪問。 |
如果找不到要打開的數(shù)據(jù)庫
| 1. | 在“打開”對話框中單擊“我的電腦”快捷方式，或者在“查找范圍”框中單擊“我的電腦”。 |
| 2. | 在驅(qū)動器列表中，右鍵單擊您認(rèn)為可能包含該數(shù)據(jù)庫的驅(qū)動器，然后單擊“搜索”。 |
| 3. | 輸入搜索條件，然后按 Enter 搜索該數(shù)據(jù)庫。 |
| 4. | 如果找到該數(shù)據(jù)庫，請?jiān)?/span>“搜索結(jié)果”對話框中雙擊它以將其打開。 |
注釋 由于搜索是從“打開”對話框開始的，因此必須在該對話框中單擊“取消”，才能打開數(shù)據(jù)庫。
注釋 可以直接打開采用外部文件格式（如 dBASE、Paradox、Microsoft Exchange 或 Excel）的數(shù)據(jù)文件。還可以直接打開任何 ODBC 數(shù)據(jù)源 （ODBC 數(shù)據(jù)源：位于支持開放式數(shù)據(jù)庫連接性 (ODBC) 協(xié)議的程序或數(shù)據(jù)庫中，需要進(jìn)行訪問的數(shù)據(jù)和信息。），如 Microsoft SQL Server 或 Microsoft FoxPro。Access 將在數(shù)據(jù)文件所在的文件夾中自動創(chuàng)建新的 Access 數(shù)據(jù)庫，并且添加指向外部數(shù)據(jù)庫中每個表的鏈接。
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從電子表格或其他程序?qū)霐?shù)據(jù)
如果您熟悉其他數(shù)據(jù)庫或電子表格程序，那么您可能了解這些應(yīng)用程序的工作原理以及數(shù)據(jù)庫的用途等基礎(chǔ)知識。Access 與眾多其他數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的不同之處在于：它允許您創(chuàng)建關(guān)系數(shù)據(jù)庫 （關(guān)系數(shù)據(jù)庫：一種在表中存儲信息的數(shù)據(jù)庫。使用兩個表中的匹配值將一個表中的數(shù)據(jù)與另一個表中的數(shù)據(jù)相關(guān)。在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，通常只存儲特定類型的數(shù)據(jù)。）；Access 與大多數(shù)電子表格程序的不同之處在于：它提供了用于開發(fā)復(fù)雜查詢、窗體和報(bào)表的工具。Access 還為與其他數(shù)據(jù)庫程序（如 SQL Server）一起工作提供了很多選項(xiàng)。
本節(jié)內(nèi)容
將 EXCEL 工作表導(dǎo)入 ACCESS
使用來自其他程序的數(shù)據(jù)
將 EXCEL 工作表導(dǎo)入 ACCESS
很多人都是先使用 Excel 構(gòu)建報(bào)表，然后才開始使用 Access。Excel 是開始構(gòu)建列表的好地方，但隨著列表的增長，它會變得更難以組織和保持更新。將列表移入 Access 通常會成為之后的邏輯步驟。
數(shù)據(jù)庫表在結(jié)構(gòu)上與工作表相似，其相似之處在于，數(shù)據(jù)存儲在行和列中。因此，通常很容易將工作表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫表。將數(shù)據(jù)存儲在工作表中和存儲在數(shù)據(jù)庫中的主要區(qū)別是數(shù)據(jù)的組織方式。直接將整個工作表作為新表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫不會解決與組織和更新數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的問題，尤其是在工作表包含冗余數(shù)據(jù)的情況下。若要解決這些問題，必須將電子表格數(shù)據(jù)拆分到單獨(dú)的表中，并且每個表都包含相關(guān)的數(shù)據(jù)。有關(guān)如何在表中組織數(shù)據(jù)的詳細(xì)信息，請參閱數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)基礎(chǔ)一文。
Access 特有的表分析器向?qū)Э梢詭椭瓿纱诉^程。將數(shù)據(jù)導(dǎo)入表中之后，向?qū)椭鷮⒈聿鸱殖扇舾蓚€單獨(dú)的表，其中每個表都包含不會在任何其他表中重復(fù)的數(shù)據(jù)。該向?qū)н€會在這些表之間創(chuàng)建必要的關(guān)系。有關(guān)關(guān)系的詳細(xì)信息，請參閱本文數(shù)據(jù)庫中的關(guān)系一節(jié)。
將 EXCEL 工作表導(dǎo)入為新數(shù)據(jù)庫中的表
| 1. | 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“新建”，然后單擊“空白數(shù)據(jù)庫”。 |
| 2. | 在“文件名”框中鍵入新數(shù)據(jù)庫的名稱，然后單擊“創(chuàng)建”。 |
此時將打開該新數(shù)據(jù)庫，并且 Access 將新建一個空表，即 Table1。
如果系統(tǒng)詢問是否要保存對 Table1 的設(shè)計(jì)所做的更改，請單擊“否”。
| 4. | 在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊“Excel”。  |
| 5. | 在“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“瀏覽”。 |
| 8. | 在“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，確保選中“將源數(shù)據(jù)導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的新表中”選項(xiàng)。 |
“導(dǎo)入電子表格向?qū)А睂?，并詢問您一些有關(guān)數(shù)據(jù)的問題。
| 10. | 按照說明，單擊“下一步”或“上一步”在頁面中導(dǎo)航。在向?qū)У淖詈笠豁撋?，單?/span>“完成”。 |
注釋 Access 將詢問您是否要保存剛才完成的導(dǎo)入操作的詳細(xì)信息。如果認(rèn)為您將再次執(zhí)行此相同的導(dǎo)入操作，請單擊“是”，然后輸入詳細(xì)信息。然后，通過在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)入”組中單擊“已保存的導(dǎo)入”，可以很容易重復(fù)執(zhí)行該導(dǎo)入操作。如果不想保存該操作的詳細(xì)信息，請單擊“關(guān)閉”。
Access 會將數(shù)據(jù)導(dǎo)入新表中，然后將它顯示在導(dǎo)航窗格中“所有表”的下面。
使用表分析器向?qū)斫M織數(shù)據(jù)
在將數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Access 表之后，可以使用表分析器向?qū)Э焖贅?biāo)識出冗余數(shù)據(jù)。然后，該向?qū)⑻峁┮环N簡單的方式來將這些數(shù)據(jù)組織到單獨(dú)的表中，以便以最有效的方式存儲它。Access 會保留原始表作為備份，然后創(chuàng)建新表，您可以用這些新表作為數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的基礎(chǔ)。
| 1. | 打開包含要分析的表的 Access 數(shù)據(jù)庫。 |
| 2. | 在“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡上的“分析”組中，單擊“分析表”。 |
“表分析器向?qū)А睂印?/span>
該向?qū)У那皟身摪粋€簡短教程，并提供了可以單擊以查看示例的按鈕。如果沒有看到引導(dǎo)頁，但看到了標(biāo)記為“顯示引導(dǎo)頁”的復(fù)選框，請選中該復(fù)選框，然后單擊“上一步”兩次，即可看到該簡介。如果閱讀該簡介之后不想再次看到引導(dǎo)頁，可以清除“顯示引導(dǎo)頁”復(fù)選框。
| 3. | 在“請確定哪張表中含有在許多記錄中有重復(fù)值的字段?”頁上，選擇要分析的表，然單擊“下一步”。 |
| 4. | 可以讓向?qū)Q定哪些字段進(jìn)入哪些表，也可以您自己做決定。如果遵循向?qū)У慕ㄗh，仍然可以在向?qū)У南乱豁搶Ρ聿季诌M(jìn)行更改。 |
注釋 如果讓向?qū)Q定將哪些字段放在哪些表中，那么它的選擇可能并不總是適合您的數(shù)據(jù)，尤其是如果沒有很多要處理的數(shù)據(jù)時，所以，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查向?qū)У慕Y(jié)果。另一方面，向?qū)Э赡芴峁┝吮饶胂蟮姆桨父行У慕M織建議，因此，最好是至少嘗試一次向?qū)У臎Q定。如果不喜歡該建議，仍然可以手動重新排列字段，并且始終可以單擊“上一步”，然后由您自己排列所有字段。
| 5. | 單擊“下一步”。在此頁上，可以指定哪些表包含哪些字段。如果選擇讓向?qū)ё鰶Q定，您應(yīng)當(dāng)看到通過關(guān)系線連接的多個表。否則，Access 只創(chuàng)建一個包含所有字段的表。在任何一種情況下，都可以在該頁上進(jìn)行更改。 |
| ✍ | 可以將字段從表拖到頁的空白區(qū)域，以創(chuàng)建包含這些字段的新表。Access 會提示您輸入表名稱。 |
| ✍ | 如果您認(rèn)為將字段存儲在另一個表中更為有效，則可以將字段從當(dāng)前表拖到該表中。 |
| ✍ | 大多數(shù)表都有一個“ID”或“生成的唯一 ID”字段。若要了解有關(guān) ID 字段的詳細(xì)信息，請單擊向?qū)в疑辖堑?/span>“提示”。 |
| ✍ | 若要重命名表，請雙擊它的標(biāo)題欄，鍵入新名稱，然后單擊“確定”。 |
| 7. | 如果向?qū)Оl(fā)現(xiàn)記錄中有非常相似的值，它會將這些值作為可能的排版錯誤標(biāo)識出來，并顯示一個屏幕供您確認(rèn)對它們的操作。滾動該列表以找到在“更正”列中有值的任何項(xiàng)，然后，單擊下拉列表中的合適項(xiàng)。選擇“（保留原樣）”將禁止向?qū)υ撝颠M(jìn)行任何更改。完成后，請單擊“下一步”。 |
| 8. | 向?qū)г儐柲欠褚獎?chuàng)建與原始表類似的查詢。如果已經(jīng)基于原始表生成了窗體和報(bào)表，則創(chuàng)建這樣的查詢是個好想法。如果選擇“是，創(chuàng)建查詢”，則向?qū)⑼ㄟ^在表名稱后面追加“_OLD”來重命名原始表，然后使用原始表的名稱來命名新查詢?；谠摫淼拇绑w和報(bào)表現(xiàn)在將使用該查詢作為它們的數(shù)據(jù)，并且繼續(xù)像以前那樣工作。 |
向?qū)⒏鶕?jù)指定的設(shè)置創(chuàng)建新表，然后打開它們。在您檢查完結(jié)果后關(guān)閉它們。
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使用來自其他程序的數(shù)據(jù)
Access 2010 提供了一些使用存儲在其他程序中的數(shù)據(jù)的功能。
| ✍ | 創(chuàng)建與另一種文件格式的數(shù)據(jù)鏈接的新 Access 數(shù)據(jù)庫 可以使用 Access 打開采用另一種文件格式（例如，文本、dBASE 或電子表格）的文件。Access 將自動創(chuàng)建 Access 數(shù)據(jù)庫，并自動鏈接文件。 |
| 2. | 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“打開”。 |
| 3. | 在“打開”對話框中，在列表中單擊要打開的文件的類型。如果不確定文件類型，請單擊“所有文件(*.*)”。 |
| 4. | 如果需要，請通過瀏覽找到包含要打開的文件的文件夾。找到文件后，雙擊將其打開。 |
| 5. | 按照向?qū)е械恼f明操作。在向?qū)У淖詈笠豁撋?，單?/span>“完成”。 |
| ✍ | 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入或鏈接到現(xiàn)有 Access 數(shù)據(jù)庫 可以將數(shù)據(jù)從其他源和程序中導(dǎo)入 Access 表，以便將數(shù)據(jù)包含在 Access 文件中；也可以從 Access 鏈接到數(shù)據(jù)，以便讓數(shù)據(jù)保留在原始文件中（在 Access 文件外部）。 |
導(dǎo)入或鏈接到數(shù)據(jù)
| 1. | 在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊用于存儲數(shù)據(jù)的格式。 |
可以導(dǎo)入或鏈接到來自以下源的數(shù)據(jù)：
| ✍ | Excel 可以導(dǎo)入 Excel 工作簿的工作表或指定區(qū)域中的數(shù)據(jù)。必須單獨(dú)導(dǎo)入或鏈接各工作表或指定區(qū)域。 |
| ✍ | Access 它對將流程與數(shù)據(jù)分離（即創(chuàng)建拆分的數(shù)據(jù)庫）非常方便。也就是說，您可以使用一個數(shù)據(jù)庫容納所有窗體、報(bào)表和宏，并將數(shù)據(jù)保存在另一數(shù)據(jù)庫中。然后，您可以在不中斷任何人員工作的情況下進(jìn)行改進(jìn)。您也可以將多個不同 Access 數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)組合為一個數(shù)據(jù)庫，從而便于匯總多個部門或業(yè)務(wù)合作伙伴之間的數(shù)據(jù)。 |
| ✍ | ODBC 數(shù)據(jù)庫 許多程序都支持此格式，其中包括許多數(shù)據(jù)庫服務(wù)器產(chǎn)品。這有助于您創(chuàng)建“平臺”數(shù)據(jù)庫，您可以在其中組合來自不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。 |
| ✍ | 文本文件 您可以連接到一個簡單的文本文件，甚至還可以使用 Access 來更改該文件的內(nèi)容。這有助于大量程序都可以方便地使用 Access 數(shù)據(jù)。 |
| ✍ | XML 文件 此格式還提供了與諸多其他程序的兼容性，其中包括某些 Web 服務(wù)器。 |
| ✍ | SharePoint 列表 這使得可通過 Web 瀏覽器來使用您的數(shù)據(jù)，這是使用 SharePoint 列表的標(biāo)準(zhǔn)方法。 |
| ✍ | 數(shù)據(jù)服務(wù) 您可以連接到企業(yè)內(nèi)的 Web 數(shù)據(jù)服務(wù)。 |
| ✍ | Outlook 文件夾 您可以連接到 Outlook 文件夾，以便更輕松地將聯(lián)系人信息和其余數(shù)據(jù)整合在一起。 |
| ✍ | dBase 文件 dBase 是受 Access 支持的最受歡迎的備用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。 |
將出現(xiàn)“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框。
Access 會將數(shù)據(jù)導(dǎo)入或鏈接到數(shù)據(jù)庫。對于大多數(shù)格式，必須指定數(shù)據(jù)的位置，然后選擇在數(shù)據(jù)庫中存儲數(shù)據(jù)的方式。
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在若干 Access 版本中使用早期版本的數(shù)據(jù)庫
如果 Access 數(shù)據(jù)庫或 Access 項(xiàng)目是在 Access 2000 或更高版本中創(chuàng)建的，則可以在創(chuàng)建該數(shù)據(jù)庫或項(xiàng)目時所用的 Access 版本或任何更高版本中使用該數(shù)據(jù)庫或項(xiàng)目（即使文件已啟用安全機(jī)制）。例如，可以在 Access 2000、Access 2002、Access 2003、Access 2007 和 Access 2010 中使用 Access 2000 文件。
有時候您可能需要將數(shù)據(jù)保留在早期版本的 Access 中，但有些使用較新版本的 Access 的用戶想要鏈接到該數(shù)據(jù)，但仍想利用較新版本的一些功能。解決方法是在較新版本中創(chuàng)建新的“前端”數(shù)據(jù)庫（包括窗體、報(bào)表、查詢、宏，但不包括表），并將其鏈接到早期版本文件中的表。使用以下任一過程（具體使用哪一個取決于您的數(shù)據(jù)庫是包含在一個文件中，還是已拆分為前端/后端應(yīng)用程序 （前端/后端應(yīng)用程序：包含一個“后端”數(shù)據(jù)庫文件和幾份“前端”數(shù)據(jù)庫文件副本的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。后端數(shù)據(jù)庫文件包含表，而前端數(shù)據(jù)庫文件包含鏈接到后端表的所有其他數(shù)據(jù)庫對象。））。
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在若干 ACCESS 版本中使用 ACCESS 數(shù)據(jù)庫文件
在若干 ACCESS 版本中使用前端/后端應(yīng)用程序
在若干 ACCESS 版本中使用 ACCESS 數(shù)據(jù)庫文件
如果您早期版本的 Access 數(shù)據(jù)庫的所有表、窗體和其他對象都包含在一個文件中，并且您希望在若干 Access 版本中使用該數(shù)據(jù)庫，則您可以在較新的版本中創(chuàng)建一個新的前端數(shù)據(jù)庫，然后將其鏈接到原始文件。使用 Access 早期版本的用戶仍可以使用原始數(shù)據(jù)庫。使用較新版本的用戶可以使用新的前端數(shù)據(jù)庫鏈接到同一數(shù)據(jù)。如果需要使用多個 Access 版本，則可以創(chuàng)建多個版本的前端數(shù)據(jù)庫。
第 1 步：復(fù)制現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫，并將其保存為新格式
使用以下步驟將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為三種最新格式中的任何一種：Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。此命令會保留原始數(shù)據(jù)庫的原始格式，并以您指定的格式創(chuàng)建副本。
| 1. | 關(guān)閉 Access 文件。如果文件是位于服務(wù)器上或共享文件夾中的多用戶 Access 數(shù)據(jù)庫，請確保沒有其他用戶打開它。 |
| 3. | 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“打開”。 |
| 4. | 瀏覽到要轉(zhuǎn)換的文件所在的位置，然后雙擊它以將其打開。 |
注釋 如果顯示“數(shù)據(jù)庫增強(qiáng)功能”對話框，詢問是否需要增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫，請單擊“否”。
| 5. | 如果啟動數(shù)據(jù)庫時某個窗體打開，請關(guān)閉該窗體。 |
| 6. | 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“數(shù)據(jù)庫另存為”。 |
| 7. | 在“另存為”對話框中鍵入新數(shù)據(jù)庫的名稱。 |
注釋 除非要將新數(shù)據(jù)庫保存到另一個位置，否則它的名稱必須不同于原始數(shù)據(jù)庫的名稱。無論是哪種情況，最好使用不同的名稱，以便可以輕松地區(qū)分前端數(shù)據(jù)庫和后端數(shù)據(jù)庫。但是，如果要轉(zhuǎn)換為 Access 2007 格式，文件擴(kuò)展名將從 .mdb 更改為 .accdb，因此可以使用相同的文件名。
第 2 步：拆分復(fù)制數(shù)據(jù)庫，并使用原始文件作為后端數(shù)據(jù)庫
使用下面的過程拆分轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)庫：
| ✍ | 在“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡上的“移動數(shù)據(jù)”組中，單擊“Access 數(shù)據(jù)庫”。  |
| ✍ | 在“拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫”對話框中，單擊“拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫”。 |
注釋 您可以根據(jù)需要進(jìn)行備份，但是，您也可以使用原始數(shù)據(jù)庫重新創(chuàng)建副本。
| ✍ | 鍵入后端數(shù)據(jù)庫的名稱，然后單擊“拆分”。 |
第 3 步：將新的前端數(shù)據(jù)庫連接到原始數(shù)據(jù)庫
| 1. | 刪除數(shù)據(jù)庫拆分器工具所創(chuàng)建的后端數(shù)據(jù)庫，一定要小心不要刪除原始數(shù)據(jù)庫。 |
| 2. | 將新的前端數(shù)據(jù)庫鏈接到原始數(shù)據(jù)庫中的表：在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊“鏈接表管理器”。  |
| 3. | 單擊“全選”，然后選中“始終提示新位置”復(fù)選框。 |
| 4. | 單擊“確定”，瀏覽到早期版本的數(shù)據(jù)庫，然后雙擊它。 |
如果一切正常，Access 將顯示一條消息，告訴您所有選定的鏈接表都已成功刷新。
現(xiàn)在，便可以增強(qiáng)新的前端數(shù)據(jù)庫，使其支持安裝有較新版本的 Access 的用戶能夠使用新功能。擁有早期版本的用戶可以繼續(xù)使用早期版本的數(shù)據(jù)庫。
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在若干 ACCESS 版本中使用前端/后端應(yīng)用程序
如果 Access 數(shù)據(jù)庫已經(jīng)是前端/后端應(yīng)用程序 （前端/后端應(yīng)用程序：包含一個“后端”數(shù)據(jù)庫文件和幾份“前端”數(shù)據(jù)庫文件副本的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。后端數(shù)據(jù)庫文件包含表，而前端數(shù)據(jù)庫文件包含鏈接到后端表的所有其他數(shù)據(jù)庫對象。），您可以將前端數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為新的文件格式。不需要對后端數(shù)據(jù)庫進(jìn)行任何更改。
下面的過程說明如何使用“數(shù)據(jù)庫另存為”命令將前端數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為三種最新格式中的一種格式：Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。此命令將保留原始數(shù)據(jù)庫的原始格式，并以您指定的格式創(chuàng)建副本。
| 1. | 關(guān)閉前端數(shù)據(jù)庫。如果文件是位于服務(wù)器上或共享文件夾中的多用戶 Access 數(shù)據(jù)庫，請確保沒有其他人打開它。 |
| 3. | 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“打開”。 |
| 4. | 瀏覽到前端數(shù)據(jù)庫的位置，然后雙擊它將其打開。 |
注釋 如果顯示“數(shù)據(jù)庫增強(qiáng)功能”對話框，詢問是否需要增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫，請單擊“否”。
| 5. | 如果打開數(shù)據(jù)庫時出現(xiàn)某個窗體，請關(guān)閉該窗體。 |
| 6. | 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“數(shù)據(jù)庫另存為”。 |
| 7. | 在“另存為”對話框中鍵入新數(shù)據(jù)庫的名稱。 |
現(xiàn)在，便可以增強(qiáng)新的前端數(shù)據(jù)庫以支持新功能。
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