表簡介
內(nèi)容
表簡介
使用數(shù)據(jù)庫時，將數(shù)據(jù)存儲在表中，表是基于主題的列表，包含以記錄形式排列的數(shù)據(jù)。例如，您可以創(chuàng)建“聯(lián)系人”表來存儲包含姓名、電子郵件地址和電話號碼的列表。
本文概述了 Microsoft Access 2010 中的表并介紹了新增或去除的表功能。本文還說明了如何創(chuàng)建表、如何在表中添加字段、如何設置表的主鍵 （主鍵：具有唯一標識表中每條記錄的值的一個或多個域（列）。主鍵不允許為 NULL，并且必須始終具有唯一索引。主鍵用來將表與其他表中的外鍵相關聯(lián)。）以及如何設置字段和表屬性。
開始設計數(shù)據(jù)庫時應該規(guī)劃其所有表并決定它們?nèi)绾蜗嗷リP聯(lián)。創(chuàng)建表之前，應該仔細考慮要求并確定所需的所有表。有關規(guī)劃和設計數(shù)據(jù)庫的介紹，請參閱文章數(shù)據(jù)庫設計基礎和“請參閱”一節(jié)中的鏈接。
注釋 “設計”視圖對于 Web 表不可用。但是，可以使用現(xiàn)已包含在數(shù)據(jù)表視圖中的設計功能。有關設計 Web 數(shù)據(jù)庫的詳細信息，請參閱文章構建在 WEB 上共享的數(shù)據(jù)庫。
本文內(nèi)容
概述
表是用于存儲有關特定主題（例如員工或產(chǎn)品）的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫對象。表由記錄和字段組成。
每條記錄包含有關表主題的一個實例（例如特定員工）的數(shù)據(jù)。記錄還通常稱作行或?qū)嵗?/span>
每個字段包含有關表主題的一個方面（例如名字或電子郵件地址）的數(shù)據(jù)。字段還通常稱作列或?qū)傩浴?/span>
記錄包含字段值，例如康浦或 someone@example.com。字段值還通常稱作事實。
一條記錄
一個字段
一個字段值
數(shù)據(jù)庫可以包含許多表，每個表用于存儲有關不同主題的信息。每個表可以包含許多不同數(shù)據(jù)類型（例如文本、數(shù)字、日期和超鏈接）的字段。
外部數(shù)據(jù)
可以鏈接到各種外部數(shù)據(jù)源，例如其他數(shù)據(jù)庫、文本文件和 Excel 工作簿。在鏈接到外部數(shù)據(jù)時，Access 可以將鏈接當作表使用。根據(jù)外部數(shù)據(jù)源和您創(chuàng)建鏈接的方式，可以編輯鏈接表中的數(shù)據(jù)，并可以創(chuàng)建涉及鏈接表的關系。但是，無法使用鏈接來更改外部數(shù)據(jù)的設計。
表和字段屬性
表和字段都有屬性，可以通過設置這些屬性來控制其特征或行為。
在設計視圖中打開的表。
表屬性
字段屬性
在 Access 數(shù)據(jù)庫中，表屬性 (Property) 是影響整個表的外觀或行為的表的屬性 (Attribute)。在設計視圖中，在表的屬性表中設置表屬性。例如，您可以設置表的“默認視圖”屬性來指定默認情況下如何顯示表。
字段屬性應用于表中的特定字段，用于定義字段的某一個特征或字段行為的某個方面?？梢栽?/span>數(shù)據(jù)表視圖 （數(shù)據(jù)表視圖：以行列格式顯示來自表、窗體、查詢、視圖或存儲過程中的數(shù)據(jù)的視圖。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以編輯字段、添加和刪除數(shù)據(jù)，以及搜索數(shù)據(jù)。）中設置一些字段屬性。還可以在設計視圖中使用“字段屬性”窗格來設置任意字段屬性。
數(shù)據(jù)類型
每個字段都有數(shù)據(jù)類型。字段的數(shù)據(jù)類型指示字段存儲的數(shù)據(jù)種類，例如大量文本或附加的文件。
數(shù)據(jù)類型是一種字段屬性，但它不同于其他字段屬性，如下所示：
| ✍ | 在表設計網(wǎng)格中而非在“字段屬性”窗格中設置字段的數(shù)據(jù)類型。 |
| ✍ | 字段的數(shù)據(jù)類型決定字段具有哪些其他屬性。 |
| ✍ | 創(chuàng)建字段時必須設置字段的數(shù)據(jù)類型。 |
注釋 在 Access 中，可以通過在數(shù)據(jù)表視圖中的新列中輸入數(shù)據(jù)來創(chuàng)建新字段。通過在數(shù)據(jù)表視圖中輸入數(shù)據(jù)來創(chuàng)建字段時，Access 會自動根據(jù)輸入的值為字段分配數(shù)據(jù)類型。如果輸入沒有暗示任何其他數(shù)據(jù)類型，則 Access 會將數(shù)據(jù)類型設置為“文本”。如果需要，可以使用屬于新的 Microsoft Office Fluent 用戶界面的一部分的功能區(qū)來更改數(shù)據(jù)類型。
下表顯示了自動數(shù)據(jù)類型檢測功能如何在數(shù)據(jù)表視圖中工作。
如果輸入： |
Office Access 2007 創(chuàng)建一個字段，其數(shù)據(jù)類型為： |
John |
文本 |
http://www.contoso.com 您可以使用任何有效的 Internet 協(xié)議前綴。例如，http://、https:// 和 mailto: 都是有效的前綴。 |
超鏈接 |
1 |
數(shù)字，長整型 |
50,000 |
數(shù)字，長整型 |
50,000.99 |
數(shù)字，雙精度型 |
50000.389 |
數(shù)字，雙精度型 |
12/67 可識別的日期和時間格式為用戶區(qū)域設置的日期和時間格式。 |
日期/時間 |
2006 年 12 月 31 日 |
日期/時間 |
10:50:23 |
日期/時間 |
10:50 am |
日期/時間 |
17:50 |
日期/時間 |
￥12.50 可識別的貨幣符號為用戶區(qū)域設置的貨幣符號。 |
貨幣 |
21.75 |
數(shù)字，雙精度型 |
123.00% |
數(shù)字，雙精度型 |
3.46E+03 |
數(shù)字，雙精度型 |
表關系
雖然各個表存儲有關不同主題的數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)庫中的表通常存儲有關相互關聯(lián)的主題的數(shù)據(jù)。例如，數(shù)據(jù)庫可能包含：
| ✍ | 客戶表，列出公司的客戶及其地址。 |
| ✍ | 產(chǎn)品表，列出所售產(chǎn)品，包括每個產(chǎn)品的價格和圖片。 |
| ✍ | 訂單表，跟蹤客戶訂單。 |
因為您在不同的表中存儲有關不同主題的數(shù)據(jù)，所以需要采用某種方法來將數(shù)據(jù)關聯(lián)在一起，以便可以輕松地組合這些不同表中的相關數(shù)據(jù)。要將不同表中存儲的數(shù)據(jù)連接起來，可以創(chuàng)建關系。關系是兩個表之間的邏輯連接，用于指定表共有的字段。
鍵
屬于表關系的一部分的字段稱為鍵。鍵通常包含一個字段，但也可能包含多個字段。有兩種類型的鍵：
| ✍ | 主鍵 表只能有一個主鍵。主鍵包含唯一標識表中存儲的每條記錄的一個或多個字段。通常，有一個唯一的標識號（例如 ID 號、序列號或代碼）來充當主鍵。例如，您可能有一個“客戶”表，其中每個客戶都有一個唯一的客戶 ID 號?！翱蛻?ID”字段是“客戶”表的主鍵。當主鍵包含多個字段時，它通常由預先存在的字段組成，這些字段共同提供唯一值。例如，您可以使用姓氏、名字和出生日期的組合作為有關人員的表的主鍵。 |
| ✍ | 外鍵 表還可以有一個或多個外鍵。外鍵包含的值對應于其他表的主鍵中的值。例如，您可能有一個“訂單”表，其中每個訂單都有一個對應于“客戶”表中的記錄的客戶 ID 號?！翱蛻?ID”字段是“訂單”表的外鍵。 |
鍵字段之間的值的對應關系構成表關系的基礎。使用表關系來組合相關表中的數(shù)據(jù)。例如，假定您有一個“客戶”表和一個“訂單”表。在您的“客戶”表中，每條記錄由主鍵字段 ID 標識。
若要使每個訂單與客戶關聯(lián)，可以向“訂單”表中添加對應于“客戶”表的 ID 字段的外鍵字段，然后在兩個鍵之間創(chuàng)建關系。在向“訂單”表中添加記錄時，對客戶 ID 使用來自“客戶”表的值。每當您希望查看有關訂單客戶的任何信息時，都可以使用關系來識別“客戶”表中的哪些數(shù)據(jù)對應于“訂單”表中的哪些記錄。
“關系”窗口中顯示的表關系。
主鍵，由字段名稱旁邊的鍵圖標標識。
外鍵 - 注意沒有鍵圖標。
使用關系的好處
按相關表分隔數(shù)據(jù)具有以下好處：
| ✍ | 一致性 因為每項數(shù)據(jù)只在一個表中記錄一次，所以可減少出現(xiàn)模棱兩可或不一致情況的可能性。例如，您在有關客戶的表中只存儲一次客戶的名字，而非在包含訂單數(shù)據(jù)的表中重復（且可能不一致地）存儲它。 |
| ✍ | 提高效率 只在一個位置記錄數(shù)據(jù)意味著使用的磁盤空間減少。另外，與較大的表相比，較小的表往往更快地提供數(shù)據(jù)。最后，如果不對單獨的主題使用單獨的表，則會向表中引入空值（不存在數(shù)據(jù)）和冗余，這兩者都會浪費空間和影響性能。 |
| ✍ | 易于理解 如果按表正確分隔主題，則數(shù)據(jù)庫的設計更易于理解。 |
提示 規(guī)劃表時請注意關系。如果包含對應的主鍵的表已存在，則可以使用查閱向?qū)韯?chuàng)建外鍵字段。查閱向?qū)в糜趧?chuàng)建關系。
表規(guī)范
在 Access 2010 中，表具有以下實際限制：
屬性 |
Maximum |
表名的字符個數(shù) |
64 |
字段名的字符個數(shù) |
64 |
表中字段的個數(shù) |
255 |
打開表的個數(shù) |
2048；此限制包括 Access 從內(nèi)部打開的表 |
表的大小 |
2 GB 減去系統(tǒng)對象需要的空間 |
文本字段的字符個數(shù) |
255 |
備注字段的字符個數(shù) |
通過用戶界面輸入數(shù)據(jù)為 65,535； 以編程方式輸入數(shù)據(jù)時為 2 GB 的字符存儲 |
OLE 對象字段的大小 |
1 GB |
表中的索引個數(shù) |
32 |
索引中的字段個數(shù) |
10 |
有效性消息的字符個數(shù) |
255 |
有效性規(guī)則的字符個數(shù) |
2,048 |
表或字段說明的字符個數(shù) |
255 |
當字段的 UnicodeCompression 屬性設置為“是”時記錄中的字符個數(shù)（除“備注”和“OLE 對象”字段外） |
4,000 |
字段屬性設置的字符個數(shù) |
255 |
新增功能
與 ACCESS 2007 的區(qū)別
在 Access 2010 中創(chuàng)建表的過程與在 Access 2007 中創(chuàng)建表的過程非常類似。不過，Access 2010 中有一些與表相關的新功能：
| ✍ | 數(shù)據(jù)宏 現(xiàn)在可以將宏附加到表中的事件，這使您能夠在修改、插入或刪除記錄時執(zhí)行操作。這些宏可用于驗證數(shù)據(jù)或執(zhí)行計算等等。 |
| ✍ | 計算數(shù)據(jù)類型 利用此新數(shù)據(jù)類型，可以創(chuàng)建基于同一表中其他字段的計算的字段。例如，您可以創(chuàng)建包含“數(shù)量”字段和“單價”字段之積的“行合計”字段。然后，如果您更新“數(shù)量”或“單價”字段，則“行合計”會自動更新。 |
| ✍ | Web 服務連接 除了鏈接到外部數(shù)據(jù)源（例如 Excel 工作簿和 SharePoint 列表）外，現(xiàn)在還可以連接到提供 Web 服務接口的網(wǎng)站上的數(shù)據(jù)。例如，您可以鏈接到網(wǎng)商的網(wǎng)站上的數(shù)據(jù)，然后創(chuàng)建自己的應用程序來查看產(chǎn)品或發(fā)出訂單。 |
| ✍ | 模型取代了表和字段模板 Access 2007 引入了表模板和字段模板。表模板是可用于創(chuàng)建新表的空表，為與以下內(nèi)置 SharePoint 列表兼容而構建： |
| ✍ | 聯(lián)系人 |
| ✍ | 任務 |
| ✍ | 問題 |
| ✍ | 事件 |
| ✍ | 資產(chǎn) |
在 Access 2010 中，在要向數(shù)據(jù)庫中添加預建的部件時使用模型。模型可以包括表，還可以包括其他種類的數(shù)據(jù)庫對象，例如查詢和表單。
注釋 本主題不介紹模型。有關詳細信息，請參閱“請參閱”一節(jié)。
與 ACCESS 2003 的區(qū)別
| ✍ | 模型取代了表向?qū)?/span> 在 Access 2007 以前的版本中，使用表向?qū)ㄟ^回答幾個問題來快速創(chuàng)建表。在 Access 2007 中，表和字段模板取代了表向?qū)?。?Access 2010 中，模型取代了表和字段模板。 |
注釋 本主題不介紹模型。有關詳細信息，請參閱“請參閱”一節(jié)。
| ✍ | 數(shù)據(jù)表創(chuàng)建 現(xiàn)在可以使用數(shù)據(jù)表視圖來創(chuàng)建和修改表和字段。 |
創(chuàng)建新表
如果有不屬于任何現(xiàn)有表的新數(shù)據(jù)源，可以創(chuàng)建新表。
可以通過創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫、通過向現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中插入表或者通過導入或鏈接到其他數(shù)據(jù)源（例如 Microsoft Office Excel 工作簿、Microsoft Office Word 文檔、文本文件、Web 服務或其他數(shù)據(jù)庫）中的表來創(chuàng)建表。創(chuàng)建新的空數(shù)據(jù)庫時，會自動插入一個新的空表。然后可以在該表中輸入數(shù)據(jù)來開始定義字段。
您要做什么？
在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建新表
使用 SHAREPOINT 網(wǎng)站來創(chuàng)建表
在新數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建新表
| 1. | 單擊“Office 按鈕”  ，然后單擊“新建”。 |
| 2. | 在“文件名”框中，為新數(shù)據(jù)庫鍵入文件名。 |
| 3. | 若要通過瀏覽找到其他位置來保存數(shù)據(jù)庫，請單擊文件夾圖標。 |
| 4. | 單擊“創(chuàng)建”。 |
新數(shù)據(jù)庫將打開，并且將創(chuàng)建名為 Table1 的新表并將在數(shù)據(jù)表視圖中打開該新表。
在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建新表
| 1. | 單擊“Office 按鈕”。這將顯示 Outspace。 |
| 2. | 指向“打開”，然后執(zhí)行下列操作之一： |
| ✍ | 如果所需數(shù)據(jù)庫列在“最近的數(shù)據(jù)庫”下，請在該列表中單擊該數(shù)據(jù)庫。 |
- 或 -
| ✍ | 如果數(shù)據(jù)庫沒有列在“最近的數(shù)據(jù)庫”下，請在“打開文檔”下單擊所需選項。 |
| 3. | 在“打開”對話框中，選擇要打開的數(shù)據(jù)庫，然后單擊“打開”。 |
| 4. | 在“創(chuàng)建”選項卡上的“表”組中，單擊“表”。 |
將在數(shù)據(jù)庫中插入一個新表，并且將在數(shù)據(jù)表視圖中打開該表。
通過導入或鏈接來創(chuàng)建表
可以通過導入或鏈接到其他位置存儲的數(shù)據(jù)來創(chuàng)建表?？梢詫牖蜴溄拥?Excel 工作表、Windows SharePoint Services 列表、XML 文件、其他 Access 數(shù)據(jù)庫、Microsoft Office Outlook 文件夾等中的數(shù)據(jù)。
導入數(shù)據(jù)時，將在當前數(shù)據(jù)庫的新表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)的副本。以后對源數(shù)據(jù)進行的更改不會影響導入的數(shù)據(jù)，并且對導入的數(shù)據(jù)進行的更改也不會影響源數(shù)據(jù)。連接到數(shù)據(jù)源并導入其數(shù)據(jù)后，可以使用導入的數(shù)據(jù)，而無需連接到源?？梢愿膶氲谋淼脑O計。
鏈接到數(shù)據(jù)時，將在當前數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個鏈接表，表示指向其他位置所存儲的現(xiàn)有信息的活動鏈接。更改鏈接表中的數(shù)據(jù)時，也會更改源中的這些數(shù)據(jù)。每當源中的數(shù)據(jù)更改時，該更改也會顯示在鏈接表中。每當您使用鏈接表時，都必須能夠連接到數(shù)據(jù)源。不能更改鏈接表的設計。
注釋 不能使用鏈接表來編輯 Excel 工作表中的數(shù)據(jù)。解決方法是將源數(shù)據(jù)導入到 Access 數(shù)據(jù)庫中，然后從 Excel 鏈接到該數(shù)據(jù)庫。有關從 Excel 鏈接到 Access 的詳細信息，請搜索 Excel 幫助，或參閱“請參閱”一節(jié)中的鏈接。
通過導入或鏈接至外部數(shù)據(jù)來創(chuàng)建新表
| 1. | 在“外部數(shù)據(jù)”選項卡上的“導入”組中，單擊某個可用的數(shù)據(jù)源。 |
| 2. | 按照每個步驟中出現(xiàn)的對話框中的說明操作。 |
Access 將創(chuàng)建新表并在“導航”窗格中顯示該表。
提示 此外，也可以使用“創(chuàng)建”選項卡上的命令來導入或鏈接至 SharePoint 列表。
使用 SHAREPOINT 網(wǎng)站來創(chuàng)建表
可以在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建從 SharePoint 列表導入的或鏈接到 SharePoint 列表的表。還可以使用預定義模板創(chuàng)建新的 SharePoint 列表。Access 2010 中的預定義模板包括“聯(lián)系人”、“任務”、“問題”和“事件”。
| 1. | 在“創(chuàng)建”選項卡上的“表”組中，單擊“SharePoint 列表”。 |
| 2. | 執(zhí)行下列操作之一： |
| 1. | 單擊“聯(lián)系人”、“任務”、“問題”或“事件”。 |
| 2. | 在“創(chuàng)建新列表”對話框中，鍵入要在其中創(chuàng)建列表的 SharePoint 網(wǎng)站的 URL。 |
| 3. | 分別在“指定新列表的名稱”和“說明”框中輸入新列表的名稱和說明。 |
| 4. | 若要打開創(chuàng)建后的鏈接表，請選中“完成后打開列表”復選框（默認選中）。 |
| 1. | 單擊“自定義”。 |
| 2. | 在“創(chuàng)建新列表”對話框中，鍵入要在其中創(chuàng)建列表的 SharePoint 網(wǎng)站的 URL。 |
| 3. | 分別在“指定新列表的名稱”和“說明”框中輸入新列表的名稱和說明。 |
| 4. | 若要打開創(chuàng)建后的鏈接表，請選中“完成后打開列表”復選框（默認選中）。 |
| 1. | 單擊“現(xiàn)有 SharePoint 列表”。 |
| 2. | 在“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，鍵入包含要導入的數(shù)據(jù)的 SharePoint 網(wǎng)站的 URL。 |
| 3. | 單擊“將源數(shù)據(jù)導入當前數(shù)據(jù)庫的新表中”，然后單擊“下一步”。 |
| 4. | 選中要導入的每個 SharePoint 列表旁邊的復選框。 |
| 1. | 單擊“現(xiàn)有 SharePoint 列表”。 |
| 2. | 在“獲取外部數(shù)據(jù) - SharePoint 網(wǎng)站”對話框中，鍵入包含要鏈接到的列表的 SharePoint 網(wǎng)站的 URL。 |
| 3. | 單擊“通過創(chuàng)建鏈接表來鏈接到數(shù)據(jù)源”，然后單擊“下一步”。 |
| 4. | 選中要鏈接到的每個 SharePoint 列表旁邊的復選框。 |
使用 WEB 服務來創(chuàng)建表
可以在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建連接到提供 Web 服務接口的網(wǎng)站上的數(shù)據(jù)的表。
注釋 Web 服務表是只讀的。
| 1. | 在“外部數(shù)據(jù)”選項卡上的“導入”組中，單擊“Web 服務”。 |
| 2. | 如果要使用的連接已安裝，請?zhí)讲襟E 5。否則，請繼續(xù)下一步。 |
| 3. | 單擊“安裝新連接”。 |
| 4. | 選擇要使用的連接文件，然后單擊“確定”。 |
| 5. | 在“創(chuàng)建與 Web 服務數(shù)據(jù)的鏈接”對話框中，展開要使用的連接。 |
| 6. | 選擇要鏈接到的表。 |
Access 將在該對話框的右側(cè)顯示字段。
| 7. | 也可以在“指定鏈接名稱”框中為鏈接表鍵入名稱。Access 將在導航窗格中對鏈接表使用此名稱。 |
| 8. | 單擊“確定”。 |
Access 將創(chuàng)建鏈接表。
設置表的主鍵
應該為表指定主鍵以獲得以下好處：
| ✍ | Access 會自動為主鍵創(chuàng)建索引，這有助于改進數(shù)據(jù)庫性能。 |
| ✍ | Access 會確保每條記錄的主鍵字段中有值。 |
| ✍ | Access 會確保鍵字段中的每個值都是唯一的。唯一值至關重要，因為不這樣便無法可靠地將特定記錄與其他記錄相區(qū)分。 |
在數(shù)據(jù)表視圖中創(chuàng)建新表時，Access 會自動為您創(chuàng)建一個主鍵，并為它指定字段名 ID 和“自動編號”數(shù)據(jù)類型。
在設計視圖中，可以更改或刪除主鍵，或為尚沒有主鍵的表設置主鍵。
確定使用哪些字段作為主鍵
有時，您可能已有要用作主鍵的數(shù)據(jù)。例如，您可能有員工的現(xiàn)成 ID 號。如果要創(chuàng)建表來跟蹤員工信息，則您可能決定使用現(xiàn)有的員工 ID 作為表的主鍵。也可能員工 ID 僅在與部門 ID 結合使用時才是唯一的，從而需要同時使用兩個字段作為主鍵。一個好的候選主鍵具有以下幾個特征：
| ✍ | 每條記錄的該字段或字段組合中有唯一值。 |
| ✍ | 該字段或字段組合從不為空或為 Null，即始終包含值。 |
| ✍ | 值不會更改。 |
如果沒有合適的數(shù)據(jù)可用作主鍵，可以創(chuàng)建新字段來用作主鍵。在創(chuàng)建新字段來用作主鍵時，將字段的數(shù)據(jù)類型設置為“自動編號”來幫助確保它滿足以上列表中的三個特征。
設置或更改主鍵
| 1. | 選擇要設置或更改其主鍵的表。 |
| 2. | 在“開始”選項卡上的“視圖”組中，單擊“視圖”，然后單擊“設計視圖”。 |
| 3. | 在表設計網(wǎng)格中，選擇要用作主鍵的一個或多個字段。 |
若要選擇一個字段，請單擊所需字段的行選擇器 （行選擇器：一個小框或條，單擊它后，會選定表或宏設計視圖中的整行，或者可在對報表設計視圖中的記錄進行篩選和分組時使用。）。
若要選擇多個字段，請按住 Ctrl，然后單擊每個字段的行選擇器。
| 4. | 在“設計”選項卡上的“工具”組中，單擊“主鍵”。 |
鍵指示器顯示在您指定為主鍵的一個或多個字段的左側(cè)。
刪除主鍵
| 1. | 選擇要刪除其主鍵的表。 |
| 2. | 在“開始”選項卡上的“視圖”組中，單擊“視圖”，然后單擊“設計視圖”。 |
| 3. | 單擊當前主鍵的行選擇器 （行選擇器：一個小框或條，單擊它后，會選定表或宏設計視圖中的整行，或者可在對報表設計視圖中的記錄進行篩選和分組時使用。）。如果該主鍵包含多個字段，請按住 Ctrl，然后單擊每個字段的行選擇器。 |
| 4. | 在“設計”選項卡上的“工具”組中，單擊“主鍵”。 |
以前指定為主鍵的一個或多個字段中的鍵指示器被刪除。
注釋 保存沒有設置主鍵的新表時，Access 會提示您創(chuàng)建新字段來作為主鍵。如果您單擊“是”，Access 會創(chuàng)建一個使用“自動編號”數(shù)據(jù)類型的 ID 字段來為每條記錄提供唯一值。如果您的表中已包括一個“自動編號”字段，Access 會將它用作主鍵。如果您單擊“否”，Access 不會添加字段，也不會設置主鍵。
設置表的屬性
可以設置應用于整個表或全部記錄的屬性。
| 1. | 選擇要設置其屬性的表。 |
| 2. | 在“開始”選項卡上的“視圖”組中，單擊“視圖”，然后單擊“設計視圖”。 |
| 3. | 在“設計”選項卡上的“顯示/隱藏”組中，單擊“屬性表”。 |
將顯示表屬性表。
| 4. | 在屬性表中，單擊“常規(guī)”選項卡。 |
| 5. | 單擊要設置的屬性左側(cè)的框，然后為該屬性輸入設置。 |
使用此表屬性 |
目的 |
||||
在 SharePoint 網(wǎng)站上顯示視圖 |
指定基于表的視圖是否可以顯示在 SharePoint 網(wǎng)站上。 注釋 此設置的效果取決于“在 SharePoint 網(wǎng)站上顯示所有視圖”數(shù)據(jù)庫屬性的設置。 有關詳細信息，請參閱“請參閱”一節(jié)。 |
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子數(shù)據(jù)表展開 |
在您打開表時展開所有子數(shù)據(jù)表。 |
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子數(shù)據(jù)表高度 |
執(zhí)行下列操作之一：
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方向 |
請根據(jù)語言閱讀方向是從左到右，還是從右到左來設置查看方向。 |
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說明 |
提供表的說明。此說明將顯示在表的工具提示中。 |
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默認視圖 |
將“數(shù)據(jù)表”、“數(shù)據(jù)透視表”或“數(shù)據(jù)透視圖”設置為您打開表時的默認視圖。 |
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有效性規(guī)則 |
輸入在您添加或更改記錄時必須為 true 的表達式。 |
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有效性文本 |
輸入在記錄違反“有效性規(guī)則”屬性中的表達式時顯示的消息。 |
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篩選 |
定義條件以僅在數(shù)據(jù)表視圖中顯示匹配行。 |
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排序依據(jù) |
選擇一個或多個字段，以指定數(shù)據(jù)表視圖中的行的默認排序順序。 |
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子數(shù)據(jù)表名稱 |
指定子數(shù)據(jù)表是否應顯示在數(shù)據(jù)表視圖中，如果顯示，則還要指定哪個表或查詢應提供子數(shù)據(jù)表中行。 |
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鏈接子字段 |
列出用于子數(shù)據(jù)表的表或查詢中與為表指定的“鏈接主字段”屬性匹配的字段。 |
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鏈接主字段 |
列出表中與為表指定的“鏈接子字段”屬性匹配的字段。 |
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加載時的篩選器 |
在數(shù)據(jù)表視圖中打開表時，自動應用“篩選”屬性中的篩選條件（通過設置為“是”）。 |
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加載時的排序方式 |
在數(shù)據(jù)表視圖中打開表時，自動應用“排序依據(jù)”屬性中的排序條件（通過設置為“是”）。 |
提示 若要在屬性框中提供更多空間以輸入或編輯設置，請按 Shift+F2 顯示“縮放”框。如果您要將“有效性規(guī)則”屬性設置為表達式，并希望在生成過程中得到幫助，請單擊 ValidationRule 屬性框旁邊的 
，以顯示“表達式生成器”。
| 1. | 若要保存所做的更改，請按 Ctrl+S。 |
向表添加字段
將要跟蹤的每條數(shù)據(jù)存儲在字段中。例如，在“聯(lián)系人”表中，可以創(chuàng)建“姓氏”、“名字”、“電話號碼”和“地址”字段。在“產(chǎn)品”表中，可以創(chuàng)建“產(chǎn)品名稱”、“產(chǎn)品 ID”和“價格”字段。
在創(chuàng)建字段之前，嘗試將數(shù)據(jù)分隔成最小的有用部分。以后組合數(shù)據(jù)比分隔數(shù)據(jù)容易得多。例如，不要使用“全名”字段，考慮為“姓氏”和“名字”創(chuàng)建單獨的字段。然后，您可以輕松地按“名字”、“姓氏”或這兩者來進行搜索或排序。如果計劃對某個數(shù)據(jù)項進行報告、排序、搜索或計算，請將該項單獨放在字段中。有關設計數(shù)據(jù)庫和創(chuàng)建字段的詳細信息，請參閱“請參閱”一節(jié)中的鏈接。
創(chuàng)建字段后，還可以設置字段屬性來控制其外觀和行為。
您要做什么？
通過輸入數(shù)據(jù)來添加字段
在數(shù)據(jù)表視圖中創(chuàng)建新表或打開現(xiàn)有表時，可以通過在數(shù)據(jù)表的“添加新字段”列中輸入數(shù)據(jù)來向表中添加字段。
在“添加新字段”列中輸入數(shù)據(jù)。
| 1. | 在數(shù)據(jù)表視圖中創(chuàng)建或打開表。 |
注釋 有關創(chuàng)建表的詳細信息，請參閱創(chuàng)建新表一節(jié)。
| 2. | 在“添加新字段”列中，輸入要創(chuàng)建的字段的名稱。 |
使用描述性名稱，以使該字段易于識別。
| 3. | 在新字段中輸入數(shù)據(jù)。 |
創(chuàng)建計算字段
在設計視圖中創(chuàng)建計算字段。
| 1. | 在設計視圖中，打開要在其中創(chuàng)建計算字段的表。 |
| 2. | 在表設計網(wǎng)格的第一個空行中的“字段名稱”下，鍵入計算字段的名稱。 |
| 3. | 在“數(shù)據(jù)類型”下，選擇“計算”。 |
將打開“表達式生成器”。
| 4. | 在表達式生成器中輸入要執(zhí)行的計算。例如，如果您的表具有 Field1 和 Field2，并且您要創(chuàng)建等于 Field1 的值除以 Field2 的值的計算字段 (Field3)，則可以在表達式生成器中輸入 [Field1]/[Field2]。 |
有關表達式的詳細信息，請參閱文章表達式簡介。
| 5. | 輸入完計算后，單擊“確定”。 |
提示 最好切換到數(shù)據(jù)表視圖來驗證計算字段是否按您所需的方式運行。
設置字段屬性
創(chuàng)建字段后，可以設置字段屬性來控制其外觀和行為。
例如，通過設置字段屬性，可以：
| ✍ | 控制字段中的數(shù)據(jù)的外觀 |
| ✍ | 幫助防止在字段中輸入不正確的數(shù)據(jù) |
| ✍ | 為字段指定默認值 |
| ✍ | 幫助加速對字段進行的搜索和排序 |
可以使用數(shù)據(jù)表視圖來設置一些可用的字段屬性。但要訪問和設置字段屬性的完整列表，必須使用設計視圖。
在數(shù)據(jù)表視圖中設置字段屬性
可以使用數(shù)據(jù)表視圖來重命名字段、更改其數(shù)據(jù)類型、更改其“格式”屬性以及更改字段的一些其他屬性。
在數(shù)據(jù)表視圖中打開表
| 1. | 在導航窗格中，右鍵單擊要打開的表。 |
| 2. | 在快捷菜單上，單擊“數(shù)據(jù)表視圖”。 |
重命名字段
在數(shù)據(jù)表視圖中通過輸入數(shù)據(jù)來添加字段時，Access 會自動為字段分配通用名稱。Access 會為第一個新字段分配名稱 Field1，為第二個新字段分配名稱 Field2，依此類推。默認情況下，無論在哪里顯示字段，都將使用字段的名稱作為其標簽，例如數(shù)據(jù)表上的列標題。重命名字段以便它們具有更具描述性的名稱有助于您在查看或編輯記錄時更輕松地使用它們。
| 1. | 右鍵單擊要重命名的字段的標題（例如 Field1）。 |
| 2. | 在快捷菜單上，單擊“重命名列”。 |
| 3. | 在字段標題中輸入新名稱。 |
包括空格在內(nèi)，字段名最多可以包含 64 個字符（字母或數(shù)字）。
更改字段的數(shù)據(jù)類型
在數(shù)據(jù)表視圖中通過輸入數(shù)據(jù)來創(chuàng)建字段時，Access 會檢查該數(shù)據(jù)以為該字段確定適當?shù)臄?shù)據(jù)類型。例如，如果您輸入 1/1/2006，Access 會將該數(shù)據(jù)識別為日期并將字段的數(shù)據(jù)類型設置為“日期/時間”。如果 Access 無法最后確定數(shù)據(jù)類型，則默認情況下會將數(shù)據(jù)類型設置為“文本”。
字段的數(shù)據(jù)類型決定了可以設置哪些其他字段屬性。例如，您只能為具有“超鏈接”數(shù)據(jù)類型或“備注”數(shù)據(jù)類型的字段設置“僅追加”屬性。
有時，您可能希望手動更改字段的數(shù)據(jù)類型。例如，假定您有類似日期的房間號，例如 10/2001。如果在數(shù)據(jù)表視圖中向新字段中輸入 10/2001，則自動數(shù)據(jù)類型檢測功能會為該字段選擇“日期/時間”數(shù)據(jù)類型。因為房間號是標簽，不是日期，所以它們應使用“文本”數(shù)據(jù)類型。使用下面的過程來更改字段的數(shù)據(jù)類型。
| 1. | 單擊“數(shù)據(jù)表”選項卡。 |
| 2. | 在“數(shù)據(jù)類型”列表中的“數(shù)據(jù)類型和格式”組中，選擇所需的數(shù)據(jù)類型。 |
數(shù)據(jù)類型 |
用于存儲 |
大小 |
文本 |
字母數(shù)字字符 用于文本或不用于計算的數(shù)字（如產(chǎn)品 ID）。以文本形式存儲的數(shù)字值可以更加符合邏輯地進行排序和篩選，但很難用于計算中。 |
最多 255 個字符。 |
備注 |
字母數(shù)字字符（長度超過 255 個字符）或使用格式文本格式的文本。 用于長度超過 255 個字符或使用格式文本格式的文本。備注、冗長的說明和使用文本格式（如加粗或傾斜）的段落就比較適合使用“備注”字段。 |
最多 1 GB 字符或 2 GB 存儲空間（每個字符 2 個字節(jié)），可在一個控件中顯示 65,535 個字符。 |
數(shù)字 |
數(shù)值（整數(shù)值或分數(shù)值）。 用于存儲除貨幣值（貨幣值應使用貨幣數(shù)據(jù)類型）之外的用于計算的數(shù)字。 |
1、2、4 或 8 個字節(jié)，用于同步復制 ID 時為 16 個字節(jié)。 |
日期/時間 |
日期和時間。 用于存儲日期/時間值。請注意，每個存儲值均同時包括日期組件和時間組件。 |
8 個字節(jié)。 |
貨幣 |
貨幣值。 用于存儲貨幣值（貨幣）。 |
8 個字節(jié)。 |
自動編號 |
在添加記錄時 Access 自動插入的一個唯一的數(shù)值。 用于生成可用作主鍵的唯一值。請注意，“自動編號”字段的值可按順序或指定的增量增加，也可隨機分配。 |
4 個字節(jié)，用于同步復制 ID 時為 16 個字節(jié)。 |
Yes/No |
布爾值 (yes/no)。 可以使用以下三種格式之一：Yes/No、True/False 或 On/Off。 |
1 位（8 位 = 1 字節(jié)）。 |
OLE 對象 |
OLE 對象或其他二進制數(shù)據(jù)。 用于存儲其他 Microsoft Windows 程序中的 OLE 對象。 |
最大為 1 GB。 |
附件 |
圖片、圖像、二進制文件和 Office 文件。 這是存儲數(shù)字圖像和任何類型的二進制文件的首選數(shù)據(jù)類型。 |
對于壓縮附件為 2 GB。對于未壓縮附件大約為 700kb，具體取決于附件的可壓縮程度。 |
超鏈接 |
超鏈接。 用于存儲超鏈接以提供通過單擊 URL（統(tǒng)一資源定位器）對網(wǎng)頁進行訪問或通過單擊 UNC（通用命名約定）格式的名稱對文件進行訪問。還可以鏈接到存儲在數(shù)據(jù)庫中的 Access 對象。 |
最多 1 GB 字符或 2 GB 存儲空間（每個字符 2 個字節(jié)），可在一個控件中顯示 65,535 個字符。 |
查閱向?qū)?/span> |
實際上不是一個數(shù)據(jù)類型；而是用于啟動查閱向?qū)А?/span> 用于啟動查閱向?qū)В员憧梢詣?chuàng)建一個使用組合框查閱另一個表、查詢或值列表中的值的字段。 |
基于表或查詢：綁定列的大小。 基于值：用于存儲值的文本字段的大小。 |
注釋 Access 數(shù)據(jù)庫文件的最大大小為 2 GB。
有關數(shù)據(jù)類型的提示
| ✍ | 為優(yōu)化性能，在創(chuàng)建“文本”或“數(shù)字”字段時，應使用最合適的字段大小。例如，如果您希望存儲可預知長度的郵政編碼，請指定該長度作為字段大小。可以通過在“字段大小”屬性框中設置值來指定字段大小。有關詳細信息，請參閱設置其他字段屬性一節(jié)。 |
| ✍ | 對于電話號碼、部件號和其他不會用于數(shù)學計算的數(shù)字，應該選擇“文本”數(shù)據(jù)類型而不是“數(shù)字”數(shù)據(jù)類型?？梢愿雍侠淼貙Υ鎯槲谋镜臄?shù)值進行排序和篩選。 |
更改字段的格式
除了確定新字段的數(shù)據(jù)類型外，Access 還可以設置字段的“格式”屬性，具體取決于輸入的內(nèi)容。例如，如果輸入 10:50 a.m.，Access 會將數(shù)據(jù)類型設置為“日期/時間”，并將“格式”屬性設置為“中時間”。若要手動更改字段的“格式”屬性，請執(zhí)行下列操作：
| 1. | 在功能區(qū)上，單擊“數(shù)據(jù)表”選項卡。 |
| 2. | 在“格式”列表的“數(shù)據(jù)類型和格式”組中，輸入所需的格式。 |
注釋 “格式”列表可能對某些字段（例如“文本”）不可用，具體取決于字段的數(shù)據(jù)類型。
設置其他字段屬性
| 1. | 在數(shù)據(jù)表視圖中，單擊要設置其屬性的字段。 |
| 2. | 在“數(shù)據(jù)表”選項卡上的“數(shù)據(jù)類型和格式”組中，選擇所需的屬性。 |
在設計視圖中設置字段屬性
在設計視圖中處理表時可以設置任何字段屬性。在設計視圖中，可以在表設計網(wǎng)格中設置字段的數(shù)據(jù)類型，在“字段屬性”窗格中設置其他屬性。
在設計視圖中打開表
| 1. | 在導航窗格中，右鍵單擊表。 |
| 2. | 在快捷菜單上，單擊“設計視圖”。 |
更改字段的數(shù)據(jù)類型
| 1. | 在表設計網(wǎng)格中，找到要設置其數(shù)據(jù)類型的字段。 |
| 2. | 在“數(shù)據(jù)類型”列中，從列表中選擇數(shù)據(jù)類型。 |
數(shù)據(jù)類型 |
用于存儲 |
大小 |
文本 |
字母數(shù)字字符 用于文本或不用于計算的數(shù)字（如產(chǎn)品 ID）。以文本形式存儲的數(shù)字值可以更加符合邏輯地進行排序和篩選，但很難用于計算中。 |
最多 255 個字符。 |
備注 |
字母數(shù)字字符（長度超過 255 個字符）或使用格式文本格式的文本。 用于長度超過 255 個字符或使用格式文本格式的文本。備注、冗長的說明和使用文本格式（如加粗或傾斜）的段落就比較適合使用“備注”字段。 |
最多 1 GB 字符或 2 GB 存儲空間（每個字符 2 個字節(jié)），可在一個控件中顯示 65,535 個字符。 |
數(shù)字 |
數(shù)值（整數(shù)值或分數(shù)值）。 用于存儲除貨幣值（貨幣值應使用貨幣數(shù)據(jù)類型）之外的用于計算的數(shù)字。 |
1、2、4 或 8 個字節(jié)，用于同步復制 ID 時為 16 個字節(jié)。 |
日期/時間 |
日期和時間。 用于存儲日期/時間值。請注意，每個存儲值均同時包括日期組件和時間組件。 |
8 個字節(jié)。 |
貨幣 |
貨幣值。 用于存儲貨幣值（貨幣）。 |
8 個字節(jié)。 |
自動編號 |
在添加記錄時 Access 自動插入的一個唯一的數(shù)值。 用于生成可用作主鍵的唯一值。請注意，“自動編號”字段的值可按順序或指定的增量增加，也可隨機分配。 |
4 個字節(jié)，用于同步復制 ID 時為 16 個字節(jié)。 |
Yes/No |
布爾值 (yes/no)。 可以使用以下三種格式之一：Yes/No、True/False 或 On/Off。 |
1 位（8 位 = 1 字節(jié)）。 |
OLE 對象 |
OLE 對象或其他二進制數(shù)據(jù)。 用于存儲其他 Microsoft Windows 程序中的 OLE 對象。 |
最大為 1 GB。 |
附件 |
圖片、圖像、二進制文件和 Office 文件。 這是存儲數(shù)字圖像和任何類型的二進制文件的首選數(shù)據(jù)類型。 |
對于壓縮附件為 2 GB。對于未壓縮附件大約為 700kb，具體取決于附件的可壓縮程度。 |
超鏈接 |
超鏈接。 用于存儲超鏈接以提供通過單擊 URL（統(tǒng)一資源定位器）對網(wǎng)頁進行訪問或通過單擊 UNC（通用命名約定）格式的名稱對文件進行訪問。還可以鏈接到存儲在數(shù)據(jù)庫中的 Access 對象。 |
最多 1 GB 字符或 2 GB 存儲空間（每個字符 2 個字節(jié)），可在一個控件中顯示 65,535 個字符。 |
查閱向?qū)?/span> |
實際上不是一個數(shù)據(jù)類型；而是用于啟動查閱向?qū)А?/span> 用于啟動查閱向?qū)?，以便可以?chuàng)建一個使用組合框查閱另一個表、查詢或值列表中的值的字段。 |
基于表或查詢：綁定列的大小。 基于值：用于存儲值的文本字段的大小。 |
注釋 Access 數(shù)據(jù)庫文件的最大大小為 2 GB。
有關數(shù)據(jù)類型的提示
| ✍ | 對于電話號碼、部件號和其他不會用于數(shù)學計算的數(shù)字，應該選擇“文本”數(shù)據(jù)類型而不是“數(shù)字”數(shù)據(jù)類型?？梢愿雍侠淼貙Υ鎯槲谋镜臄?shù)值進行排序和篩選，但無法在計算中輕松使用它。 |
| ✍ | 對于“文本”和“數(shù)字”數(shù)據(jù)類型，可通過在“字段大小”屬性框中設置值來更加準確地指定字段大小或數(shù)據(jù)類型。 |
設置其他字段屬性
| 1. | 在表設計網(wǎng)格中，選擇要設置其屬性的字段。Access 在“字段屬性”窗格中顯示此字段的屬性。 |
注釋 字段的數(shù)據(jù)類型決定了可以設置的屬性。
| 2. | 在“字段屬性”窗格中，為每個屬性輸入所需的設置，或者按 F6，然后使用箭頭鍵來選擇屬性。 |
注釋 并非每個字段都可以使用所有屬性。字段的數(shù)據(jù)類型決定了其具有哪些屬性。
字段屬性 |
說明 |
字段大小 |
設置存儲為“文本”、“數(shù)字”或“自動編號”數(shù)據(jù)類型的數(shù)據(jù)的最大大小。 提示 為獲得最佳性能，請始終指定足夠的最小字段大小。 |
格式 |
自定義顯示或打印字段時字段的默認顯示方式。 |
小數(shù)位數(shù) |
指定顯示數(shù)字時使用的小數(shù)位數(shù)。 |
新值 |
指定添加新記錄時“自動編號”字段是遞增還是分配隨機值。 |
輸入掩碼 |
顯示幫助指導數(shù)據(jù)輸入的字符。有關創(chuàng)建和使用輸入掩碼的詳細信息，請參閱“請參閱”一節(jié)。 |
標題 |
設置默認情況下在表單、報表和查詢的標簽中顯示的文本。 |
默認值 |
添加新記錄時為字段自動指定默認值。 |
有效性規(guī)則 |
提供在此字段中添加或更改值時必須為真的表達式。 |
有效性文本 |
輸入在值違反“有效性規(guī)則”屬性中的表達式時顯示的消息。 |
必填字段 |
要求在字段中輸入數(shù)據(jù)。 |
允許空字符串 |
允許在“文本”或“備注”字段中輸入零長度字符串 ("")（通過將屬性的值設置為“是”）。 |
索引 |
通過創(chuàng)建和使用索引來加速對此字段中數(shù)據(jù)的訪問。 |
Unicode 壓縮 |
存儲少量文本（少于 4,096 個字符）時壓縮此字段中存儲的文本。 |
輸入法模式 |
在東亞版本的 Windows 中控制字符轉(zhuǎn)換。 |
輸入法語句模式 |
在東亞版本的 Windows 中控制語句轉(zhuǎn)換。 |
智能標記 |
對此字段附加智能標記 （智能標記：被識別和標記為特殊類型的數(shù)據(jù)。例如，人名或最近的 MICROSOFT OUTLOOK 電子郵件收件人就是可以用智能標記來識別和標記的一種數(shù)據(jù)類型。）。 |
僅追加 |
跟蹤字段值的歷史記錄（通過將屬性的值設置為“是”）。 |
文本格式 |
選擇屬性的“格式文本”值將按 HTML 格式存儲文本，并允許設置多種格式。選擇屬性的“純文本”值將只存儲無格式文本。 |
文本對齊 |
指定控件中文本的默認對齊方式。 |
| 3. | 若要在屬性框中提供更多空間以輸入或編輯屬性設置，請按 Shift+F2 顯示“縮放”框。 |
提示 如果您正在輸入一個輸入掩碼或有效性表達式，并且想要在生成過程中得到幫助，請單擊屬性框旁邊的 ，以顯示相應的生成器。
| 4. | 若要保存所做的更改，請按 Ctrl+S。 |
有關數(shù)據(jù)類型和字段屬性的詳細信息，請在“請參閱”一節(jié)中查找相應的鏈接。