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另存為 PDF 或 XPS
有時(shí)，您希望保存文件以防他人修改，但還希望能夠輕松共享和打印這些文件。借助 Microsoft Office 2010 程序，您可以將文件轉(zhuǎn)換為 PDF 或 XPS 格式，而無(wú)需其他軟件或加載項(xiàng)。如果您希望文檔滿足以下條件，則可以執(zhí)行此操作：
| ✍ | 在大多數(shù)計(jì)算機(jī)上看起來(lái)均相同 |
例如，簡(jiǎn)歷、法律文檔、新聞稿、僅用于閱讀和打印的文件以及用于專業(yè)打印的文檔。
要點(diǎn) 將文檔另存為 PDF 或 XPS 文件后，則無(wú)法將其轉(zhuǎn)換回 Microsoft Office 文件格式，除非使用專業(yè)軟件或第三方加載項(xiàng)。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱本文中的更改 PDF 或 XPS 文件。
您要做什么？
了解 PDF 和 XPS 格式
將文件另存為 PDF 或 XPS
更改 PDF 或 XPS 文件
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什么是 PDF 和 XPS 格式？
| ✍ | 可移植文檔格式 (PDF) PDF 可以保留文檔格式并允許文件共享。聯(lián)機(jī)查看或打印 PDF 格式的文件時(shí)，該文件可保留預(yù)期的格式。他人無(wú)法輕易更改文件中的數(shù)據(jù)，并且您可以將這些數(shù)據(jù)顯式設(shè)置為禁止編輯。此外，PDF 格式對(duì)于要使用專業(yè)印刷方法進(jìn)行復(fù)制的文檔十分有用。與 XPS 相比，PDF 支持各種平臺(tái)，并已作為一種有效格式被這些平臺(tái)上的眾多代理機(jī)構(gòu)、組織和審閱者所接受。 |
要點(diǎn) 要查看 PDF 文件，必須在計(jì)算機(jī)上安裝 PDF 讀取器，比如“Acrobat Reader”，可從 ADOBE SYSTEMS 獲取該軟件。
| ✍ | XML 紙張規(guī)格 (XPS) XPS 是一種平臺(tái)獨(dú)立技術(shù)，該技術(shù)也可以保留文檔格式并支持文件共享。聯(lián)機(jī)查看或打印 XPS 文件時(shí)，該文件可保留預(yù)期的格式并且他人無(wú)法輕易更改文件中的數(shù)據(jù)。XPS 可以在不考慮指定字體能否用于接收人的計(jì)算機(jī)的情況下，嵌入文件中的所有字體，從而使這些字體能按預(yù)期顯示；同時(shí)，與 PDF 格式相比，XPS 格式能夠在接收人的計(jì)算機(jī)上呈現(xiàn)更加精確的圖像和顏色。 |
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將文件另存為 PDF 或 XPS
您使用的是哪種 Office 2010 程序？
ACCESS
EXCEL
ONENOTE
POWERPOINT
PROJECT
PUBLISHER
VISIO
WORD
ACCESS（表和報(bào)表）
| 1. | 打開(kāi)要發(fā)布為 PDF 或 XPS 的表或報(bào)表。 |
| 2. | 在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)出”組中，單擊“PDF 或 XPS”。 |
| 4. | 在“保存類型”列表中，單擊“PDF(*.pdf)”或“XPS 文檔(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果文檔要求高打印質(zhì)量，請(qǐng)單擊“標(biāo)準(zhǔn)(聯(lián)機(jī)發(fā)布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印質(zhì)量重要，請(qǐng)單擊“最小文件大小(聯(lián)機(jī)發(fā)布)”。 |
| 5. | 單擊“選項(xiàng)”以設(shè)置要打印的頁(yè)面、選擇是否應(yīng)打印標(biāo)記以及選擇輸出選項(xiàng)。單擊“確定”。 |
使用“文件”選項(xiàng)卡發(fā)布表或報(bào)表
| 2. | 單擊“保存并發(fā)布”，然后單擊“將對(duì)象另存為”。 |
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EXCEL
此信息還適用于 Microsoft Excel Starter 2010。
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中輸入文件的名稱，請(qǐng)執(zhí)行該操作。 |
| 4. | 在“保存類型”列表中，單擊“PDF(*.pdf)”或“XPS 文檔(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果要在保存文件后以選定格式打開(kāi)該文件，請(qǐng)選中“發(fā)布后打開(kāi)文件”復(fù)選框。 |
| ✍ | 如果文檔要求高打印質(zhì)量，請(qǐng)單擊“標(biāo)準(zhǔn)(聯(lián)機(jī)發(fā)布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印質(zhì)量重要，請(qǐng)單擊“最小文件大小(聯(lián)機(jī)發(fā)布)”。 |
| 5. | 單擊“選項(xiàng)”以設(shè)置要打印的頁(yè)面、選擇是否應(yīng)打印標(biāo)記以及選擇輸出選項(xiàng)。完成后，請(qǐng)單擊“確定”。 |
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ONENOTE
| 2. | 單擊“另存為”，然后單擊表示要另存為 PDF 或 XPS 的筆記本部分的選項(xiàng)。 |
| 3. | 在“將當(dāng)前分區(qū)另存為”下，單擊“PDF(*.pdf)”或“XPS(*.xps)”，然后單擊“另存為”。 |
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POWERPOINT
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中輸入文件的名稱，請(qǐng)執(zhí)行該操作。 |
| 4. | 在“保存類型”列表中，單擊“PDF(*.pdf)”或“XPS 文檔(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果要在保存文件后以選定格式打開(kāi)該文件，請(qǐng)選中“發(fā)布后打開(kāi)文件”復(fù)選框。 |
| ✍ | 如果文檔要求高打印質(zhì)量，請(qǐng)單擊“標(biāo)準(zhǔn)(聯(lián)機(jī)發(fā)布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印質(zhì)量重要，請(qǐng)單擊“最小文件大小(聯(lián)機(jī)發(fā)布)”。 |
| 5. | 單擊“選項(xiàng)”以設(shè)置要打印的頁(yè)面、選擇是否應(yīng)打印標(biāo)記以及選擇輸出選項(xiàng)。完成后，請(qǐng)單擊“確定”。 |
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PROJECT
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中輸入文件的名稱，請(qǐng)執(zhí)行該操作。 |
| 4. | 在“保存類型”列表中，單擊“PDF(*.pdf)”或“XPS 文檔(*.xps)”，然后單擊“保存”。 |
| 5. | 在“文檔導(dǎo)出選項(xiàng)”對(duì)話框中，選擇“發(fā)布范圍”，即選擇“包括非打印信息”或“符合 ISO 19500-1”（僅 PDF）。 |
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PUBLISHER
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中輸入文件的名稱，請(qǐng)執(zhí)行該操作。 |
| 4. | 在“保存類型”列表中，單擊“PDF(*.pdf)”或“XPS 文檔(*.xps)”。 |
| 5. | 如果要更改文檔優(yōu)化方式，請(qǐng)單擊“更改”。 |
| ✍ | 要對(duì)圖片分辨率和非打印信息進(jìn)行更改，請(qǐng)單擊“高級(jí)”。 |
| ✍ | 單擊“打印選項(xiàng)”以對(duì)文檔的打印選項(xiàng)進(jìn)行更改。 |
| 6. | 如果要在保存文件后以選定格式打開(kāi)該文件，請(qǐng)選中“發(fā)布后打開(kāi)文件”復(fù)選框。 |
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VISIO
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中輸入文件的名稱，請(qǐng)執(zhí)行該操作。 |
| 4. | 在“保存類型”列表中，單擊“PDF(*.pdf)”或“XPS 文檔(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果要在保存文件后以選定格式打開(kāi)該文件，請(qǐng)選中“發(fā)布后打開(kāi)文件”復(fù)選框。 |
| ✍ | 如果文檔要求高打印質(zhì)量，請(qǐng)單擊“標(biāo)準(zhǔn)(聯(lián)機(jī)發(fā)布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印質(zhì)量重要，請(qǐng)單擊“最小文件大小(聯(lián)機(jī)發(fā)布)”。 |
| 5. | 單擊“選項(xiàng)”以設(shè)置要打印的頁(yè)面、選擇是否打印標(biāo)記以及選擇輸出選項(xiàng)。單擊“確定”。 |
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WORD
此信息還適用于 Microsoft Word Starter 2010。
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中輸入文件的名稱，請(qǐng)執(zhí)行該操作。 |
| 4. | 在“保存類型”列表中，單擊“PDF(*.pdf)”或“XPS 文檔(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果要在保存文件后以選定格式打開(kāi)該文件，請(qǐng)選中“發(fā)布后打開(kāi)文件”復(fù)選框。 |
| ✍ | 如果文檔要求高打印質(zhì)量，請(qǐng)單擊“標(biāo)準(zhǔn)(聯(lián)機(jī)發(fā)布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印質(zhì)量重要，請(qǐng)單擊“最小文件大小(聯(lián)機(jī)發(fā)布)”。 |
| 5. | 單擊“選項(xiàng)”以設(shè)置要打印的頁(yè)面、選擇是否應(yīng)打印標(biāo)記以及選擇輸出選項(xiàng)。完成后，請(qǐng)單擊“確定”。 |
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更改 PDF 或 XPS 文件
由于將文件另存為 PDF 和 XPS 格式的目的是防止他人對(duì)其進(jìn)行修改，因此如果您不具有源文件，則無(wú)法輕易將 PDF 或 XPS 文件轉(zhuǎn)換或保存為其他文件格式。
更改 PDF 或 XPS 文件：
| ✍ | 在 Office 程序中打開(kāi)原始 Office 文件，進(jìn)行所需的更改，然后重新將文件保存為 PDF 或 XPS 格式。 |
注釋 本文所涉及到的第三方產(chǎn)品由 Microsoft 以外的其他廠商制造；對(duì)于這些產(chǎn)品的性能或可靠性，Microsoft 不作任何默示或其他形式的保證。
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