了解 Access 數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)
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了解 Access 數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)
通過熟悉數(shù)據(jù)庫中的表、窗體、查詢和其他對(duì)象，可以更加輕松地執(zhí)行各種任務(wù)，例如將數(shù)據(jù)輸入到窗體中、添加或刪除表、查找并替換數(shù)據(jù)以及運(yùn)行查詢。
本文簡要介紹了 Access 數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)。Access 提供了一些可用于熟悉特定數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的工具。本文還說明了使用每種工具的方法、時(shí)間和原因。
注釋 本文介紹由一個(gè)或一組文件組成的傳統(tǒng) Access 數(shù)據(jù)庫，這些文件包含所有數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序功能，如數(shù)據(jù)輸入窗體。本文的某些內(nèi)容對(duì) Web 數(shù)據(jù)庫（使用 SharePoint Server，通過 Access Services 發(fā)布到 Web 的一種新的 Access 數(shù)據(jù)庫）不適用。有關(guān) Web 數(shù)據(jù)庫的詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱文章構(gòu)建在 WEB 上共享的數(shù)據(jù)庫。
本文內(nèi)容
查看有關(guān)數(shù)據(jù)庫中的對(duì)象的詳細(xì)信息
概述
數(shù)據(jù)庫是一個(gè)關(guān)于特定主題或用途的信息的集合，例如關(guān)于跟蹤客戶訂單或維護(hù)音樂收藏。如果數(shù)據(jù)庫未存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，或者只有部分內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，則可能要從必須協(xié)調(diào)和組織的各種源中跟蹤信息。
例如，假設(shè)您的供應(yīng)商電話號(hào)碼存儲(chǔ)在以下不同位置：在包含供應(yīng)商電話號(hào)碼的卡文件中、在文件柜內(nèi)的產(chǎn)品信息文件中、在包含訂單信息的電子表格中。如果供應(yīng)商的電話號(hào)碼發(fā)生了變化，則可能必須在所有這三個(gè)地方更新該信息。在精心設(shè)計(jì)的 Access 數(shù)據(jù)庫中，只存儲(chǔ)一次電話號(hào)碼，所以只需在一個(gè)地方更新該信息。因此，在更新供應(yīng)商的電話號(hào)碼時(shí)，會(huì)在數(shù)據(jù)庫中任何使用該電話號(hào)碼的地方自動(dòng)更新此電話號(hào)碼。
ACCESS 數(shù)據(jù)庫文件
您可以使用 Access 在一個(gè)文件中管理您的所有信息。在 Access 數(shù)據(jù)庫文件中，您可以使用：
| ✍ | 表來存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。 |
| ✍ | 查詢來查找和檢索所需數(shù)據(jù)。 |
| ✍ | 窗體來查看、添加和更新表中的數(shù)據(jù)。 |
| ✍ | 報(bào)表來分析或打印特定布局中的數(shù)據(jù)。 |
只需在一個(gè)表中存儲(chǔ)一次數(shù)據(jù)，但卻可以從多個(gè)地點(diǎn)查看此數(shù)據(jù)。當(dāng)您更新數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)在出現(xiàn)該數(shù)據(jù)的任何地方自動(dòng)更新該數(shù)據(jù)。
通過查詢檢索數(shù)據(jù)。
使用窗體查看或輸入數(shù)據(jù)。
使用報(bào)表顯示或打印數(shù)據(jù)。
所有這些內(nèi)容（表、查詢、窗體和報(bào)表）都是數(shù)據(jù)庫對(duì)象 （數(shù)據(jù)庫對(duì)象：ACCESS 數(shù)據(jù)庫包含諸如表、查詢、窗體、報(bào)表、頁、宏和模塊等對(duì)象。ACCESS 項(xiàng)目包含諸如窗體、報(bào)表、頁、宏和模塊等對(duì)象。）。
注釋 某些 Access 數(shù)據(jù)庫包含指向存儲(chǔ)在其他數(shù)據(jù)庫中的表的鏈接。例如，您的一個(gè) Access 數(shù)據(jù)庫可能只包含表，而另一個(gè) Access 數(shù)據(jù)庫包含指向這些表的鏈接以及基于鏈接表的查詢、窗體和報(bào)表。大多數(shù)情況下，無論表是鏈接的表還是實(shí)際存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，都無關(guān)緊要。
表和關(guān)系
要存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，可以為跟蹤的每種信息創(chuàng)建一個(gè)表。信息類型可能包括客戶信息、產(chǎn)品和訂單詳細(xì)信息。要在查詢、窗體或報(bào)表中收集多個(gè)表中的信息，您需要定義表之間的關(guān)系。
注釋 在 Web 數(shù)據(jù)庫中，不可使用“關(guān)系”對(duì)象選項(xiàng)卡來創(chuàng)建關(guān)系?？梢允褂貌殚喿侄卧?Web 數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建關(guān)系。
曾經(jīng)存在于郵寄列表中的客戶信息現(xiàn)在位于“客戶”表中。
曾經(jīng)存在于電子表格中的訂單信息現(xiàn)在位于“訂單”表中。
諸如客戶 ID 之類的唯一 ID 用于在表中將一個(gè)記錄與另一個(gè)記錄區(qū)分開來。通過將一個(gè)表的唯一 ID 字段添加到另一個(gè)表中并定義這兩個(gè)字段之間的關(guān)系，Access 可以匹配這兩個(gè)表中的相關(guān)記錄，以便您可以在窗體、報(bào)表或查詢中收集相關(guān)記錄。
查詢
通過查詢，可以幫助您查找和檢索滿足您指定的條件的數(shù)據(jù)，包括多個(gè)表中的數(shù)據(jù)。您也可以使用查詢同時(shí)更新或刪除多個(gè)記錄，以及對(duì)數(shù)據(jù)執(zhí)行預(yù)定義或自定義的計(jì)算。
注釋 不可使用查詢來更新或刪除 Web 數(shù)據(jù)庫中的記錄。
“客戶”表具有有關(guān)客戶的信息。
“訂單”表具有有關(guān)客戶訂單的信息。
此查詢從“訂單”表中檢索“訂單 ID”和“訂購日期”數(shù)據(jù)，從“客戶”表中檢索“公司名稱”和“城市”數(shù)據(jù)。此查詢只返回總部設(shè)在倫敦的客戶在四月份下達(dá)的訂單。
窗體
您可以使用窗體一次一行地輕松查看、輸入和更改數(shù)據(jù)，也可以使用窗體執(zhí)行其他操作，例如向另一個(gè)應(yīng)用程序發(fā)送數(shù)據(jù)。窗體通常包含鏈接到表中基礎(chǔ)字段的控件。當(dāng)您打開窗體時(shí)，Access 會(huì)從其中的一個(gè)或多個(gè)表中檢索數(shù)據(jù)，然后用創(chuàng)建窗體時(shí)所選擇的布局顯示數(shù)據(jù)。您可以使用功能區(qū)上的一個(gè)“窗體”命令（窗體向?qū)В﹣韯?chuàng)建窗體，或者在“設(shè)計(jì)”視圖中自己創(chuàng)建窗體。
注釋 可以使用“布局”視圖（而不是“設(shè)計(jì)”視圖）來創(chuàng)建 Web 數(shù)據(jù)庫中的窗體和報(bào)表。
表同時(shí)顯示了許多記錄，但您可能必須水平滾動(dòng)屏幕才能看到一個(gè)記錄中的所有數(shù)據(jù)。另外，當(dāng)您查看表時(shí)，您無法同時(shí)更新多個(gè)表中的數(shù)據(jù)。
窗體一次只側(cè)重于一條記錄，它可以顯示多個(gè)表中的字段，也可以顯示圖片和其他對(duì)象。
窗體可以包含一個(gè)按鈕，通過單擊此按鈕，可以打印報(bào)表、打開其他對(duì)象或以其他方式自動(dòng)執(zhí)行任務(wù)。
報(bào)表
您可以使用報(bào)表快速分析數(shù)據(jù)，或用某種印好的固定格式或其他格式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。例如，您可能會(huì)向同事發(fā)送一份對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組并計(jì)算總計(jì)的報(bào)表?；蛘哂脼榇蛴∴]件標(biāo)簽而進(jìn)行了格式設(shè)置的地址數(shù)據(jù)創(chuàng)建一份報(bào)表。
使用報(bào)表創(chuàng)建郵件標(biāo)簽。
使用報(bào)表顯示圖表中的總計(jì)。
使用報(bào)表顯示計(jì)算的總計(jì)。
既然您了解了 Access 數(shù)據(jù)庫的基本結(jié)構(gòu)，現(xiàn)在請(qǐng)繼續(xù)閱讀本文，學(xué)習(xí)如何使用內(nèi)置工具來深入了解特定的 Access 數(shù)據(jù)庫。
查看有關(guān)數(shù)據(jù)庫中的對(duì)象的詳細(xì)信息
了解特定數(shù)據(jù)庫的一個(gè)最佳方法是使用“數(shù)據(jù)庫文檔管理器”。您可以使用“數(shù)據(jù)庫文檔管理器”構(gòu)建一個(gè)包含數(shù)據(jù)庫對(duì)象詳細(xì)信息的報(bào)表。您首先選擇將在報(bào)表中詳細(xì)說明的對(duì)象。當(dāng)運(yùn)行“數(shù)據(jù)庫文檔管理器”時(shí)，其報(bào)表包含有關(guān)所選數(shù)據(jù)庫對(duì)象的所有數(shù)據(jù)。
| 1. | 打開要在其中做記錄的數(shù)據(jù)庫。 |
| 2. | 在“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡上的“分析”組中，單擊“數(shù)據(jù)庫文檔管理器”。 |
| 3. | 在“文檔管理器”對(duì)話框中，單擊表示您要記錄的數(shù)據(jù)庫對(duì)象類型的選項(xiàng)卡。要?jiǎng)?chuàng)建關(guān)于數(shù)據(jù)庫中所有對(duì)象的報(bào)表，請(qǐng)單擊“所有對(duì)象類型”選項(xiàng)卡。 |
| 4. | 選擇選項(xiàng)卡上列出的一個(gè)或多個(gè)對(duì)象。要選擇選項(xiàng)卡上的所有對(duì)象，請(qǐng)單擊“全選”。 |
| 5. | 單擊“確定”。 |
“數(shù)據(jù)庫文檔管理器”將創(chuàng)建一個(gè)包含每個(gè)選定對(duì)象的詳細(xì)數(shù)據(jù)的報(bào)表，然后在“打印預(yù)覽”中打開此報(bào)表。例如，如果對(duì)數(shù)據(jù)輸入窗體運(yùn)行“數(shù)據(jù)庫文檔管理器”，則文檔管理器創(chuàng)建的報(bào)表將列出整個(gè)窗體的屬性、窗體中每個(gè)部分的屬性、窗體上任何按鈕、標(biāo)簽、文本框和其他控件的屬性以及與窗體關(guān)聯(lián)的任何代碼模塊和用戶權(quán)限。
| 6. | 要打印報(bào)表，請(qǐng)?jiān)?/span>“打印預(yù)覽”選項(xiàng)卡上的“打印”組中單擊“打印”。 |
在“設(shè)計(jì)”視圖中深入了解表
注釋 “設(shè)計(jì)”視圖不可用于 Web 數(shù)據(jù)庫中的表。
如果在“設(shè)計(jì)”視圖中打開表，則可以詳細(xì)查看表的結(jié)構(gòu)。例如，您可以查找每個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型設(shè)置，查找任何輸入掩碼 （輸入掩碼：一種格式，由字面顯示字符（如括號(hào)、句號(hào)和連字符）和掩碼字符（用于指定可以輸入數(shù)據(jù)的位置以及數(shù)據(jù)種類、字符數(shù)量）組成。），或查看表是否使用了任何查閱字段（使用查詢從其他表中提取數(shù)據(jù)的字段）。此信息非常有用，因?yàn)閿?shù)據(jù)類型和輸入掩碼可能會(huì)影響您查找數(shù)據(jù)和運(yùn)行更新查詢的能力。例如，假設(shè)您想使用更新查詢通過復(fù)制另一表中相似字段的數(shù)據(jù)來更新某一個(gè)表中的特定字段。如果源表和目標(biāo)表中每個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型都不匹配，則將不會(huì)運(yùn)行查詢。
| 1. | 打開要分析的數(shù)據(jù)庫。 |
| 2. | 在導(dǎo)航窗格中，右鍵單擊要瀏覽的表，然后單擊快捷菜單上的“設(shè)計(jì)視圖”。 |
| 3. | 根據(jù)需要，記錄每個(gè)表字段的名稱以及分配給每個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型。 |
分配給字段的數(shù)據(jù)類型可能會(huì)限制用戶可在字段中輸入的數(shù)據(jù)的大小和類型。例如，可能會(huì)限制用戶在文本字段中最多輸入 20 個(gè)字符，用戶無法在設(shè)為“數(shù)值”數(shù)據(jù)類型的字段中輸入文本數(shù)據(jù)。
| 4. | 要確定字段是否為查閱字段，請(qǐng)單擊“字段屬性”下面表設(shè)計(jì)網(wǎng)格下面部分中的“查閱”選項(xiàng)卡。 |
查閱字段會(huì)顯示一組值（一個(gè)或多個(gè)字段，例如名字和姓氏），但是通常會(huì)存儲(chǔ)另一組值（一個(gè)字段，例如數(shù)值 ID）。例如，查閱字段可能會(huì)存儲(chǔ)員工的 ID 號(hào)碼（存儲(chǔ)值），但是它會(huì)顯示員工的姓名（顯示值）。在表達(dá)式或在查找和替換操作中使用查閱字段時(shí)，所使用的是存儲(chǔ)值而不是顯示值。為了確保讓使用查閱字段的表達(dá)式或查找和替換操作能夠按照期望的方式發(fā)揮作用，最好的方法是熟悉查閱字段的存儲(chǔ)值和顯示值。
下圖顯示了一個(gè)典型的查閱字段。請(qǐng)記住，在字段的“行來源”屬性中看到的設(shè)置將會(huì)發(fā)生變化。
此處所顯示的查閱字段通過查詢從另一個(gè)表中檢索數(shù)據(jù)。您可能也會(huì)看到另一種叫做值列表的查閱字段，這種查閱字段使用硬編碼的選項(xiàng)列表。此圖顯示了典型的值列表。
默認(rèn)情況下，值列表使用文本數(shù)據(jù)類型。
查找查閱和值列表的最佳方法是顯示“查閱”選項(xiàng)卡，然后為表中的每個(gè)字段單擊“數(shù)據(jù)類型”列中的條目。有關(guān)創(chuàng)建查閱字段和值列表的更多信息，請(qǐng)參見“請(qǐng)參閱”部分中的鏈接。
查看表之間的關(guān)系
注釋 在 Web 數(shù)據(jù)庫中不能使用“關(guān)系”對(duì)象選項(xiàng)卡。
要查看數(shù)據(jù)庫中表的圖形顯示、每個(gè)表中的字段以及這些表之間的關(guān)系，請(qǐng)使用“關(guān)系”對(duì)象選項(xiàng)卡。“關(guān)系”對(duì)象選項(xiàng)卡提供了數(shù)據(jù)庫的表和關(guān)系結(jié)構(gòu)的總體情況，當(dāng)需要?jiǎng)?chuàng)建或更改表之間的關(guān)系時(shí)，這些信息非常重要。
注釋 還可以使用“關(guān)系”對(duì)象選項(xiàng)卡來添加、更改或刪除關(guān)系。
| ✍ | 打開要分析的數(shù)據(jù)庫。 |
| ✍ | 在“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡上的“關(guān)系”組中，單擊“關(guān)系”。 |
此時(shí)將出現(xiàn)“關(guān)系”對(duì)象選項(xiàng)卡，并會(huì)顯示打開的數(shù)據(jù)庫中所有表之間的關(guān)系。
了解對(duì)象如何使用其他對(duì)象
“對(duì)象相關(guān)性”窗格說明了數(shù)據(jù)庫對(duì)象（例如表、窗體、查詢和報(bào)表）與其他對(duì)象的交互方式或從屬關(guān)系。
通過使用“對(duì)象相關(guān)性”窗格，可以幫助避免無意中刪除記錄源。例如，假設(shè)您的“銷售”數(shù)據(jù)庫中有一個(gè)“季度訂單”查詢，而您不再需要該查詢。那么，在刪除該查詢之前，應(yīng)該查明該數(shù)據(jù)庫中是否有任何其他對(duì)象（如窗體或報(bào)表）將查詢用作數(shù)據(jù)源。然后，可以修改相關(guān)對(duì)象以刪除對(duì)查詢的引用，或者可以將相關(guān)對(duì)象與查詢一起刪除。通過查看相關(guān)對(duì)象的完整列表，您不需要手動(dòng)檢查對(duì)象屬性，并且可以查找手動(dòng)審核可能會(huì)漏掉的詳細(xì)信息，從而可以幫助您節(jié)省時(shí)間并最大程度地減小錯(cuò)誤。
在想要更改數(shù)據(jù)庫對(duì)象的設(shè)計(jì)時(shí)，“對(duì)象相關(guān)性”窗格可能也非常有用，因?yàn)樗梢韵蚰@示更改設(shè)計(jì)會(huì)對(duì)其他對(duì)象有何影響。您應(yīng)該使用“對(duì)象相關(guān)性”窗格來幫助您計(jì)劃主要的設(shè)計(jì)更改。
使用“對(duì)象相關(guān)性”窗格
| 1. | 打開要調(diào)查的數(shù)據(jù)庫。 |
| 2. | 在導(dǎo)航窗格中，選擇或打開表、窗體、報(bào)表或查詢。 |
| 3. | 在“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡上的“關(guān)系”組中，單擊“對(duì)象相關(guān)性”。 |
| 4. | 如果出現(xiàn)提示，請(qǐng)單擊“確定”以更新相關(guān)性信息。 |
注釋 更新相關(guān)性信息可能需要一些時(shí)間。
此時(shí)將出現(xiàn)“對(duì)象相關(guān)性”窗格。
| 5. | 要查看使用在步驟 2 中選定的對(duì)象的對(duì)象列表，請(qǐng)單擊窗格頂部的“從屬對(duì)象”。要查看選定對(duì)象所使用的對(duì)象的列表，請(qǐng)單擊“引用對(duì)象”。 |
| 6. | 要查看對(duì)象的相關(guān)性信息，請(qǐng)單擊該對(duì)象旁邊的展開 (+) 圖標(biāo)。Access 最多可顯示四個(gè)級(jí)別的對(duì)象相關(guān)性。 |
在使用“對(duì)象相關(guān)性”窗格時(shí)請(qǐng)記?。?/span>
| ✍ | 只有當(dāng)您有權(quán)在“設(shè)計(jì)”視圖中打開對(duì)象時(shí)才可以使用相關(guān)性信息。 |
| ✍ | 此窗格不會(huì)顯示宏和代碼模塊的信息。 |
| ✍ | 此窗格只適用于表、窗體、報(bào)表和除以下查詢類型之外的查詢： |
| ✍ | 操作查詢 — 用于插入、更新或刪除數(shù)據(jù)的查詢 |
| ✍ | 特定于 SQL 的查詢，包括聯(lián)合查詢、數(shù)據(jù)定義查詢和傳遞查詢 |
| ✍ | 子查詢 |
當(dāng) Access 遇到嵌套查詢時(shí)，將只為最外面的查詢生成相關(guān)性信息。此規(guī)則同樣適用于查詢的子數(shù)據(jù)表的源表和查詢，以及查閱字段。
| ✍ | 通過搜索“名稱自動(dòng)更正”功能所維護(hù)的名稱映射，Access 將生成相關(guān)性信息，在您重命名窗體、報(bào)表、表、查詢、字段或窗體和報(bào)表上的控件時(shí)，“名稱自動(dòng)更正”功能會(huì)自動(dòng)更正產(chǎn)生的常見副作用。如果禁用了“跟蹤名稱自動(dòng)更正信息”，則系統(tǒng)將提示您啟用該功能，然后您才能查看相關(guān)性信息。 |