將 Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Word 文檔

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Access > 與其他程序共享數(shù)據(jù)

 

將 Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Word 文檔

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若要將數(shù)據(jù)從 Microsoft Access 2010 數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出到 Microsoft Word 2010 文檔，請使用 Access 2010 中的“導(dǎo)出向?qū)А?。本文將討論?dǎo)出操作，說明如何使用導(dǎo)出向?qū)?，并演示如何通過保存導(dǎo)出設(shè)置來重用這些設(shè)置。

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hrefIcon_ZA10069439 概述

hrefIcon_ZA10069439 將 ACCESS 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 WORD

hrefIcon_ZA10069439 ACCESS 值導(dǎo)出到 WORD 后如何顯示

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概述

導(dǎo)出的數(shù)據(jù)發(fā)生了什么變化

在使用 Access 導(dǎo)出向?qū)?shù)據(jù)從 Access 數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出到 Word 2010 文檔時，Access 將以 Microsoft Word RTF 文件 (*.rtf) 格式創(chuàng)建這些數(shù)據(jù)的副本。但是，導(dǎo)出過程只復(fù)制 Access 表、查詢和窗體中可見的字段和記錄，然后在 Word 文檔中以表格形式顯示這些數(shù)據(jù)。如果有任何通過應(yīng)用篩選器而隱藏的字段或記錄，導(dǎo)出向?qū)Р粫?dǎo)出這些數(shù)據(jù)。導(dǎo)出報(bào)告時，將盡可能按原有報(bào)表格式復(fù)制數(shù)據(jù)及其布局。

 注釋    同樣，不能使用 Access 中的“另存為”命令將 Access 數(shù)據(jù)庫或表另存為 Word 文檔。

什么類型的數(shù)據(jù)可導(dǎo)出

可以導(dǎo)出 Access 表、查詢、窗體或報(bào)表中數(shù)據(jù)。還可以導(dǎo)出在視圖中選擇的記錄。在導(dǎo)出包含子窗體或子數(shù)據(jù)表的窗體或數(shù)據(jù)表時，將只導(dǎo)出主窗體或主數(shù)據(jù)表。必須對要在 Word 中查看的每個子窗體和子數(shù)據(jù)表重復(fù)執(zhí)行導(dǎo)出操作。反之，在導(dǎo)出報(bào)表時，包含在報(bào)表中的子窗體和子報(bào)表會隨主報(bào)表一起導(dǎo)出。不可導(dǎo)出宏和模塊。

將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到現(xiàn)有 WORD 文檔

使用導(dǎo)出向?qū)状螌?dǎo)出 Access 數(shù)據(jù)時，數(shù)據(jù)將導(dǎo)出到新 Word 文檔中。若要將數(shù)據(jù)移入另一個現(xiàn)有 Word 文檔，那么必須選擇并復(fù)制數(shù)據(jù)，然后將其粘貼到現(xiàn)有 Word 文檔中。

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將 Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Word

1.打開源數(shù)據(jù)庫。
2.在“導(dǎo)航”窗格中，選擇包含待導(dǎo)出數(shù)據(jù)的對象。

您可以導(dǎo)出表、查詢、窗體或報(bào)表。

3.請檢查源數(shù)據(jù)，確保其中不包含錯誤指示符（綠色三角形）或 #Num 這樣的錯誤值。

要點(diǎn)  數(shù)據(jù)源中任何未解決的值錯誤將在 Word 文檔中替換為 NULL （NULL：一個值，可以在字段中輸入或在表達(dá)式或查詢中使用，以指示缺少或未知的數(shù)據(jù)。在 VISUAL BASIC 中，NULL 關(guān)鍵字表示 NULL 值。有些字段（如主鍵字段）不可以包含 NULL 值。） 值。

4.如果要從對象中只導(dǎo)出部分?jǐn)?shù)據(jù)，那么只選擇要導(dǎo)出的記錄。
5.在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)出”組中，單擊“其他”，然后單擊“Word”。

 注釋   “導(dǎo)出”命令只有在數(shù)據(jù)庫已打開，且對象已選中時才會可用。

6.在“導(dǎo)出向?qū)А敝?，指定目?biāo)文件的名稱。
7.向?qū)Э偸菚?dǎo)出帶格式的數(shù)據(jù)。如果您想在導(dǎo)出操作完成之后查看 Word 文檔，請選中“完成導(dǎo)出操作后打開目標(biāo)文件”復(fù)選框。
8.如果在開始導(dǎo)出操作之前選擇了要導(dǎo)出的記錄，可以選中“僅導(dǎo)出所選記錄”復(fù)選框。不過，如果想導(dǎo)出視圖中的所有記錄，請保持該復(fù)選框處于清空狀態(tài)。

 注釋    如果沒有選擇記錄，此復(fù)選框會顯示為不可用狀態(tài)（灰顯）。

9.單擊“確定”。
10.如果目標(biāo)文檔存在，系統(tǒng)會提示您單擊“是”以覆蓋該文件。單擊“否”可更改目標(biāo)文件的名稱，然后再次單擊“確定”。

根據(jù)您在向?qū)е兄付ǖ膶?dǎo)出選項(xiàng)，Access 將導(dǎo)出數(shù)據(jù)并在 Word 中打開目標(biāo)文檔。Access 還會在向?qū)У淖詈笠豁擄@示操作的狀態(tài)。如果要保存導(dǎo)入設(shè)置供以后重用，請轉(zhuǎn)至接下來的步驟。

在 OUTLOOK 中保存并使用導(dǎo)出設(shè)置

 注釋    必須已安裝 Microsoft Outlook 2010 才能為周期性導(dǎo)出設(shè)置創(chuàng)建任務(wù)。

如果要定期或以周期性間隔運(yùn)行導(dǎo)出操作，那么在 Outlook 2010 中創(chuàng)建任務(wù)可能非常有用。但是，如果不創(chuàng)建任務(wù)，Access 仍然保存導(dǎo)出規(guī)格。

1.在“導(dǎo)出向?qū)А钡淖詈笠豁摚x中“保存導(dǎo)出步驟”復(fù)選框。

出現(xiàn)一組附加控件。

2.在“另存為”框中，保留為導(dǎo)出規(guī)格提供的名稱，或者根據(jù)需要更改該名稱。
3.可以選擇在“說明”框中鍵入說明。
4.若要以固定時間間隔（如每周或每月）運(yùn)行導(dǎo)出操作，請選中“創(chuàng)建 Outlook 任務(wù)”復(fù)選框。這樣做將創(chuàng)建一個 Outlook 任務(wù)，以后可通過此任務(wù)運(yùn)行導(dǎo)出。
5.單擊“保存導(dǎo)出”。

如果沒有安裝 Outlook，單擊“保存導(dǎo)出”時，Access 將顯示錯誤消息。

 注釋    如果 Outlook 配置不正確，Microsoft Outlook 2010 啟動向?qū)?。按照向?qū)е械恼f明配置 Outlook。

創(chuàng)建 OUTLOOK 任務(wù)

若要創(chuàng)建 Outlook 任務(wù)，請?jiān)?Outlook 中選擇“導(dǎo)出-名稱-任務(wù)”對話框。

1.查看并修改任務(wù)設(shè)置，例如“開始日期”、“截止日期”和“提醒”。

若要使導(dǎo)出任務(wù)重復(fù)發(fā)生，請單擊“重復(fù)周期”。

2.單擊“保存并關(guān)閉”。

運(yùn)行保存的任務(wù)

1.在 Outlook 導(dǎo)航窗格中單擊“任務(wù)”，然后雙擊要運(yùn)行的任務(wù)。
2.在“任務(wù)”選項(xiàng)卡上的“Microsoft Access”組中，單擊“運(yùn)行導(dǎo)出”。
3.在“從 Microsoft Access 導(dǎo)出數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“確定”。
4.關(guān)閉“導(dǎo)出任務(wù)”對話框。

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Access 值導(dǎo)出到 Word 后如何顯示

如果導(dǎo)出操作并未如您預(yù)期的方式進(jìn)行，下表可以幫助您確定 Access 如何將各種值導(dǎo)出到 Word。

Access 項(xiàng)目

Word 中的導(dǎo)出結(jié)果

字段名稱

從表、窗體和查詢中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)的字段名，將出現(xiàn)在 Word 文檔中表的第一行。導(dǎo)出報(bào)表時，Word 文檔中字段名的放置位置會因報(bào)表布局而異。

多值字段

支持多值的字段會導(dǎo)出為 Word 中的一個單列。各個值由逗號 (,) 分隔。

圖片、對象和附件

圖形元素（徽標(biāo)、OLE 對象字段中的數(shù)據(jù)以及作為源數(shù)據(jù)組成部分的附件）均不會被導(dǎo)出。

圖形

不會導(dǎo)出 Microsoft Graph 對象。

表達(dá)式

表達(dá)式不會導(dǎo)出，只導(dǎo)出表達(dá)式的結(jié)果。

子窗體和子數(shù)據(jù)表

只導(dǎo)出主窗體或主數(shù)據(jù)表，而不會導(dǎo)出子窗體或子數(shù)據(jù)表。必須分別導(dǎo)出每個子窗體和每個子數(shù)據(jù)表。除非導(dǎo)出報(bào)表，否則，將盡可能按 Access 報(bào)表格式復(fù)制數(shù)據(jù)及其布局。

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