將數(shù)據(jù)添加到 Access 數(shù)據(jù)庫
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將數(shù)據(jù)添加到 Access 數(shù)據(jù)庫
Microsoft Access 2010 提供了多種在數(shù)據(jù)庫中輸入數(shù)據(jù)的方式，本文說明何時以及如何使用不同選項。
注釋 本文不包含有關使用 Web 數(shù)據(jù)庫的信息。有關創(chuàng)建 Access Web 數(shù)據(jù)庫的詳細信息，請參閱生成可在 WEB 上共享的數(shù)據(jù)庫一文。
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在表中輸入數(shù)據(jù)
雖然窗體是用于數(shù)據(jù)輸入的最佳對象，特別是在 Access 數(shù)據(jù)庫有多位用戶時，但仍可以直接在表中輸入和編輯數(shù)據(jù)。
用戶可在表中輸入的數(shù)據(jù)類型受以下方面的影響：
| ✍ | 默認情況下，表中的字段設置為接受特定字段數(shù)據(jù)類型 （字段數(shù)據(jù)類型：決定可以存儲哪種數(shù)據(jù)的字段特征。例如，數(shù)據(jù)類型為“文本”的字段可以存儲由文本或數(shù)值字符組成的數(shù)據(jù)，而“數(shù)字”字段只能存儲數(shù)值數(shù)據(jù)。），如文本或數(shù)字。您輸入的數(shù)據(jù)類型必須是該字段設置為接受的數(shù)據(jù)類型，否則 Access 顯示錯誤消息。 |
| ✍ | 如果對字段應用了輸入掩碼 （輸入掩碼：一種格式，由字面顯示字符（如括號、句號和連字符）和掩碼字符（用于指定可以輸入數(shù)據(jù)的位置以及數(shù)據(jù)種類、字符數(shù)量）組成。），則您可能必須輸入特定格式的數(shù)據(jù)。 |
| ✍ | 除了附件和多值列表外，大多數(shù)字段中只能輸入一種數(shù)據(jù)類型。如果您不知道某個字段是否接受附件，請檢查該字段的屬性。字段為多值列表時，Access 在每個列表項目旁邊顯示一個復選框。 |
查看字段屬性設置
| 1. | 在導航窗格中，右鍵單擊表，然后單擊快捷菜單中的“設計視圖”。 |
| 2. | 在“設計”選項卡的“顯示/隱藏”組中單擊“屬性表”以查看字段屬性。 |
屬性 |
在表設計網(wǎng)格中的位置 |
可能的值 |
試圖輸入數(shù)據(jù)時的行為 |
字段大小 |
“常規(guī)”選項卡 |
0-255 |
該字符限制僅適用于設置為文本數(shù)據(jù)類型的字段。如果嘗試輸入的字符數(shù)超過了指定的字符數(shù)，該字段會截去所輸入數(shù)據(jù)的結尾部分。 |
輸入掩碼 |
“常規(guī)”選項卡 |
一組預定義或自定義的文字和占位符字符 |
使用輸入掩碼時，必須以預定義格式輸入數(shù)據(jù)。在表中選擇字段或者在窗體上選擇控件時，將顯示掩碼。例如，假設您單擊了“日期”字段并看到以下一組字符：MMM-DD-YYYY。這就是輸入掩碼。該掩碼強制您以三個字符的縮寫形式輸入月份值（如 OCT），并以四位數(shù)字的形式輸入年份值，如 OCT-15-2009。 注釋 請記住，輸入掩碼控制的只是輸入數(shù)據(jù)的方式，而不是 Access 存儲或顯示數(shù)據(jù)的方式。 |
必填字段 |
“常規(guī)”選項卡 |
是/否 |
如果為某一字段啟用該屬性，則該屬性會強制您在字段中輸入值，且在您完成必需字段之前，Access 不會讓您保存任何新的數(shù)據(jù)。如果為某一字段關閉該屬性，該字段將接受空值，這表示該字段可以保留為空。 注釋 Null 值不同于零值。零 (0) 是數(shù)字，而“Null”是缺少的、未定義的或未知的值。 |
允許零長度 |
“常規(guī)”選項卡 |
是/否 |
如果啟用該屬性，則可以輸入零長度字符串（即不包含字符的字符串）。要創(chuàng)建零長度字符串，可以在字段中輸入一對雙引號 ("")。 |
索引 |
“常規(guī)”選項卡 |
有(有重復)，有(無重復)，無 |
您還可以從多個字段創(chuàng)建索引，此時，一個字段中可以包含重復的值，但兩個字段之間不能包含重復的值。 |
| 1. | 若要在表中輸入數(shù)據(jù)，請在導航窗格中雙擊要使用的表。 |
默認情況下，Access 在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開表。
| 2. | 單擊要使用的字段，然后輸入數(shù)據(jù)。 |
| 3. | 要移動到同一行中的下一個字段，請按 Tab，然后使用向右鍵或向左鍵，或者單擊下一個字段中的單元格。 |
注釋 默認情況下，按 Tab 時，Access 會使用 Windows 區(qū)域設置來確定是向左還是向右移動光標。如果計算機使用從左向右閱讀的語言，則按 Tab 鍵時光標向右移動。如果計算機使用從右向左閱讀的語言，則光標向左移動。
提示 若要移動到列中的下一個字段，請使用向上鍵或向下鍵，或者單擊特定單元格。
使用窗體輸入數(shù)據(jù)
當數(shù)據(jù)庫有多位用戶時，由于可以設計布局以適應用戶的需求和技能，使用窗體可以更加方便、快捷和準確地輸入數(shù)據(jù)。
窗體的設計決定了輸入或編輯數(shù)據(jù)的方式。窗體具有列表、文本框和按鈕等控件，每個控件與不同表中的字段、查詢、宏或其他打開的窗體上的控件相關聯(lián)。控件可用于從表中讀取數(shù)據(jù)或將數(shù)據(jù)寫入基礎表中。
對窗體控件可執(zhí)行的操作取決于以下方面：
| ✍ | 為基礎數(shù)據(jù)源設置的數(shù)據(jù)類型 |
| ✍ | 為字段設置的屬性 |
| ✍ | 為控件設置的屬性 |
下面各部分說明如何使用最常用的數(shù)據(jù)輸入控件。
注釋 如果您對特定數(shù)據(jù)庫有什么問題，請與系統(tǒng)管理員或數(shù)據(jù)庫設計者聯(lián)系。
有關如何在 Access 2010 中創(chuàng)建窗體的詳細信息，請參閱窗體簡介一文。
輸入空值
如果您沒有特定數(shù)據(jù)或如果數(shù)據(jù)不存在，則可以輸入空值。Access 具有兩種類型的空值：Null 值和零長度字符串。Null 值指示未知的值，而零長度字符串指示包含空值的字段。例如，在具有傳真號碼字段的表中，如果您沒有該信息，則可以將字段保留為空，Access 輸入一個 Null 值（如果數(shù)據(jù)庫設計為接受 Null 值）。您也可以在該字段中輸入零長度字符串以指示您知道該字段沒有值。
| 1. | 若要輸入零長度字符串，請在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開表，或在“窗體”視圖中打開窗體。 |
| 2. | 選擇字段，然后鍵入中間沒有空格的兩個雙引號 ("")。 |
| 3. | 將光標移動到其他記錄中以提交更改。默認情況下，不顯示引號。 |
使用列表添加數(shù)據(jù)
作為數(shù)據(jù)庫用戶，您可以根據(jù)列表中可用的值選擇或輸入數(shù)據(jù)。Access 針對數(shù)據(jù)輸入需求提供了多種類型的列表。
在設計控件后，列表框顯示輸入的值。該值可以來自表中或查詢結果的一個或多個字段。
| 1. | 如果列表在窗體中，則在“窗體”視圖中打開窗體，如果列表在表中或在查詢結果集中，則在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開對象。 |
| 2. | 在列表框中向下滾動項目列表，然后選擇所需的項目。 |
| 3. | 要將選中的項目提交給數(shù)據(jù)庫，請將光標移動到其他字段。 |
組合框與列表框類似，不同之處在于組合框具有一個文本框和一個下拉列表。在表中或查詢結果集中創(chuàng)建列表時，Access 默認使用組合框。使用組合框可以在窗體設計時節(jié)省空間。
若要從組合框中選擇項目，請單擊列表旁的下箭頭，然后選擇要添加的數(shù)據(jù)。
支持多個值的列表為多值字段 （多值字段：一個可以存儲多個值的查閱字段。）。在 Access 可以創(chuàng)建多值列表而無需編程，這解決了常見的業(yè)務問題。例如，假設您使用 Access 數(shù)據(jù)庫跟蹤客戶支持問題。如果必須向某個問題分配多名人員，則可以使用多值列表。列表中每個列表項目旁邊有一個復選框，可用于在該列表中選擇多個項目。
若要從復選框列表中選擇項目，請單擊列表旁的向下箭頭，最多可以選擇 100 個復選框，然后單擊“確定”。
編輯列表中的項目
如果數(shù)據(jù)庫設計者或 IT 部門未禁用數(shù)據(jù)庫中的此命令，則您可以編輯窗體、表或查詢結果集中任意類型的列表。但是，如果查閱基于其他數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，則無法使用以下方法編輯列表。
注釋 編輯列表中的項目之前，請先咨詢您的 IT 部門。
| 1. | 打開包含列表的窗體、表或查詢結果集（如果打開的是窗體，請在“窗體”視圖中打開，如果是表或查詢結果集，請在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開）。 |
| 2. | 右鍵單擊列表，然后單擊“編輯列表項目”。 |
將顯示對話框或數(shù)據(jù)輸入窗體。顯示哪個屏幕取決于要編輯的列表的類型。值列表顯示手動輸入的項目集，而查閱列表使用查詢從一個或多個表中檢索數(shù)據(jù)。請執(zhí)行下列操作之一。
| ✍ | 如果要編輯值列表，則使用“編輯列表項目”對話框來編輯列表數(shù)據(jù)，完成后單擊“確定”。 |
確定查閱字段
查閱字段呈現(xiàn)數(shù)據(jù)選項列表。值位于查閱字段的“行來源”屬性中。Access 中有兩種類型的查閱列表，分別為包含一組預定義值的值列表和使用查詢從其他表檢索值的查閱列表。
由于查閱字段使用查詢從數(shù)據(jù)庫中的一個或多個表檢索值，默認情況下，查閱字段在列表中呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。根據(jù)數(shù)據(jù)庫設計者設置查閱字段的方式，您可以從查閱列表中選擇一個或多個項目。
確定查閱字段的類型（是值列表還是查閱列表）。如果是查閱列表，應確定為查閱字段提供數(shù)據(jù)的源表，然后在值列表中添加或編輯項目。
| 1. | 右鍵單擊以選擇表并單擊快捷菜單上的“設計視圖”。 |
| 2. | 在設計網(wǎng)格下半部分中，單擊“查閱”選項卡。 |
| 3. | 查看“行來源類型”和“行來源”屬性。 |
“行來源類型”屬性必須為“值列表”或“表/查詢”。“行來源”屬性必須包含值列表或查詢。
查看查閱屬性設置
| 1. | 在導航窗格中，右鍵單擊表，然后單擊快捷菜單中的“設計視圖”。 |
| 2. | 在“設計”選項卡的“顯示/隱藏”組中單擊“屬性表”以查看字段屬性。 |
屬性 |
在表設計網(wǎng)格中的位置 |
可能的值 |
試圖輸入數(shù)據(jù)時的行為 |
限于列表 |
“查閱”選項卡 |
是/否 |
允許或禁止向字段中添加列表中不存在的值。如果將該屬性設置為“是”，則必須選擇其中一個值。如果設置為“否”，則可以輸入未列出的值。 |
允許編輯值列表 |
“查閱”選項卡 |
是/否 |
為值列表（而不是查閱字段）啟用或禁用“編輯列表項目”命令。若要為查閱字段啟用該命令，請在“列表項目編輯窗體”屬性中輸入有效的窗體名稱。Access 允許您選擇任何窗體，但除非該窗體設計為允許編輯，否則您將無法編輯列表值。在右鍵單擊列表框或組合框控件所打開的快捷菜單上，將顯示“允許編輯值列表”命令。運行此命令時，將顯示“編輯列表項目”對話框?；蛘?，如果在“列表項目編輯窗體”屬性中指定了窗體的名稱，則 Access 會啟動該窗體，而不會顯示該對話框。 注釋 可以從位于窗體的列表框和組合框控件或位于表和查詢結果集的組合框控件中運行“編輯列表項目”命令。窗體必須在設計視圖或“瀏覽”視圖中打開；查詢結果集必須在數(shù)據(jù)表視圖中打開。 |
列表項目編輯窗體 |
“查閱”選項卡 |
數(shù)據(jù)輸入窗體的名稱 |
如果將數(shù)據(jù)輸入窗體的名稱作為值輸入此表屬性，則當用戶運行“編輯列表項目”命令時將打開該窗體。否則，在用戶運行該命令時，會打開“編輯列表項目”對話框。 |
編輯查閱字段
默認情況下，Access 在下拉列表中顯示查閱數(shù)據(jù)。但您可以指定列表框控件以顯示數(shù)據(jù)。兩者之間的區(qū)別為，下拉列表打開以顯示列表，并在用戶進行選擇后便關閉，而列表框則保持打開狀態(tài)。
若要編輯查閱字段，您可以運行“編輯列表項目”命令，或者在“行來源”屬性中或從源表直接編輯數(shù)據(jù)。
| ✍ | 若要在源表中添加或編輯數(shù)據(jù)，請打開查閱列表的源表并編輯該表中的數(shù)據(jù)。 |
可以直接在表、窗體和報表中使用查閱字段。默認情況下，查閱字段中的值顯示在一種稱為“組合框”的列表控件中，該控件是一個具有下拉箭頭的列表： 
。根據(jù)數(shù)據(jù)庫設計者設置查閱字段和組合框的方式，可以編輯列表中的項目以及向列表中添加項目。為此，數(shù)據(jù)庫設計者必須為查閱字段設置屬性（屬性稱為“限于列表”，設計者必須打開該屬性）。
創(chuàng)建查閱字段時，您還可以將其設置為支持多個值。如果這么做，結果列表會在每個列表項目旁顯示一個復選框，您可以根據(jù)需要選中或清除項目。
輸入數(shù)據(jù)時節(jié)省時間的方法
Access 提供了多種方式來加快數(shù)據(jù)輸入過程。以下各節(jié)中的步驟介紹如何在窗體中為字段和列表設置默認值，以及在對數(shù)據(jù)進行排序時如何使用鍵盤快捷方式以重復使用值。
為字段或控件設置默認值
如果有多個記錄的給定字段（如城市或國家/地區(qū)）使用相同的值，則可以為綁定到該字段的控件設置一個默認值，以節(jié)省時間。設置默認值后，在打開窗體或創(chuàng)建新記錄時，默認值將默認顯示在該控件中。
為控件設置默認值
| 1. | 在設計視圖中打開窗體。 |
| 2. | 右鍵單擊要使用的控件，然后單擊“屬性”。 |
| 3. | 在“數(shù)據(jù)”選項卡上，將“默認值”屬性設置為所需的值。 |
| 4. | 重復步驟 1-3，設置新的默認值。 |
指定不同的值
| 1. | 對于文本框中的值，可以輸入新的數(shù)據(jù)?？梢噪S時覆蓋默認值。 |
–或–
對于列表中的值，可以從列表中選擇新的值。
排序時重復使用值
在記錄之間移動時，可能必須使用相同的值對每條記錄進行排序。此時，可以使用鍵盤快捷方式來重復該排序值，以節(jié)省時間。例如，假設要按產(chǎn)品類型對訂單列表進行排序。在第一條記錄中，鍵入軟飲料對客戶購買軟飲料的訂單進行排序。移動到下一條記錄時，可以復制并重復使用該排序值。
注釋 以下步驟假設您已在窗體視圖中打開窗體。
| 1. | 移動到要重復使用上一個記錄中相應字段的值的字段。 |
| 2. | 按 Ctrl+'（撇號）。 |
記住設置適當?shù)臄?shù)據(jù)類型
設計數(shù)據(jù)庫時，如果數(shù)據(jù)類型不是文本，則必須為每個字段選擇適當?shù)臄?shù)據(jù)類型設置。下表提供了有關 Access 數(shù)據(jù)類型的信息以及每種數(shù)據(jù)類型設置對數(shù)據(jù)輸入有何影響。
數(shù)據(jù)類型 |
對數(shù)據(jù)輸入的影響 |
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文本 |
“文本”字段可以接受文本或數(shù)字字符，包括分隔項目列表。與“備注”字段相比，“文本”字段所接受的字符數(shù)較少，范圍在 0 到 255 之間。在某些情況下，可以使用轉換函數(shù)對“文本”字段中的數(shù)據(jù)執(zhí)行計算。 |
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備注 |
在這種類型的字段中可以輸入大量文本和數(shù)字數(shù)據(jù)。此外，如果數(shù)據(jù)庫設計者將字段設置為支持 RTF 格式，則可以應用字處理程序（如 Word）中常用的格式類型。例如，可以對文本中的特定字符應用不同的字體和字號、將它們加粗或傾斜，等等。還可以向數(shù)據(jù)添加超文本標記語言 (HTML) 標記。 此外，“備注”字段具有名為“僅追加”的新屬性。啟用該屬性后，Access 會在該字段中跟蹤早期版本的數(shù)據(jù)?？梢酝ㄟ^右鍵單擊并從上下文菜單中選擇“顯示列歷史記錄”來查看字段的歷史記錄。此功能主要用于問題跟蹤數(shù)據(jù)庫等應用程序中，在這些數(shù)據(jù)庫中您可能需要保留永久記錄。將光標放在啟用“僅追加”屬性的“備注”字段中時，默認情況下，該字段中的文本會消失。不能對文本應用任何格式或其他更改。 “備注”字段類似于文本字段，您還可以對其中的數(shù)據(jù)運行轉換函數(shù)。 |
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數(shù)字 |
在此類型字段中只能輸入數(shù)字，而且可以對“數(shù)字”字段中的值執(zhí)行計算。 |
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日期/時間 |
在此類型字段中只能輸入日期和時間。根據(jù)數(shù)據(jù)庫設計者對字段的設置方式的不同，您可能會遇到以下情況：
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貨幣 |
在此類型字段中只能輸入貨幣值。此外，無需手動輸入貨幣符號。默認情況下，Access 會應用在 Windows 區(qū)域設置中指定的貨幣符號（￥、￡、$ 等）。 |
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自動編號 |
任何時候都無法在此類型字段中輸入或更改數(shù)據(jù)。只要向表添加了新記錄，Access 就會遞增“自動編號”字段中的值。 |
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是/否 |
在單擊設置為該數(shù)據(jù)類型的字段時，根據(jù)您設置字段格式的方法，Access 會顯示一個復選框或一個下拉列表。如果將字段格式設置為顯示一個列表，則同樣根據(jù)應用于字段的格式，可以從該列表中選擇“是”/“否”、“真”/“假”或“開”/“關”。不能在該列表中輸入值，也不能直接從窗體或表中更改該列表中的值。 |
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OLE 對象 |
如果要顯示用其他程序創(chuàng)建的文件中的數(shù)據(jù)，可以使用此字段類型。例如，可以在“OLE 對象”字段中顯示文本文件、Excel 圖表或 PowerPoint 幻燈片。 注釋 附件為查看其他程序中的數(shù)據(jù)提供了一種更加方便快捷和靈活的方法。有關詳細信息，請參閱本表后面的“附件”部分。 |
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超鏈接 |
在此類型字段中可以輸入任何數(shù)據(jù)，Access 會向您的文本中添加 http://。如果輸入一個有效的 Web 地址，則鏈接將有效。否則，鏈接會導致錯誤消息。而且，編輯現(xiàn)有超鏈接會非常困難，因為用鼠標單擊超鏈接字段會啟動瀏覽器并轉到鏈接中指定的網(wǎng)站。若要編輯超鏈接字段，可以選擇相鄰的字段，用 Tab 或箭頭鍵將焦點移動到超鏈接字段，然后按 F2 啟用編輯，或右鍵單擊該字段，指向“超鏈接”，然后單擊“編輯超鏈接”。 |
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附件 |
可以將其他程序中的數(shù)據(jù)附加到該類型字段，但不能鍵入或以其他方式輸入文本或數(shù)字數(shù)據(jù)。 |
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查閱向導 |
查閱向導不是數(shù)據(jù)類型。您可以使用該向導創(chuàng)建兩種類型的下拉列表：值列表和查閱字段。值列表使用在查閱向導中手動輸入的分隔項目列表。這些值可以與數(shù)據(jù)庫中的其他任何數(shù)據(jù)或對象無關。 |