時(shí)間：2009-08-28 08:47 來源：www.office-faq.cn 作者：佚名 閱讀：次

假設(shè)已有如表一的“車隊(duì)運(yùn)輸”表，有“司機(jī)、貨物類別、毛重、皮重”字段。我們將以它為原始數(shù)據(jù)，通過查詢對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和統(tǒng)計(jì)。 表一　原始的車隊(duì)運(yùn)輸表

　　司機(jī)

　　貨物類別

　　毛重

　　皮重

　　李大方

　　其他

　　75.00

　　25.00

　　趙美麗

　　其他

　　75.00

　　25.00

　　張可愛

　　其他

　　150.00

　　50.00

　　趙美麗

　　精粉

　　19.70

　　5.40

　　張可愛

　　精粉

　　20.70

　　5.40

　　張可愛

　　精粉

　　20.60

　　5.40

　　張可愛

　　礦石

　　19.60

　　5.40

　　張可愛

　　精粉

　　20.60

　　5.40

　　張可愛

　　精粉

　　21.10

　　5.40

　　張可愛

　　礦石

　　21.20

　　5.40

　　李大方

　　精粉

　　17.40

　　5.40

　　趙美麗

　　廢石

　　120.00

　　40.00

　　趙美麗

　　其他

　　15.00

　　5.00

　　李大方

　　廢石

　　105.00

　　35.00

　　張可愛

　　廢石

　　105.00

　　35.00

　　趙美麗

　　廢石

　　105.00

　　35.00

　　1. 用選擇查詢建立計(jì)算字段

　　建一個(gè)選擇查詢，添加“車隊(duì)運(yùn)輸”表，將其所有字段拖拽到設(shè)計(jì)網(wǎng)格中。如圖一所示，只要在空白列中填寫“凈重：毛重-皮重”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為“毛重”和“皮重”加上“[ 　]”，表示它們是字段。把這個(gè)查詢保存為“車隊(duì)運(yùn)輸查詢”。

　　下面的表格就是剛制作的車隊(duì)運(yùn)輸查詢，凈重是自動(dòng)計(jì)算的：

車隊(duì)運(yùn)輸查詢
　　司機(jī)

　　貨物類別

　　毛重

　　皮重

　　凈重

　　李大方

　　其他

　　75.00

　　25.00

　　50.00

　　李大方

　　其他

　　135.00

　　45.00

　　90.00

　　趙美麗

　　其他

　　75.00

　　25.00

　　50.00

　　張可愛

　　其他

　　150.00

　　50.00

　　100.00

　　趙美麗

　　精粉

　　19.70

　　5.40

　　14.30

　　張可愛

　　精粉

　　20.70

　　5.40

　　15.30

　　張可愛

　　精粉

　　20.60

　　5.40

　　15.20

　　張可愛

　　礦石

　　19.60

　　5.40

　　14.20

　　張可愛

　　精粉

　　20.60

　　5.40

　　15.20

　　張可愛

　　精粉

　　21.10

　　5.40

　　15.70

　　張可愛

　　礦石

　　21.20

　　5.40

　　15.80

　　李大方

　　精粉

　　17.40

　　5.40

　　12.00

　　趙美麗

　　廢石

　　120.00

　　40.00

　　80.00

　　趙美麗

　　其他

　　15.00

　　5.00

　　10.00

　　李大方

　　廢石

　　105.00

　　35.00

　　70.00

　　張可愛

　　廢石

　　105.00

　　35.00

　　70.00

　　趙美麗

　　廢石

　　105.00

　　35.00

　　70.00

　　2.用選擇查詢進(jìn)行分組數(shù)據(jù)的計(jì)算

　　建立一個(gè)選擇查詢，添加“車隊(duì)運(yùn)輸查詢”，將其中的“司機(jī)、貨物類別、凈重”字段拖拽到設(shè)計(jì)網(wǎng)格。

　　單擊工具欄的“總計(jì)”按鈕，則設(shè)計(jì)網(wǎng)格中增加了總計(jì)行，再如圖把司機(jī)和貨物類別列的總計(jì)設(shè)置成“Group By”（保持不變即可），凈重列的總計(jì)設(shè)置成“Sum”，意思就是根據(jù)司機(jī)和貨物類別字段分組對(duì)凈重進(jìn)行總和的計(jì)算。

　　生成的查詢效果如下表所示：

　　按司機(jī)和貨物類別分組的查詢

　　司機(jī)

　　貨物類別

　　運(yùn)輸總量

　　李大方

　　廢石

　　170.00

　　李大方

　　精粉

　　1715.40

　　李大方

　　礦石

　　13.50

　　李大方

　　其他

　　310.00

　　王瀟灑

　　廢石

　　18.50

　　王瀟灑

　　精粉

　　922.30

　　王瀟灑

　　礦石

　　15.90

　　王瀟灑

　　其他

　　21.30

　　張可愛

　　廢石

　　310.00

　　張可愛

　　精粉

　　1601.90

　　張可愛

　　礦石

　　94.20

　　張可愛

　　其他

　　340.00

　　趙美麗

　　廢石

　　790.00

　　趙美麗

　　精粉

　　1537.40

　　趙美麗

　　礦石

　　21.60

　　趙美麗

　　其他

　　420.00

　　3.用交叉表查詢體現(xiàn)一組數(shù)據(jù)的對(duì)比

　　新建查詢，選擇“交叉表查詢向?qū)А�，接著選擇“車隊(duì)運(yùn)輸查詢”，出現(xiàn)上面的對(duì)話框，從可用字段中選擇“司機(jī)”字段作為行標(biāo)題。單擊下一步。

　　接著從字段中選擇“貨物類別”作為列標(biāo)題。單擊下一步。

　　選擇“凈重”字段，函數(shù)選擇“求和”，最后為這個(gè)交叉表查詢起一個(gè)名字，向?qū)ЫY(jié)束。

　　上圖是剛生成的查詢的設(shè)計(jì)視圖。

　　下表是交叉表的查詢結(jié)果，清晰地對(duì)比了每個(gè)司機(jī)運(yùn)輸各種貨物的數(shù)量。

　　車隊(duì)運(yùn)輸查詢——交叉表

　　司機(jī)

　　廢石

　　精粉

　　礦石

　　其他

　　總計(jì)

　　李大方

　　170.00

　　1715.40

　　13.50

　　310.00

　　2208.90

　　王瀟灑

　　18.50

　　922.30

　　15.90

　　21.30

　　978.00

　　張可愛

　　310.00

　　1601.90

　　94.20

　　340.00

　　2346.10

　　趙美麗

　　790.00

　　1537.40

　　21.60

　　420.00

　　2769.00

　　4.在查詢中執(zhí)行計(jì)算的注意事項(xiàng)

　　如果要在字段中顯示計(jì)算的結(jié)果，可以使用 Microsoft access 所提供的預(yù)定義計(jì)算或自定義的計(jì)算。使用所謂“總計(jì)”的預(yù)定義計(jì)算，可計(jì)算出記錄組或全部 記錄的下列量值：總和(Sum)、平均值(Avg)、數(shù)量(Count)、最小值(Min)、最大值(Max)、 標(biāo)準(zhǔn)偏差(StDev)或方差(Var)�？梢詫�(duì)每個(gè)字段選擇要進(jìn)行的總計(jì)計(jì)算。

　　合計(jì)函數(shù) Count 在計(jì)算時(shí)不能包括有空值 (Null) 的記錄。例如，Count 函數(shù)返回所有 無 Null 值記錄的數(shù)量。有一種方法可以對(duì) Null 值進(jìn)行計(jì)數(shù)，另外也可以將 Null 值轉(zhuǎn)換為零以便進(jìn)行計(jì)算。如果要查找包含 Null 值的記錄總數(shù)，請(qǐng)?jiān)?Count 中使用用 星號(hào) (＊) 通配符。

　　在字段中顯示計(jì)算結(jié)果時(shí)，結(jié)果實(shí)際并不存儲(chǔ)在基準(zhǔn)窗體中。相反，Microsoft access 在每次執(zhí)行查詢時(shí)都將重新進(jìn)行計(jì)算，以使計(jì)算結(jié)果永遠(yuǎn)都以數(shù)據(jù)庫中最新的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。因此， 不能人工更新計(jì)算結(jié)果。

在總計(jì)列中的其他值的含義：Group By定義要執(zhí)行計(jì)算的組，將記錄與指定字段中的相等值組合成單一記錄。Expression創(chuàng)建表達(dá)式中包含合計(jì)函數(shù)的計(jì)算字段。通常在表達(dá)式中使用多個(gè)函數(shù)時(shí)，將創(chuàng)建計(jì)算字段。Where指定不用于分組的字段準(zhǔn)則。如果選定這個(gè)字段選項(xiàng)，Microsoft access 將清除“顯示”復(fù)選框，隱藏查詢結(jié)果中的這個(gè)字段。First指定第一個(gè)記錄。Last指定最后一個(gè)記錄。
信息來源：http://www.office-faq.cn/office/5/office7941.htm

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