Office Groove學(xué)習(xí)使用教程

     Groove的工作原理就是基于P2P來實(shí)現(xiàn)協(xié)作，其方法就是在項(xiàng)目?jī)?nèi)各個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的計(jì)算機(jī)上創(chuàng)建一個(gè)完全同步的區(qū)域，在這個(gè)區(qū)域內(nèi)所有的討論、文件、事件、表格、日歷將完全自動(dòng)與項(xiàng)目其他成員同步，而且還提供了仿似即時(shí)通訊的功能，Groove還可擴(kuò)展提供到后臺(tái)sps的鏈接，適應(yīng)性極強(qiáng)。

     近年來P2P技術(shù)已經(jīng)改變了整個(gè)網(wǎng)絡(luò)世界，P2P的下載（BT、emule）、視頻、音樂，已經(jīng)布滿了整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)。而Groove則就是一個(gè)P2P的辦公協(xié)作系統(tǒng)，在一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)里面，每個(gè)人只要在自己的計(jì)算機(jī)安裝好Groove，就可以互相找到對(duì)方，創(chuàng)建項(xiàng)目空間，邀請(qǐng)相關(guān)的人進(jìn)入，然后在一個(gè)實(shí)時(shí)同步的空間里面共享文件、發(fā)表討論、張貼問題并且回復(fù)，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目成員更新了文件或者張貼討論，都會(huì)立即以增量更新傳遞到其他項(xiàng)目成員的Groove里面，其他成員就會(huì)收到提示，提醒該項(xiàng)目的內(nèi)容已經(jīng)更新，而且項(xiàng)目成員之間還可以即時(shí)進(jìn)行通訊，包括公開頻道、一對(duì)一、一對(duì)多的通訊。就像bt越多人下載速度越快一樣，越多人用groove，發(fā)揮的作用就會(huì)越大。

Groove有以下基本功能：
    （a）文件共享，任何項(xiàng)目成員拖放入該欄目的文件都會(huì)自動(dòng)在各個(gè)成員之間同步和更新，并實(shí)時(shí)通知更改，不需要再反復(fù)通過email傳遞給多個(gè)成員。
    （b）討論板，就像普通bbs一樣發(fā)帖、回帖，有新帖子會(huì)自動(dòng)通知到各個(gè)成員。
    （c）日歷表，在這里可以規(guī)劃項(xiàng)目里程碑、項(xiàng)目日程計(jì)劃，標(biāo)記已完成的進(jìn)度，等等。
    （d）筆記，成員可以編寫工作筆記和心得，類似于Word的功能，實(shí)時(shí)共享。
    （e）問題跟蹤，項(xiàng)目遇到的問題可以貼在這里，由不同成員負(fù)責(zé)跟蹤，并對(duì)各個(gè)問題回復(fù)進(jìn)展報(bào)告、解決的情況。

    除了以上基本功能之外，Groove還可以鏈接到SharePoint、InfoPath，提供日后擴(kuò)展的接口。

讓我們來看一下P2P的辦公協(xié)作方式，跟傳統(tǒng)的B/S服務(wù)器方式相比有什么優(yōu)勢(shì)：

     （A）項(xiàng)目資料確保100％可用。

     服務(wù)器并不是完全沒有故障的，服務(wù)器有可能會(huì)因?yàn)橛布�損壞、硬件更換、系統(tǒng)補(bǔ)丁等等情況而不得不暫停服務(wù)一定時(shí)間，在這段時(shí)間內(nèi)，集中存儲(chǔ)在服務(wù)器的項(xiàng)目資料將暫時(shí)無法打開，對(duì)項(xiàng)目工作產(chǎn)生一定影響。但是P2P的協(xié)作方式，所有資料同步存儲(chǔ)在所有項(xiàng)目成員的硬盤上，即使某個(gè)成員的硬盤損壞，也不需要花錢修復(fù)數(shù)據(jù)，只要在新硬盤裝好系統(tǒng)，安裝groove，一杯茶之后，所有資料就從其他項(xiàng)目成員那里同步回來了。

     （B）即使離線，仍然可以使用項(xiàng)目資料。

     傳統(tǒng)的B/S方式，所有資料存儲(chǔ)在服務(wù)器上面，要瀏覽項(xiàng)目情況和文件，就必須登錄服務(wù)器，這在用手提外出工作、而且無法上網(wǎng)的情況下要使用項(xiàng)目資料就極不方便，而P2P的方式將資料存儲(chǔ)在每一個(gè)項(xiàng)目成員的電腦內(nèi)，對(duì)于筆記本用戶則非常方便，任何時(shí)候項(xiàng)目的資料都是被同步到本地硬盤上面的，不管是開會(huì)、出差、外出，都可以隨時(shí)在計(jì)算機(jī)本地打開項(xiàng)目資料，而不需要依賴服務(wù)器。

      例如：公司主管白天工作忙碌，沒有時(shí)間看項(xiàng)目資料，那他可以把筆記本帶回家，打開就可以看到這一日所同步過來的的項(xiàng)目進(jìn)展情況，有問題可以立即在離線情況下提出或者進(jìn)行修改，第二天上班，所有的修改又會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)同步給所有其它成員看到。

     （C）立即收到通知并打開。

     在使用Sharepoint的情況下，訂閱更新只能通過郵件或者RSS，雖然方便，但是缺乏明確的分類，而且要看詳細(xì)的內(nèi)容還必須登錄服務(wù)器，而在使用Groove的情況下，所有的更新都實(shí)時(shí)更新到本地，使用者可以對(duì)所關(guān)心的某個(gè)內(nèi)容、某個(gè)文件進(jìn)行較高的通知等級(jí)，更快地獲取更新信息，而且由于文件內(nèi)容是在本地的，所以幾乎能夠即時(shí)地打開而無需等待。

    Groove的伸縮性極強(qiáng)，從小至三、四人的小公司到大型的國(guó)際公司，都可以使用Groove。

    在許多只有三四人的小型公司，既沒有互聯(lián)網(wǎng)接入，也沒有購置服務(wù)器，更不可能去建立SharePoint系統(tǒng)，他們只有一個(gè)集線器組成的局域網(wǎng)，這種情況下，他們最佳的選擇就是Groove，只要各人安裝Groove，就立即擁有了文件共享、討論、日歷、即時(shí)通訊等各種辦公協(xié)作所必須的功能。

    而在大型的國(guó)際公司，經(jīng)常往返世界各地的員工可以使用Groove離線進(jìn)行工作，任何時(shí)候只要接上網(wǎng)絡(luò)，Groove就自動(dòng)通過互聯(lián)網(wǎng)跟總公司和其他成員的資料同步，實(shí)時(shí)看到進(jìn)展情況，交換資料。Groove還可以作為企業(yè)中心服務(wù)器的前臺(tái)客戶端。十分適合移動(dòng)用戶。
   
    在安全性方面，Groove內(nèi)所有資料的傳輸和存儲(chǔ)都是192位加密的。

    說了這么多，現(xiàn)在來手把手教大家開始使用Groove：

1、首先執(zhí)行Groove，第一次運(yùn)行時(shí)進(jìn)行初始化，會(huì)稍慢一點(diǎn)

2、創(chuàng)建一個(gè)新賬號(hào)。

3、選擇最下面的“我沒有code”。

4、填入賬號(hào)、Email資料、密碼，賬號(hào)不用擔(dān)心會(huì)重復(fù)，Groove會(huì)自動(dòng)在本地創(chuàng)建一個(gè)隨機(jī)的用戶ID，而不需要到Groove服務(wù)器，所以即使在沒有互聯(lián)網(wǎng)接入的局域網(wǎng)，Groove也可以運(yùn)行使用

5、等待創(chuàng)建賬號(hào)

6、選擇是否將賬號(hào)張貼在互聯(lián)網(wǎng)上，讓其他人搜索到你。

7、然后我們就進(jìn)入了Groove面板，這個(gè)面板可以用QQ去理解，右邊Contacts就相當(dāng)于好友，左邊Workspaces就相當(dāng)于群，可以看到我已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)群“Office空間”

8、雙擊打開一個(gè)空間，可以看到群里面有文件共享。

9、還有討論組

10、以及日歷

11、還有更多的同步工具（tools），這幅圖右邊還可以看到有一個(gè)chat，就相當(dāng)群內(nèi)聊天工具。

    Plus：Groove的使用跟BT、Emule類似，需要一個(gè)固定的2492端口作為P2P之間的直連，所以如果在互聯(lián)網(wǎng)上使用Groove，最好設(shè)置2492為直接映射端口，否則所有數(shù)據(jù)會(huì)回到微軟的服務(wù)器做中轉(zhuǎn)，同步就變得很慢了。在局域網(wǎng)內(nèi)則沒有此問題。