office應(yīng)用技巧 用Excel給學(xué)生編班三部曲

    第一曲：按要求排序
    把學(xué)生編到各班的一般思路是，走讀生和住校生搭配要相對均勻，學(xué)習(xí)成績優(yōu)劣搭配也要相對均勻(當(dāng)然不是絕對均勻)，這就需要按類別排序。

    激活數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任意單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，在“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇“住校與否”，排列方式為默認(rèn)；“次要關(guān)鍵字”選擇“總分”，排列方式選擇“降序”；“第三關(guān)鍵字”選擇“數(shù)學(xué)”，排列方式也選“降序”，目的是將總分相同的學(xué)生按數(shù)學(xué)成績排列；選定“有標(biāo)題行”(請見圖2)；單擊[確定]按鈕，便排列出符合要求的順序。

    對于排定的這個順序，需要在“排序號”一欄填寫序列號，以便日后查對。當(dāng)參加編班學(xué)生很多的時候，較為順手地操作方法是：在“排序號”一列的第一條記錄位置G2處輸入“1”，選定這個單元格，執(zhí)行“編輯→填充→序列”命令，打開“序列”對話框，在其中的“序列產(chǎn)生在”項(xiàng)選中“列”；“類型”一項(xiàng)，選中“等差序列”；“步長值”為默認(rèn)值“1”，“終止值”輸入學(xué)生總數(shù)“154”(請見圖3)，單擊[確定]按鈕。

    如果不想輸入“終止值”，可以在打開對話框前，先利用Shift鍵和垂直滾動條選定這一列單元格中的“1”到最后一條記錄之間的數(shù)據(jù)區(qū)域，再打開“序列”對話框，勾選“預(yù)測趨勢”框后，單擊[確定]按鈕。

    第二曲：按班數(shù)編組
    一個年級打算分多少個班，就可以給學(xué)生編多少個組，組號分別記為A、B、C……，具體操作如下：

    1. 準(zhǔn)備工作：執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，選擇“自定義序列”選項(xiàng)卡，選定左窗口“自定義序列”中的“新序列”一項(xiàng)，在右窗口“輸入序列”中輸入定義的組號。把每組組號輸入完畢后，再逆序輸入一次，例如：當(dāng)把學(xué)生分成三個班時，就要編三個組，輸入：A、B、C、C、B、A，每個組名獨(dú)成一列(請見圖4)，然后依次單擊[添加]按鈕和[確定]按鈕。

    2. 編組序號：在表頭下的單元格H2處輸入最后一個組號(請不要從A開始，為什么？您不妨一試)，選定這一列從H2到最后一條記錄的區(qū)域，打開“序列”對話框，在其中的“序列產(chǎn)生在”一項(xiàng)，仍舊選中“列”，“類型”選中“自動填充”，單擊[確定]按鈕。

    3. 激活“編組號”列的任意單元格，單擊工具欄上的“升序排序”，把同一組學(xué)生的信息整理到同一個數(shù)據(jù)區(qū)域中，以便按組打印輸出。 　

    第三曲：將組換為班
    打印輸出編組方案，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和班主任審核微調(diào)，因?yàn)椴还茉趺凑{(diào)，也調(diào)不出絕對的均衡，所以就用老祖宗留下的“抓鬮兒秘方”，確定組與班之間的對應(yīng)關(guān)系，再回來用Excel操作，在“編班號”列粘貼“編組號”列的記錄，選定這一列，執(zhí)行“編輯→替換”命令，打開“替換”選項(xiàng)卡，在“查找內(nèi)容”欄中填寫一個組號，在“替換為”欄填寫與之對應(yīng)的班號，單擊[全部替換]按鈕(請見圖5)，重復(fù)執(zhí)行這一操作，把所有的組號都替換為班號，就完成了學(xué)生編班的任務(wù)。