Word小技巧---應(yīng)用決定價(jià)值

1. 按住Alt鍵(或同時(shí)按住鼠標(biāo)上的兩個(gè)按鈕)再拖動(dòng)左右(上下)邊距，可精確調(diào)整其值(在標(biāo)尺上會(huì)顯示具體值)。
2. 按住Alt再進(jìn)行相應(yīng)操作，還可以精確調(diào)整圖形、藝術(shù)字等“對(duì)象”的形狀、大小和在文檔中的位置等。
3. 按住Alt后單擊任意單元格可快速選定單元格所在列。按Alt鍵后雙擊表格中任意位置，可快速選定整個(gè)表格。
4. 按住Alt后拖動(dòng)鼠標(biāo)可以按列選定文本。
5. 按住Alt拖動(dòng)菜單命令或工具欄上的圖標(biāo)可刪除或移動(dòng)該項(xiàng)到其他位置(同時(shí)還按住Ctrl則復(fù)制)。

2、雙擊、右擊的妙用

雙擊大多數(shù)對(duì)象，將彈出相應(yīng)的設(shè)置對(duì)話框，可以快速設(shè)置有關(guān)項(xiàng)目；選定對(duì)象(或?qū)⒐鈽?biāo)置于特定位置)后右擊，彈出的快速菜單常會(huì)出現(xiàn)工具欄和主菜單中沒有的選項(xiàng)。

1. 雙擊橫標(biāo)尺上的空白灰色區(qū)域或豎標(biāo)尺上任意位置，會(huì)彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框。
2. 雙擊標(biāo)尺上欄間距區(qū)域，會(huì)彈出“分欄”對(duì)話框。
3. 雙擊標(biāo)尺上任何一個(gè)制表位，會(huì)彈出“制表位”對(duì)話框。
4. 雙擊工具欄兩側(cè)空白處會(huì)彈出“自定義”對(duì)話框。如雙擊上下邊線則工具欄會(huì)變?yōu)楦��?dòng)工具欄。打開“自定義”對(duì)話框后右擊菜單命令或工具按鈕可修改它的樣式。
5. 選定要復(fù)制的格式，再雙擊格式刷，可將選定格式多次復(fù)制到其他位置。
6. 快速拆分窗口：將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到垂直滾動(dòng)條頂端上的拆分條上，變成雙向箭頭后雙擊或拖動(dòng)可拆分窗口。

7. 狀態(tài)欄中的雙擊：雙擊狀態(tài)欄的前兩個(gè)框中任意位置可快速打開“查找和替換”對(duì)話框。雙擊“錄制”則彈出“錄制宏”對(duì)話框，雙擊“修訂”、“擴(kuò)展”、“改寫”、書形圖標(biāo)則分別進(jìn)入修訂文檔、擴(kuò)展選定、改寫、進(jìn)行拼寫與語(yǔ)法狀態(tài)。
8. 在“文件”的“打開”對(duì)話框中，選定文件名后右擊，選擇“打印”可不打開文件而快速打印Word文檔。
9. 選定多邊形后右擊，選擇彈出菜單中的“編輯頂點(diǎn)”，按Ctrl不放，單擊連線可增加頂點(diǎn)，單擊頂點(diǎn)則刪除該頂點(diǎn)。

鼠標(biāo)指針移到連線或頂點(diǎn)上右擊還會(huì)出現(xiàn)許多選項(xiàng)。

3、關(guān)于段落、排版

1. 無(wú)法調(diào)整行間距，字間距：檢查“頁(yè)面設(shè)置”中的“字符數(shù)/行數(shù)”選項(xiàng)，設(shè)置為“使用默認(rèn)字符數(shù)”，在“段落”對(duì)話框中就可調(diào)整行間距。
2. 設(shè)置特大字體：字體列表中的最大字體只有72磅。單擊字體按鈕后再鍵入你想要的磅數(shù)(最大為1638磅)，再按回車，可得到更大的字體。
3. “三色一無(wú)”的妙用：正文或圖形等對(duì)象如果設(shè)為“白色”、“無(wú)線條色”、“無(wú)填充色”或“無(wú)邊框”往往有特殊的作用：代替空格、隱藏、輔助排版(分欄、添加文字等)。
4. 格式刷的妙用：碰沒碰過(guò)怎么也無(wú)法改變一些文字格式(或者改不成和其他內(nèi)容相同的格式)的現(xiàn)象？用格式刷試試，往往奏效。
5. 查看字體、段落格式：按下Shift+F1組合鍵后，單擊段落中任意文本，可查看該文本正在使用的字體、段落格式。
6. 撤消“自動(dòng)更正”等自動(dòng)功能：用“撤消”(Ctrl+z)來(lái)即時(shí)撤消由“自動(dòng)更正”等產(chǎn)生的意外結(jié)果(撤消自動(dòng)功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。
7. 快速替換Normail.dot模板：在“另存為”對(duì)話框的文件列表中找到文件~$Normao.dot(前綴為“~$”的臨時(shí)文件)，將已打開編輯好的模板保存為該文件，重新啟動(dòng)Word即可。用此法也可替換其他正在使用的文件。
8. 無(wú)法調(diào)整“頁(yè)面設(shè)置”中的項(xiàng)目：在更改紙張大小、方向時(shí)有時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤提示而無(wú)法修改的現(xiàn)象，這多半是因?yàn)橛行┒温涞臋趯捥�窄或左右邊距太小造成的。打開“分欄”對(duì)話框后復(fù)選“欄寬相等”再進(jìn)行其他設(shè)置即可。
9. 段落邊框：選定多個(gè)段落后才能設(shè)置內(nèi)部邊框；可以拖動(dòng)縮進(jìn)標(biāo)記調(diào)整外部邊框的大小，還可以直接拖動(dòng)邊框線修改外部邊框的位置。

4、關(guān)于快捷鍵、菜單、工具欄

1. 在主菜單上添加命令或工具按鈕：使用800×600像素以上的分辨率，主菜單右邊有很多空位置，把最常用的命令或圖標(biāo)放在上面，好處多多！
2.快速自定義快捷鍵：按下“Ctrl+Alt+Num”組合鍵后，鼠標(biāo)指針會(huì)變?yōu)榛ǘ湫�，再�?zhí)行要定義快捷的鍵盤或鼠標(biāo)操作后，就會(huì)彈出“自定義鍵盤”對(duì)話框讓你指定快捷鍵。
3. 漂移下拉菜單：?jiǎn)螕艄ぞ邫谥小白煮w顏色”、“填充色”、“外圍邊框”等圖標(biāo)右側(cè)的下拉按鈕后，再拖動(dòng)彈出列表的標(biāo)題條到窗口中，可使該菜單漂移。

5、關(guān)于圖形(剪貼畫、圖片文件、自選圖形)

1. 圖形等“對(duì)象”的上下疊放：插入文檔的對(duì)象要和正文重疊，必須先設(shè)置圖片格式中“文字環(huán)繞”為“無(wú)環(huán)繞”(此時(shí)圖片浮于文字上方)，“疊放層次”設(shè)為“置于文字下方”就可將圖片疊放在文字下面，形成“背景”或“水印”。
2. 編輯環(huán)繞頂點(diǎn)：?jiǎn)螕簟皥D片”工具欄上“文字環(huán)繞”中的“編輯環(huán)繞頂點(diǎn)”，圖片周圍會(huì)出現(xiàn)許多頂點(diǎn)，拖動(dòng)它們可以調(diào)整文字環(huán)境位置，按住Ctrl鍵再單擊頂點(diǎn)間連線(頂點(diǎn))可以增加(或刪除)頂點(diǎn)。
3. 圖形裁剪后的恢復(fù)：可以用“圖片”工具欄中的“裁剪”工具逆向拖動(dòng)來(lái)恢復(fù)被裁剪掉的部分。
4. 旋轉(zhuǎn)、編輯：插入文檔中“剪貼畫”，如果你先“取消組合”，再“組合”，就可整體旋轉(zhuǎn)了。“取消組合”還可以修改各組成部分(以文件方式插入的剪貼畫可雙擊后編輯)。
5. 圖片的再現(xiàn)：插入文檔的圖片，有時(shí)在改變顯示比例等操作時(shí)會(huì)不翼而飛，此時(shí)，單擊“繪圖”工具欄上的“選定”按鈕，丟失的圖片就無(wú)處藏身。
6. 圖片或其他對(duì)象的“選定“：當(dāng)圖片等置于文字下或其他對(duì)象下時(shí)，有時(shí)再也不能用鼠標(biāo)選定。只要單擊“繪圖”中的“選定”圖標(biāo)后，再移到對(duì)象上，就能單擊“或劃框”選定(選定一個(gè)后再按Tab可切換選定不同層次)。
7. 移動(dòng)或復(fù)制對(duì)象：按住Shift后再拖動(dòng)可按垂直或水平方向移動(dòng)(同時(shí)還按Ctrl則復(fù)制)圖形等對(duì)象到新位置。

6、自動(dòng)加密Word文檔

隨著辦公自動(dòng)化的普及，用Word的人越來(lái)越多，我作為一家公司的文員，更離不開Word。公司為了保守商業(yè)機(jī)密，規(guī)定所有的Word文檔必須加密，每次在Word菜單“工具”→“選項(xiàng)”的“保存”頁(yè)中給文檔加密不僅麻煩，而且密碼常常被遺忘。為了省事，我用自動(dòng)宏給Word做了一個(gè)通用密碼，只要新建一個(gè)Word文檔它就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行加密工作，很方便！

先錄制一個(gè)新的宏。運(yùn)行Word，在它的菜單中依次選擇“工具”→“宏”→“錄制新宏”。

這時(shí)彈出一個(gè)“錄制宏”對(duì)話框，我們?cè)凇昂昝�”中輸入“Autonew”，在“將宏保存在”中選擇“所有文檔（Normal.dot）”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。

選擇Word菜單的“工具”→“選項(xiàng)”，在“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“保存”頁(yè)，然后在“打開權(quán)限密碼”中輸入自己定義的通用密碼，比如“4rt84f”等，當(dāng)輸入完畢后單擊“確定”按鈕，

這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)“確認(rèn)密碼”的對(duì)話框，我們只需再次鍵入密碼就行了，然后單擊“確定”按鈕。

在Word菜單中依次選擇“工具”→“宏”→“停止錄制”。

選擇Word菜單的“文件”→“退出”，關(guān)閉Word，這樣宏的錄制工作就完成了。

使用自動(dòng)加密的Word文檔。以后使用Word時(shí)，只需點(diǎn)擊“新建空白文檔”按鈕（注：運(yùn)行Word后Word自動(dòng)新建的那個(gè)空文檔沒有被加密，只有手工新建的文檔才會(huì)自動(dòng)加密），就可如往常一樣工作，根本感覺不出它有什么特殊的地方。

驗(yàn)證加密效果。當(dāng)我們完成工作后，照常保存并關(guān)閉文檔，你同樣感覺不到它有什么特殊之處，但如有人想打開這個(gè)文檔，便會(huì)發(fā)現(xiàn)必須輸入密碼才行！

7、巧用“稿紙”格式

在Word2000中，用戶可以利用“稿紙向?qū)А鄙�成稿紙格式的文檔。可是，如何生成“小字本”格式的文檔呢？問題的關(guān)鍵在于掌握稿紙格式的制作過(guò)程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁(yè)眉”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點(diǎn)下手：

①左擊“文件/新建”選單項(xiàng)，選擇“稿紙向?qū)А�，生�?0×20的稿紙文檔；
②左擊“視圖/頁(yè)眉和頁(yè)腳”選單項(xiàng)；
③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇對(duì)象”按鈕；
④右擊“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令；
⑤拖動(dòng)方格列，排成31×20的“小字本”格式；
⑥左擊“文件/頁(yè)面設(shè)置”，選擇“文檔網(wǎng)格”卡；
⑦將每頁(yè)行數(shù)設(shè)置為31后確定；
⑧關(guān)閉“頁(yè)眉/頁(yè)腳”即可。

8、妙用Word中的自動(dòng)圖文集輸入個(gè)人信息

在使用Word工作、學(xué)習(xí)過(guò)程中，經(jīng)常要重復(fù)的輸入自己的個(gè)人信息。如：姓名、單位、家庭（學(xué)校）地址、電話、電子信箱、QQ號(hào)碼……對(duì)于這樣重復(fù)的勞動(dòng)你是不是早就厭煩了？其實(shí)有許多辦法可以解決這個(gè)問題的，比方說(shuō)使用Word中的“自動(dòng)圖文集”就可以輕松地解決這個(gè)問題，幫助您快速地完成這些重復(fù)性地操作。

“自動(dòng)圖文集”的使用步驟如下：

①首首先選擇需要存儲(chǔ)在自動(dòng)圖文集中的文字（可以包括圖片、段落格式等，哈，在個(gè)人簽名中加入個(gè)漂亮的圖片可真的很不錯(cuò)）。比方說(shuō)我選定地就是以下文字：

姓名：蔬菜

家庭地址：中國(guó)

電話：1234567

電子信箱：feiyang@china.com

QQ號(hào)碼：88888888

②單擊菜單項(xiàng)“插入”→“自動(dòng)圖文集”→“新建”。在彈出的創(chuàng)建“自動(dòng)圖文集”對(duì)話框中，輸入“自動(dòng)圖文集”的名字，如你的名字。在本例中假設(shè)你輸入的是“個(gè)人信息”。

③現(xiàn)在，請(qǐng)你在Word中鍵入“個(gè)人信息”。剛一輸入完畢就會(huì)彈出一個(gè)淺黃色提示框，此時(shí)按F3鍵，預(yù)定義的圖文格式就會(huì)自動(dòng)輸出在光標(biāo)所在位置。如果不需要該定義的格式，繼續(xù)鍵入其他內(nèi)容即可跳過(guò)。在你新建了“個(gè)人信息”這個(gè)“自動(dòng)圖文集”之后，它會(huì)出現(xiàn)在“插入”菜單中的“自動(dòng)圖文集”→“正文”中，通過(guò)點(diǎn)擊該菜單也可以輸出您自定義的圖文格式。

9、Word的壓縮功能

如果你有一臺(tái)電腦而沒有打印機(jī)，你一定希望在Word中編輯的文檔所占的空間比較小，這樣就可以直接將一個(gè)文檔拷貝到軟盤上，再到有打印機(jī)的電腦上打印。一般來(lái)說(shuō)，如果Word文檔中沒有圖片，那么一張軟盤足可以容納下一個(gè)文檔。當(dāng)文檔中有圖片的時(shí)候，這時(shí)文檔所占的空間就比較大，有時(shí)一張軟盤裝不下。
這種情況通常有兩種解決辦法。一是通過(guò)壓縮軟件將文檔壓縮，將壓縮后的文檔拷貝到一張軟盤上，再到其它的電腦上解壓。二是將一個(gè)文檔分為幾個(gè)小文檔，將它們分別拷貝到幾張軟盤上，再到其它的電腦上合并。我想，這兩種辦法都是非常不方便的。筆者經(jīng)過(guò)實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)Word本身對(duì)于含有圖片的文檔，有效果極佳的“壓縮”功能。當(dāng)然，這不同于真正的壓縮，只是筆者對(duì)這種功能的命名�！皦嚎s”方法非常簡(jiǎn)單，步驟如下：
第一、不要通過(guò)剪貼板將圖片直接粘貼到文檔中。如果需要剪貼板里面的圖片，應(yīng)通過(guò)Windows的“畫筆”，將其存為一個(gè)文檔。
第二、再將這些圖片文檔直接插入到文檔的相應(yīng)位置。
第三、選擇Word“編輯”下的“全選”項(xiàng)，選擇該圖片，再選擇“編輯”下的“復(fù)制”項(xiàng)。
第四、重新建立一個(gè)新文檔，選擇“編輯”下的“粘貼”項(xiàng)，將圖片粘貼到新文檔中。
至此，讀者可以發(fā)現(xiàn)，通過(guò)剪貼板將圖片直接拷貝所建立的文檔，與通過(guò)插入圖片文檔所建立的文檔相比，后者所占的空間小得多。再將后者通過(guò)第三、第四步處理得到的文檔與未處理者相比，所占的空間又有明顯地減小。

10、WORD打印到文件的應(yīng)用

WORD文件打印時(shí)，在打印參數(shù)設(shè)置窗口中有一個(gè)選項(xiàng)，叫打印到文件。如果用鼠標(biāo)點(diǎn)一下使其選中，再點(diǎn)確定進(jìn)行打印，將彈出一個(gè)文件保存窗口，讓用戶選擇WORD打印文件的保存位置，再確定，WORD的內(nèi)容將輸出到一個(gè)打印文件中，默認(rèn)的文件擴(kuò)展名是 .prn。
那么什么情況下需要使用這個(gè)功能，又如何使用這個(gè)功能呢？
一、 為什么要使用WORD打印文件？

1.普通WORD文件的打印必須要相應(yīng)版本的WORD的支持，而打印文件不須要WORD的支持，甚至不須要漢字操作系統(tǒng)的支持，這就為WORD文件的異地打印提供了便利。你只要知道異地打印機(jī)的型號(hào)，就可以將保存的打印文件傳遞過(guò)去打印，而不必?fù)?dān)心是否有相應(yīng)的操作系統(tǒng)，是否有WORD以及是什么版本。
2.在進(jìn)行文件傳送時(shí)，為考慮系統(tǒng)和編輯器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式損失了全部的文字格式信息，不能處理圖片信息。而打印文件則克服了這個(gè)缺點(diǎn)，其中包含了打印控制、文字、圖片等全部相關(guān)信息。
3.prn 文件具有較小的體積，為文件交換提供便利。
二、生成打印文件

打印操作與正常打印完全相同，在設(shè)置打印參數(shù)時(shí)要將“打印到文件”復(fù)選框選上，在彈出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，確定即可(如圖)。
三、打印文件的使用

使用打印文件需要先轉(zhuǎn)換到MSDOS方式下，然后用COPY命令將打印文件發(fā)送到打印機(jī)，命令格式如下：
copy 文件名 prn ／b
命令共四個(gè)部分，其中prn 指將輸出設(shè)備指定為打印機(jī)；
／b 指以二進(jìn)制方式輸出，如無(wú)此參數(shù)，圖片等信息可能無(wú)法正確打印。
四、需要注意的幾個(gè)問題

1.WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等編輯工具打開和編輯了，只能直接發(fā)送到打印機(jī)。
2.打印時(shí)，打印機(jī)必須先打開，并連機(jī)。
3.生成WORD打印文件時(shí)，必須考慮用什么打印機(jī)打印這個(gè)文件，打印機(jī)的選擇可在打印參數(shù)設(shè)置窗口的打印機(jī)名稱下拉框中選擇。選擇不同的打印機(jī)，生成的打印文件是不同的，如果選用其它打印機(jī),可能打印不出正確的文字格式及圖片。
4.打印文件的打印質(zhì)量和打印參數(shù)的各項(xiàng)設(shè)置有關(guān)