Excel2000應(yīng)用案例之十二

3.3.3 應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表
數(shù)據(jù)透視表的突出優(yōu)點(diǎn)是可以利用它對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行透視分析，可以根據(jù)不同的分析要求，對(duì)數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行各種操作。例如進(jìn)行不同級(jí)別的概括匯總，添加或刪除分析指標(biāo)，顯示或隱藏細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)，改變數(shù)據(jù)透視表的版式等。

1. 調(diào)整分析步長(zhǎng)
對(duì)于日期型字段可以根據(jù)需要調(diào)整分析的步長(zhǎng)，可以指定其按月、季度或年重新進(jìn)行分組。例如，對(duì)于圖3－21所示的數(shù)據(jù)透視表，為了更清楚地比較企業(yè)的月度銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，指定其按月進(jìn)行分類(lèi)匯總。其具體操作步驟是：
右擊日期字段中的任一日期數(shù)據(jù)單元格，在彈出的快捷菜單中指向組及分級(jí)顯示命令，單擊其中的分組子命令。
這時(shí)將出現(xiàn)分組對(duì)話(huà)框，如圖3－22所示。

圖3－22

在依據(jù)列表框中指定月，單擊確定。
按月分類(lèi)匯總的數(shù)據(jù)透視表如圖3－23所示。

圖3－23

如果需要分析更宏觀的情況，可以在分組對(duì)話(huà)框中的依據(jù)列表框中，清除月選項(xiàng)，選定季度選項(xiàng)。如果希望同時(shí)查看月度和季度的數(shù)據(jù)，也可以同時(shí)選定月和季度選項(xiàng)。圖3－24是按季度分類(lèi)匯總的數(shù)據(jù)透視表。

圖3－24

2. 添加/刪除字段
當(dāng)需要分析不同的指標(biāo)時(shí)，不需要重新制作報(bào)表，只需在原數(shù)據(jù)透視表的基礎(chǔ)上，根據(jù)需要簡(jiǎn)單地添加或刪除字段即可。例如對(duì)于圖3－24所示的數(shù)據(jù)透視表，需要進(jìn)一步分析不同產(chǎn)品類(lèi)別的銷(xiāo)售情況，即可以將產(chǎn)品類(lèi)別字段添加到數(shù)據(jù)透視表的行字段或列字段中去。將產(chǎn)品類(lèi)別字段添加到行字段的具體操作步驟如下：
選定數(shù)據(jù)透視表中的任意單元格，這時(shí)的數(shù)據(jù)透視表工具欄出現(xiàn)源數(shù)據(jù)清單的各個(gè)字段按鈕。當(dāng)鼠標(biāo)指針指向產(chǎn)品類(lèi)別字段按鈕時(shí)，自動(dòng)彈出有關(guān)的操作提示。如圖3－25所示。

圖3－25

將產(chǎn)品類(lèi)別字段按鈕拖放到行字段區(qū)域，即可將該字段添加到數(shù)據(jù)透視表的行中。
添加了產(chǎn)品類(lèi)別字段的數(shù)據(jù)透視表如圖3－26所示。

圖3－26

類(lèi)似地，如果要將某個(gè)字段添加到列字段時(shí)，則將相應(yīng)字段拖放到列字段區(qū)域。如果要從數(shù)據(jù)透視表中刪除某個(gè)字段拖放到數(shù)據(jù)透視表工具欄即可。在用鼠標(biāo)拖動(dòng)某個(gè)字段時(shí)，鼠標(biāo)指針會(huì)隨著鼠標(biāo)指針?biāo)�處的位置變化，提示用�?hù)這時(shí)放開(kāi)鼠標(biāo)按鍵時(shí)的操作結(jié)果。各種鼠標(biāo)指針的形狀如圖3－27所示。

圖3－27

3. 分類(lèi)顯示數(shù)據(jù)
在Excel 2000的數(shù)據(jù)透視表中，對(duì)所有的行字段、列字段都增加了分類(lèi)選項(xiàng)箭頭。如果只是希望了解數(shù)據(jù)透視表中某個(gè)分類(lèi)的數(shù)據(jù)，可以單擊相應(yīng)字段的下拉箭頭，然后選擇需要顯示的分類(lèi)數(shù)據(jù)。例如，如果要只顯示影碟機(jī)產(chǎn)品類(lèi)別的數(shù)據(jù)，可以單擊產(chǎn)品類(lèi)別字段的下拉箭頭。如圖3－28所示。清除彩電選項(xiàng)，然后單擊確定按鈕。

圖3－28

有關(guān)影碟機(jī)產(chǎn)品類(lèi)別的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，如圖3－29所示。

圖3－29

4. 顯示或隱藏匯總數(shù)據(jù)
從圖3－29可以看到，這時(shí)的產(chǎn)品類(lèi)別只有一類(lèi)，所以相應(yīng)的匯總行已無(wú)意義。數(shù)據(jù)透視表中的行、列匯總數(shù)據(jù)，實(shí)際都是可選項(xiàng)。用戶(hù)可以根據(jù)需要決定顯示還是隱藏某個(gè)字段的匯總數(shù)據(jù)。要顯示或是隱藏某個(gè)字段的匯總數(shù)據(jù)時(shí)，首先選定該字段，再單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄的數(shù)據(jù)透視表按鈕，在彈出的下拉框中選字段設(shè)置命令�；蚴怯覔粝鄳�(yīng)的字段，在彈出的快捷菜單中選字段設(shè)置命令。這時(shí)將出現(xiàn)相應(yīng)字段的數(shù)據(jù)透視表字段對(duì)話(huà)框。如圖3－30所示。

圖3－30

選定分類(lèi)匯總選項(xiàng)中的無(wú)，單擊確定。隱藏了分類(lèi)匯總數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表如圖3－31所示。
如果要顯示或是隱藏總計(jì)數(shù)據(jù)，可單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄的數(shù)據(jù)透視表按鈕，在彈出的下拉框中選表選項(xiàng)命令�；蚴怯覔魯�(shù)據(jù)透視表，在彈出的快捷菜單中選表選項(xiàng)命令。這時(shí)將出現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)對(duì)話(huà)框。選定或清除其中的總計(jì)選項(xiàng)即可。

圖3－31

5. 顯示明細(xì)數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)一般都是由多項(xiàng)數(shù)據(jù)匯總得來(lái)的，如果需要，可以方便地查看明細(xì)數(shù)據(jù)。例如，從圖3－31所示的數(shù)據(jù)透視表可以看到，銷(xiāo)售員“方一心”一季度的銷(xiāo)售金額較高，如果希望查看其明細(xì)數(shù)據(jù)，可以雙擊該數(shù)據(jù)。這時(shí)，Excel將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新的工作表，顯示該數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的明細(xì)數(shù)據(jù)。圖3－32是雙擊“方一心”一季度銷(xiāo)售數(shù)據(jù)后Excel自動(dòng)新建的明細(xì)數(shù)據(jù)工作表。

圖3－32

6. 調(diào)整顯示方向
在圖3－26所示的數(shù)據(jù)透視表中，日期和產(chǎn)品類(lèi)別是作為行字段，其數(shù)據(jù)分別顯示在不同的行；稱(chēng)作行方向顯示；而銷(xiāo)售員是作為列字段，其數(shù)據(jù)顯示在不同的列，稱(chēng)作列方向顯示。此外，還也可以設(shè)置頁(yè)字段，讓指定的數(shù)據(jù)按頁(yè)方向顯示。例如要詳盡地分析每個(gè)銷(xiāo)售員的業(yè)績(jī)，可以設(shè)置銷(xiāo)售員字段以頁(yè)方向顯示。其操作方法是直接用鼠標(biāo)將銷(xiāo)售員字段從列字段處拖放到頁(yè)字段處即可。以銷(xiāo)售員作為頁(yè)字段的數(shù)據(jù)透視表如圖3－33所示。
目前顯示的是銷(xiāo)售員“楊韜”的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)。單擊銷(xiāo)售員字段右邊的下拉箭頭，可以選擇顯示其他銷(xiāo)售員，或是選擇全部，可以顯示其他銷(xiāo)售員或是全體銷(xiāo)售員的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)。

圖3－33

圖3－33的數(shù)據(jù)透視表由于將銷(xiāo)售員字段從原來(lái)的列方向改變?yōu)轫?yè)方向顯示，所以沒(méi)有字段按列方向顯示，但卻有兩個(gè)字段是按行方向顯示的，因而可讀性不佳。為此，按照類(lèi)似的方法，將日期字段改為按列方向顯示。將日期字段拖放到列字段后相應(yīng)的數(shù)據(jù)透視表如圖3－34所示。

圖3－34

7. 改變計(jì)算函數(shù)
默認(rèn)情況下，在數(shù)據(jù)透視表的數(shù)值型字段的計(jì)算函數(shù)是求和函數(shù)，非數(shù)值型字段的計(jì)算函數(shù)是計(jì)數(shù)函數(shù)。實(shí)際應(yīng)用中可以根據(jù)需要，選擇其它函數(shù)進(jìn)行多種計(jì)算。Excel 2000對(duì)數(shù)據(jù)透視表提供的計(jì)算函數(shù)有計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值以及乘積等。例如，需要統(tǒng)計(jì)圖3－34所示數(shù)據(jù)透視表中的合同數(shù)目，而不是金額合計(jì)，可以使用計(jì)數(shù)函數(shù)。其具體操作步驟如下：
選定某個(gè)數(shù)據(jù)字段，再單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄的數(shù)據(jù)透視表按鈕，在彈出的下拉框中選字段設(shè)置命令�；蚴怯覔裟硞�(gè)數(shù)據(jù)字段，在彈出的快捷菜單中選字段設(shè)置命令。
這時(shí)將出現(xiàn)相應(yīng)字段的數(shù)據(jù)透視表字段對(duì)話(huà)框。如圖3－35所示。

圖3－35

單擊匯總方式列表框中的計(jì)數(shù)選項(xiàng)。再單擊確定。
按計(jì)數(shù)函數(shù)計(jì)算的數(shù)據(jù)透視表如圖3－36所示。

圖3－36

8. 改變數(shù)據(jù)顯示方式
一般情況下，數(shù)據(jù)透視表中顯示的都是實(shí)際的匯總數(shù)據(jù)。為了更清晰地分析數(shù)據(jù)間的關(guān)系，例如比例或構(gòu)成關(guān)系、差異關(guān)系等，可以指定數(shù)據(jù)透視表以特殊的顯示方式來(lái)顯示數(shù)據(jù)。Excel 2000提供了差異、百分比、差異百分比、按列遞加、指數(shù)等不同的數(shù)據(jù)顯示方式。用戶(hù)可以根據(jù)分析的要求選擇最為合適的數(shù)據(jù)顯示方式。
例如，要分析不同時(shí)期的銷(xiāo)售增長(zhǎng)情況，可以選擇按差異來(lái)顯示匯總數(shù)據(jù)。其具體操作如下：
調(diào)出圖3-35所示的數(shù)據(jù)透視表字段對(duì)話(huà)框。
單擊其中的選項(xiàng)按鈕。
這時(shí)數(shù)據(jù)透視表字段對(duì)話(huà)框向下展開(kāi)，如圖3-37所示。
在數(shù)據(jù)顯示方式下拉框中，選擇差異顯示方式。
在基本字段列表框中選定日期，在基本項(xiàng)列表框中選定上一個(gè)。單擊確定。
按差異顯示的數(shù)據(jù)透視表如圖3－38所示。

圖3－37

圖3－38

從該數(shù)據(jù)透視表中清晰地反映出二季度銷(xiāo)售數(shù)據(jù)較季度有較大幅度的下降，而三季度下降幅度減小，四季度則有了較大幅度的回升。

9, 設(shè)置報(bào)告格式
Excel 2000為數(shù)據(jù)透視表新增了報(bào)表1～報(bào)表10和表1～表10共20種自動(dòng)套用格式，利用它們可以快捷方便地修飾數(shù)據(jù)透視表，使其更具可讀性。其具體操作是：
選定數(shù)據(jù)透視表中任意單元格，再單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄的設(shè)置報(bào)告格式按鈕�；蚴怯覔魯�(shù)據(jù)透視表的任意單元格，在彈出的快捷菜單中選設(shè)置報(bào)告格式命令。將彈出有關(guān)數(shù)據(jù)透視表的自動(dòng)套用格式對(duì)話(huà)框。
從中選擇需要的報(bào)表格式后，單擊確定。
圖3－39為對(duì)圖3－26所示的數(shù)據(jù)透視表使用表7格式套用的結(jié)果。

圖3－39

10. 更新數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)都是匯總計(jì)算的結(jié)果，所以如果數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)有誤時(shí)，不能直接在其上進(jìn)行修改，而需要修改數(shù)據(jù)來(lái)源工作表，然后通過(guò)更新數(shù)據(jù)命令，使數(shù)據(jù)透視表更新為依據(jù)修改后的數(shù)據(jù)計(jì)算的結(jié)果。其具體操作如下：
單擊存放源數(shù)據(jù)的工作表標(biāo)簽，切換到該工作表。
修改工作表中有誤的單元格數(shù)據(jù)。
單擊數(shù)據(jù)透視表的工作表標(biāo)簽，切換到數(shù)據(jù)透視表。
單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄的數(shù)據(jù)透視表按鈕，在彈出的下拉框中選更新數(shù)據(jù)命令�；蚴怯覔裟硞�(gè)數(shù)據(jù)字段，在彈出的快捷菜單中選更新數(shù)據(jù)命令。
這時(shí)，數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)將根據(jù)修改的源數(shù)據(jù)自動(dòng)更新。
通過(guò)以上介紹可以看出，從形式上看數(shù)據(jù)透視表與一般的工作表沒(méi)有什么明顯的差別，但是實(shí)際上它有兩個(gè)重要特性。
“透視”性：雖然數(shù)據(jù)透視表也是一個(gè)二維表，但是由于其每個(gè)數(shù)據(jù)都是匯總計(jì)算的結(jié)果，實(shí)際上可以說(shuō)是一個(gè)三維表格。而且可以根據(jù)用戶(hù)的需要，對(duì)數(shù)據(jù)透視表的匯總方式、顯示方式進(jìn)行調(diào)整，從而為用戶(hù)從多角度分析數(shù)據(jù)提供了極大的方便。
“只讀”性：數(shù)據(jù)透視表可以向一般工作表一樣進(jìn)行修飾或是制作圖表，但是不能直接修改，而必須通過(guò)修改源數(shù)據(jù)和更新數(shù)據(jù)的方法進(jìn)行編輯。