Excel2000應(yīng)用案例之十一

3.3 數(shù)據(jù)透視表
當需要對明細數(shù)據(jù)做全面分析時，數(shù)據(jù)透視表是最佳工具。它有機地結(jié)合了分類匯總和合并計算的優(yōu)點，可以方便地調(diào)整分類匯總的依據(jù)，靈活地以多種不同的方式來展示數(shù)據(jù)的特征。Excel 2000還新增了數(shù)據(jù)透視圖報告功能，使得將數(shù)據(jù)透視表的分析結(jié)果用圖表方式提交更為方便。

3.3.1 數(shù)據(jù)準備
為了分析方便，首先將1月～12月的數(shù)據(jù)復(fù)制到一個新工作表“全年數(shù)據(jù)”中。為此，可利用Offfic 2000提供的新功能：多重剪貼板。多重剪貼板可以同時存放12份復(fù)制的內(nèi)容，根據(jù)用戶的需要將其中的任意一項或是全部粘貼到指定的位置。具體操作步驟如下：
選定“1月”工作表，選中整個數(shù)據(jù)清單。右擊任意單元格，在彈出的快捷菜單中，單擊復(fù)制命令。也可單擊復(fù)制工具按鈕，或是按[Ctrl]+[C]復(fù)合鍵。將1月份的數(shù)據(jù)復(fù)制到剪貼板中。
按照類似的方法，將“2月”、“3月”、……“12月”工作表的數(shù)據(jù)復(fù)制到剪貼板中。在進行第2次復(fù)制操作時，將彈出剪貼板對話框。多重剪貼板最多可存放12份不同的內(nèi)容。當復(fù)制完12個月的數(shù)據(jù)后，剪貼板對話框如圖3－16所示。

圖3－16

創(chuàng)建一個新的工作表“全年數(shù)據(jù)”，并選定A1單元格為當前單元格。單擊剪貼板對話框中的全部粘貼按鈕，復(fù)制的12個月的數(shù)據(jù)依次粘貼到新工作表中。如果次序不對，可將該工作表按日期項排序。

3.3.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表
創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的操作是比較復(fù)雜的，但是Excel 2000為此提供了數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)АＴ谠撓驅(qū)У闹笇?dǎo)下可以輕松地創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。其操作步驟如下：
選定數(shù)據(jù)清單中的任意單元格，單擊數(shù)據(jù)菜單中的數(shù)據(jù)透視表和圖表報告命令。
這時將彈出數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?-3步驟之1對話框，如圖3－17所示。

圖3－17

該步驟主要確定數(shù)據(jù)源類型和報表類型。這里指定默認選項，即數(shù)據(jù)源類型為Excel數(shù)據(jù)清單，報表類型為數(shù)據(jù)透視表。單擊下一步。
這時將彈出數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?-3步驟之2對話框，如圖3－18所示。

圖3－18

該步驟選定數(shù)據(jù)源區(qū)域。由于數(shù)據(jù)清單都是位于某個連續(xù)的單元格區(qū)域，所以，一般情況下Excel會自動識別數(shù)據(jù)源所在的單元格區(qū)域，并填入到選定區(qū)域框中。單擊下一步。
這時將彈出數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?-3步驟之3對話框，如圖3－19所示。

圖3－19

該步驟指定數(shù)據(jù)透視表顯示的位置。這里選定新建工作表，單擊完成。
這時，Excel 2000自動創(chuàng)建一新的工作表，在該工作表中顯示創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表的雛形，同時自動顯示數(shù)據(jù)透視表工具欄。如圖3－20所示。

圖3－20

這時應(yīng)根據(jù)分析要求，設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的版式。該步驟也是創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的最關(guān)鍵的一步。假設(shè)要分析各銷售員不同時期的銷售業(yè)績，可以日期作為行字段，銷售員作為列字段，而將金額作為數(shù)據(jù)項。從數(shù)據(jù)透視表工具欄中，將相應(yīng)的字段拖放到行字段、列字段和數(shù)據(jù)項位置。
這時創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視圖如圖3－21所示。其中最右一列有每天的銷售合計，最下一行有每個銷售員的銷售合計。

圖3－21