Excel2000應(yīng)用案例之十

3.2 合并計(jì)算

通過以上操作，已經(jīng)得到了1月的銷售匯總數(shù)據(jù)。按照類似的操作方法，可以完成2月、3月……12月等各月的銷售數(shù)據(jù)的匯總。顯然最后還需要將全年的銷售數(shù)據(jù)匯總。要將多個工作表中的數(shù)據(jù)合并匯總，需要使用Excel

2000的合并計(jì)算命令。

3.2.1 按位置合并

假設(shè)已有1月～12月的銷售匯總數(shù)據(jù)，分別存放在工作表“1月”、“2月”、……“12月”中，其中圖3－6即為“1月”工作表。需要存放合并數(shù)據(jù)的工作表為“全年匯總”。假設(shè)這13個工作表的格式相同，這時可通過按位置合并的操作，將上述12個工作表的數(shù)據(jù)合并到“全年匯總”工作表中。

圖3－6

按位置合并操作的基本步驟如下：

首先選定要存放合并數(shù)據(jù)的“全年匯總”工作表為當(dāng)前工作表，并選定存放合并數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域。如圖3－7所示。

圖3－7

單擊數(shù)據(jù)菜單中的合并計(jì)算命令。

這時將彈出合并計(jì)算對話框，如圖3－8所示。

圖3－8

在函數(shù)下拉框中選定求和。

單擊引用位置框中的折疊按鈕，然后選定“1月”工作表中的B2:B16單元格區(qū)域，再單擊還原按鈕

。

單擊添加命令，選定的第一個要合并的單元格區(qū)域添加到所有引用位置框中。

這時的合并計(jì)算對話框如圖3－9所示。

圖3－9

逐個單擊“2月”、“3月”、……“12月”工作表，并單擊添加按鈕，將12個工作表相同單元格區(qū)域添加到所有引用位置框中。如圖3－10所示。

圖3－10

最后單擊確定按鈕，完成合并計(jì)算。合并計(jì)算的結(jié)果如圖3－11所示。

圖3－11

如果在合并計(jì)算對話框中選定了創(chuàng)建連至數(shù)據(jù)源的鏈接選項(xiàng)，則存放合并數(shù)據(jù)的工作表中存放的不是單純的合并數(shù)據(jù)，而是計(jì)算合并數(shù)據(jù)的公式。這時在工作表的左側(cè)將出現(xiàn)分級顯示符號�？梢愿鶕�(jù)需要顯示或是隱藏源數(shù)據(jù)。如圖3－12所示。

圖3－12

這時的合并數(shù)據(jù)與源數(shù)據(jù)建立了鏈接關(guān)系，也就是說，當(dāng)源數(shù)據(jù)變動時，合并數(shù)據(jù)會自動更新，保持一致。

3.2.1 按分類合并
如果待合并的工作表格式不完全相同，例如有可能各月份銷售的產(chǎn)品不完全相同，這時不能簡單地采用上述按位置合并的方法。而需要按分類進(jìn)行合并。按分類合并的操作與按位置合并大致相同，其基本步驟如下：
首先選定要存放合并數(shù)據(jù)的“全年匯總”工作表為當(dāng)前工作表，并選定存放合并數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域。與按位置合并不同的是，這時應(yīng)同時選定分類依據(jù)所在的單元格區(qū)域。如果不能確切知道有多少類，可以只選定單元格區(qū)域的第一行。如圖3－13所示。

圖3－13

單擊數(shù)據(jù)菜單中的合并計(jì)算命令。這時將彈出合并計(jì)算對話框。
指定需要使用的函數(shù)，添加各工作表需要合并的源數(shù)據(jù)區(qū)域。與按位置合并操作不同的是，除了要選定待合并的數(shù)據(jù)區(qū)域外，還需要選定合并分類的依據(jù)所對應(yīng)的單元格區(qū)域，而且各工作表中待合并的數(shù)據(jù)區(qū)域可能不完全相同，需要逐個地選定。如圖3－14所示。

圖3－14

與按位置合并不同的還有需要指定標(biāo)志位置，即分類合并的依據(jù)所在的單元格位置。這里選定最左列。
根據(jù)需要決定是否選定創(chuàng)建連至與源數(shù)據(jù)的鏈接選項(xiàng)。為了與按位置合并對照，這里不選定該選項(xiàng)。單擊確定。
按分類合并計(jì)算的結(jié)果如圖3－15所示。請注意，由于沒有選定創(chuàng)建連至與源數(shù)據(jù)的鏈接選項(xiàng)，所以工作表的左側(cè)沒有出現(xiàn)分級顯示符號，而且合并數(shù)據(jù)的單元格中存放的合并計(jì)算的結(jié)果，而不是有關(guān)的公式。

圖3－15