Excel2000應(yīng)用案例之九

第三章 透視分析
[本章提要]本章主要通過企業(yè)的銷售情況統(tǒng)計(jì)實(shí)例，介紹了分類匯總、合并計(jì)算和數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用。著重說明了Excel 2000中數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖的使用方法和操作技巧。

在報(bào)表處理過程中，經(jīng)常需要對(duì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種匯總計(jì)算。例如，在銷售管理方面，需要定期對(duì)銷售情況進(jìn)行分類匯總；有時(shí)還需要將多個(gè)報(bào)表進(jìn)行合并計(jì)算；而對(duì)于更高層次的管理人員，可能需要從不同的分析角度，對(duì)同一張報(bào)表根據(jù)不同的指標(biāo)進(jìn)行分類匯總。這一過程被形象地稱為“透視分析”。而這些操作在Excel 2000中都可以方便、快捷地實(shí)現(xiàn)。以下通過某個(gè)生產(chǎn)視頻設(shè)備的企業(yè)的銷售管理實(shí)例，說明上述工具的應(yīng)用。

3.1 分類匯總
各種報(bào)表處理中最常用的就是分類匯總。例如會(huì)計(jì)核算，需按照科目將明細(xì)賬分類匯總；倉庫管理，需按照庫存產(chǎn)品類別將庫存產(chǎn)品分類匯總；醫(yī)院管理，需按照疾病進(jìn)行病源病譜的分類匯總等等。例如，某企業(yè)記錄1999年1月份銷售明細(xì)賬的工作表如圖3－1所示�，F(xiàn)需要匯總各種商品的銷售額。雖然可以利用Excel 2000的公式和函數(shù)完成有關(guān)的計(jì)算，但是使用分類匯總工具更為有效。

圖3－1

3.1.1 分類依據(jù)
在進(jìn)行分類匯總操作之前，首先要確定分類的依據(jù)。例如圖3－1的數(shù)據(jù)，如果要考查不同銷售人員的銷售業(yè)績(jī)，可以按銷售員分類匯總；如果要分析不同產(chǎn)品的銷售情況，則可以按產(chǎn)品編號(hào)分類匯總；還可以按銷售日期、產(chǎn)品類別等其它指標(biāo)分類匯總。這里假設(shè)需要按照產(chǎn)品編號(hào)分類匯總，即要統(tǒng)計(jì)不同產(chǎn)品的銷售情況。
在確定了分類依據(jù)以后，還不能直接進(jìn)行分類匯總，還必須按照選定的分類依據(jù)將數(shù)據(jù)清單排序。否則可能會(huì)造成分類匯總的錯(cuò)誤。排序操作的基本步驟如下。
首先選定分類依據(jù)所在列的標(biāo)志單元格，即C1單元格。注意，一定不要選定整個(gè)C列。讀者可以試驗(yàn)一下，選定F1和選定F列后，執(zhí)行排序操作的結(jié)果有何不同（單擊撤消按鈕可撤消最近執(zhí)行的若干步操作）。
單擊常用工具欄中的排序按鈕�；蚴菃螕魯�(shù)據(jù)菜單中的排序命令，然后在出現(xiàn)的排序?qū)υ捒蛑兄付ㄖ饕�關(guān)鍵字為產(chǎn)品編號(hào)。
這時(shí)整個(gè)數(shù)據(jù)清單都按照產(chǎn)品類別排好順序，可以進(jìn)行分類匯總操作了。

3.1.2 分類匯總操作
分類匯總操作的基本步驟如下：
如果當(dāng)前單元格不在數(shù)據(jù)清單中，選定數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。
單擊數(shù)據(jù)菜單中的分類匯總命令。
這時(shí)將彈出分類匯總對(duì)話框，如圖3－2所示。

圖3－2

在分類字段下拉框中選定產(chǎn)品編號(hào)；在匯總方式中選定求和；在選定匯總項(xiàng)中選定數(shù)量和金額兩項(xiàng)；根據(jù)需要決定是否選定匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方選項(xiàng)，如果不選定該項(xiàng)，則匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)上方。最后單擊確定。
分類匯總的結(jié)果如圖3－3所示。

圖3－3

從圖3－3可以看到，Excel 2000除了在每一類明細(xì)數(shù)據(jù)的下面添加了匯總數(shù)據(jù)以外，還自動(dòng)在數(shù)據(jù)清單的左側(cè)建立了分級(jí)顯示符號(hào)。該區(qū)域的頂部為橫向排列的級(jí)別按鈕，其數(shù)目的多少取決于分類匯總時(shí)的匯總個(gè)數(shù)。區(qū)域的下面是對(duì)應(yīng)不同級(jí)別數(shù)據(jù)的顯示明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕和隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕。利用分級(jí)顯示符號(hào)，可以根據(jù)需要靈活地觀察所選級(jí)別的數(shù)據(jù)，也可以方便地創(chuàng)建顯示匯總數(shù)據(jù)、隱藏細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)的匯總報(bào)告：
要顯示指定級(jí)別的匯總數(shù)據(jù)，可單擊分級(jí)顯示符號(hào)上部相應(yīng)的級(jí)別按鈕。圖3－4為單擊級(jí)別2按鈕，顯示2級(jí)匯總數(shù)據(jù)的結(jié)果。

圖3－4

要顯示某一個(gè)分組數(shù)據(jù)的明細(xì)數(shù)據(jù)，可單擊相應(yīng)匯總數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的顯示明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕 。這時(shí)相應(yīng)的按鈕變?yōu)殡[藏明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕。圖3－5為顯示產(chǎn)品編號(hào)為“C2919PK”的明細(xì)數(shù)據(jù)的結(jié)果。

圖3－5

要隱藏某一個(gè)分組數(shù)據(jù)的明細(xì)數(shù)據(jù)，可單擊相應(yīng)匯總數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕 ，或是相應(yīng)明細(xì)數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的概要線。這時(shí)相應(yīng)的按鈕再次變?yōu)轱@示明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕 。如果要隱藏某一級(jí)別的匯總或明細(xì)數(shù)據(jù)，可單擊其上一級(jí)級(jí)別按鈕。
要將分類匯總的結(jié)果單獨(dú)存放在一張工作表中，可將匯總的結(jié)果復(fù)制后，利用編輯菜單中的選擇性粘貼命令粘貼到新工作表中。在選擇性粘貼對(duì)話框的粘貼選項(xiàng)中，應(yīng)選擇數(shù)值選項(xiàng)。然后利用篩選操作或是直接刪除明細(xì)數(shù)據(jù)即可。
如果需要，在分類匯總的基礎(chǔ)上還可以再創(chuàng)建二級(jí)乃至多級(jí)分類匯總。如果要?jiǎng)h除分類匯總，可單擊數(shù)據(jù)菜單中的分類匯總命令，然后在分類匯總對(duì)話框中單擊全部刪除按鈕。