Excel2000應用案例之四

1.4 Excel 2000工作環(huán)境

無論從事什么工作的人，都希望能有一個舒適、方便的工作環(huán)境。對于經(jīng)常使用電子數(shù)據(jù)表軟件的用戶來說，除了寬敞明亮安靜的房間，高矮、軟硬合適的辦公桌椅等硬件環(huán)境以外，操作方便的軟件環(huán)境對于提高工作效率，減輕工作強度也是十分重要的。Excel

2000可以使用戶在很大程度上自定義自己的工作環(huán)境。用戶可以根據(jù)自己的工作性質(zhì)，操作對象等決定哪些工具欄顯示，而哪些工具欄不顯示；可以指定工具欄上顯示哪些命令按鈕；還可以規(guī)定小數(shù)保留幾位，網(wǎng)格線是否顯示，是顯示公式還是顯示公式計算的結(jié)果等眾多環(huán)境參數(shù)。

Excel 2000的工作環(huán)境主要是通過工具菜單中的選項命令來設置。當執(zhí)行選項命令后，將出現(xiàn)如圖1－9所示的選項對話框。下面重點介紹常用的視圖、重新計算和編輯選項的設置。

圖1－9

1.4.1 視圖選項

視圖選項是設置工作環(huán)境中影響最多的選項。主要內(nèi)容如圖1－9所示。

1. 顯示選項

顯示選項主要包括三項：編輯欄、狀態(tài)欄和任務欄中的窗口。一般這三項都應選定。其中編輯欄是Excel電子數(shù)據(jù)表軟件窗口中所特有的對象，主要是在建立工作表時，用來編輯公式。Excel默認狀態(tài)下，對于包含公式的單元格，單元格中顯示的是公式的計算結(jié)果，而只有在編輯欄中才顯示公式本身。狀態(tài)欄是大多數(shù)軟件窗口中都有的對象，用來顯示當前系統(tǒng)所處的狀態(tài)，提示用戶可進行的操作等。只有一些特殊的應用場合，例如希望窗口中能顯示更多的數(shù)據(jù)，才取消編輯欄和狀態(tài)欄的顯示。任務欄中的窗口一項，是Excel

2000新增的選項。主要是針對Windows 95/98的任務欄操作。當在Excel中打開了多個工作簿時，在以往版本的Excel中要在不同的工作簿之間切換，需要通過窗口菜單中工作簿列表進行。而在Excel

2000中，如果選定了任務欄中的窗口選項，則所有的工作簿都會作為一個獨立的窗口出現(xiàn)在Windows 95/98的任務欄上，這樣可以直接在任務欄上單擊所需的工作簿，即可方便地在不同的工作簿之間切換。

2. 窗口選項

窗口選項比較多，一般情況下，像行號、列標，水平、垂直滾動條，工作表標簽都是操作工作表時不可缺少的對象。只有一些特殊的應用場合，例如對于不希望別人改變窗口顯示內(nèi)容的工作表，只包含一個工作表的工作簿等，才取消上述某些選項的顯示。Excel通常情況下都是以表格形式出現(xiàn)的，當需要制作或是打印正規(guī)的報表時，可能希望報表周圍沒有表格，而以空白形式出現(xiàn)，這時可以取消網(wǎng)格線選項。然后在需要表格線的區(qū)域人工設置所需的表格線。對于需要直接顯示公式的場合，可以選定公式選項，這時所有包含公式的單元格不再顯示公式的計算結(jié)果，而是顯示公式本身。如果只是希望其中某些單元格顯示公式，可以采用在相應公式前加單引號的方法。當然該公式只是作為字符串處理，不再進行計算了。其它還可以設置是否顯示自動分頁符（在準備打印時有用），如何顯示批注，如何顯示對象，以及網(wǎng)格線的顏色等。

1.4.2 重新計算選項

顧名思義，重新計算選項主要用來設置有關(guān)計算的方法。用戶可以根據(jù)需要選擇自動重算、除模擬運算表外自動重算和人工重算三種方法之一。一般情況下，都選擇自動重算選項。這時每當有關(guān)的單元格數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，相應的公式都根據(jù)變化的數(shù)據(jù)自動重算。如果選擇人工重算選項，則所有的公式都保留建立公式時的計算結(jié)果。只有當執(zhí)行工具中的選項命令，在重新計算選項卡中，單擊重算所有文檔或重算活動工作表按鈕時，才重新進行計算。當選擇人工重算選項時，也可選定保存前自動重算，這樣在每次保存工作簿前，自動重算，并保存最新的計算結(jié)果。當利用Excel進行統(tǒng)計匯總時，有時會遇到計算的累計和與屏幕上顯示的數(shù)據(jù)的累計和不一致。要避免該問題，可以設置工作簿選項下的以顯示值為準復選框。其它還有關(guān)于最大疊代次數(shù)、最大誤差等反復操作選項，它們主要影響統(tǒng)計分析、規(guī)劃求解的計算，用戶可以根據(jù)需要設置。

1.4.3 編輯選項

編輯選項對于編輯工作表時的操作有直接的影響，其內(nèi)容如圖1－10所示。常用的主要有以下選項。

圖1－10

1. 直接編輯功能

Excel 2000單元格的編輯操作，特別是有關(guān)公式的編輯操作，通常是在編輯欄進行的。但是對于一般的數(shù)據(jù)，則可能在單元格中直接編輯更為直觀。這時可選定單元格內(nèi)部直接編輯復選框，則既可以在編輯欄編輯，也可以直接在單元格編輯。直接在單元格的某個位置雙擊，工作表的工作狀態(tài)即由就緒狀態(tài)變?yōu)榫庉嫚顟B(tài)，且在單元格的指定位置出現(xiàn)閃爍的光標，指示相應的插入點，可以直接在該位置進行數(shù)據(jù)的插入、刪除或修改操作。而如果是在就緒狀態(tài)，只能進行替換操作，即輸入的內(nèi)容替換原來單元格的全部內(nèi)容。

2. 拖放功能

在Excel 2000中要完成某個任務，可以有多種操作方式。例如復制或移動單元格中的數(shù)據(jù)，可以使用菜單、快捷菜單、工具欄按鈕以及快捷鍵等操作。但是，最為直觀的當屬鼠標的直接拖放操作。特別是對于大批有規(guī)律的數(shù)據(jù)和公式，使用鼠標拖放來自動填充是最為快捷高效的方法。而要實現(xiàn)這些功能，必須選定單元格拖放功能復選框。為了防止拖放操作時不慎覆蓋了有效的數(shù)據(jù)，通常還應選定覆蓋單元格內(nèi)容前提出警告復選框。

3. 移動方向

在Excel 2000中連續(xù)輸入大量數(shù)據(jù)時，一般希望每輸入完一個單元格后，自動進入下一個單元格。這時，可以根據(jù)輸入數(shù)據(jù)的排列次序，選擇移動方向。所謂移動方向，即是指當輸入完一個單元格按回車鍵后，活動單元格的移動方向�？梢愿鶕�(jù)需要從方向右邊的下拉框中選擇向下、向右、向左或向上。Excel

2000還具備自動回車特性。這對于按行輸入時特別方便。要使用該特性，應將移動方向設置為向下，然后每輸入完一個單元格后按Tab鍵，這時活動單元格自動向右移動，當輸入完某行最后一個單元格的內(nèi)容后，按回車鍵。這時活動單元格自動移動到下一行與輸入數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)�齊的第1個單元格。

4. 小數(shù)點設置

對于需要大量輸入小數(shù)的場合，特別是輸入具有相同位數(shù)小數(shù)的場合，使用自動小數(shù)點設置選項可以有效提高工作效率。選定自動設置小數(shù)點選項后，通過微調(diào)鈕選定適當?shù)男��?shù)位數(shù)。這時無論用戶輸入什么數(shù)據(jù)，都會自動轉(zhuǎn)換成指定位數(shù)的小數(shù)。例如選定2位小數(shù)位數(shù)時，當輸入“1234”、“56”、“7”和“890”，將分別轉(zhuǎn)換為“12.34”、“0.56”、“0.07”和“8.9”。

5. 記憶式鍵入

當輸入的數(shù)據(jù)有許多重復的內(nèi)容時，可以利用Excel 2000的記憶式鍵入功能，提高輸入速度，減少出錯機會。當選定了記憶式鍵入復選框后，在工作表中輸入數(shù)據(jù)時，如果遇到該列已輸入過的內(nèi)容時，只需輸入其開始的若干字符，Excel便會自動填充其余的內(nèi)容。例如，在上面已輸入了“高級工程師”，在當前單元格中剛輸入了“高”字，其余內(nèi)容將會自動填上。但是如果上面還有“高級講師”等內(nèi)容，則需要輸入“高級工”三個字時，才會自動填上。

6. 自動擴展

自動擴展功能是Excel 2000的新增功能。當選定了擴展數(shù)據(jù)清單格式及公式復選框后，每當用戶在數(shù)據(jù)清單中追加數(shù)據(jù)時，Excel

2000會自動根據(jù)報表的內(nèi)在規(guī)律，例如上一行或左邊一列的公式自動填充有關(guān)的計算公式，并按照相關(guān)單元格的格式自動設置其格式。

1.4.4 工具欄設置

在Excel 2000工作環(huán)境中，將一些經(jīng)常使用的命令分門別類，以工具欄按鈕的形式放置在窗口中，從而使得日常操作更為得心應手。例如，要預覽需要打印的工作表，可以直接用鼠標單擊常用工具欄中的打印預覽工具按鈕實現(xiàn)；要設置某個單元格為貨幣樣式，只需用鼠標單擊格式工具欄中的貨幣樣式按鈕即可。Excel

2000內(nèi)置的常用工具欄共有14個，有關(guān)具體內(nèi)容參見圖1－11。默認情況下，窗口中只出現(xiàn)常用工具欄和格式工具欄。用戶可以根據(jù)工作的需要，在窗口中顯示其它的工具欄或是隱藏暫時不需要工具欄。用戶還可以重新組織工具欄，甚至定義自己專用的工具欄。通過調(diào)整和設置工具欄，可以使工作更為方便快捷。

1. 顯示或隱藏工具欄

用戶可以根據(jù)當前所作的工作或是日常經(jīng)常進行的工作，將經(jīng)常使用的工具顯示在窗口中，而將暫時不用的工具欄隱藏起來。顯示或隱藏工具欄的操作步驟如下：

l 選擇視圖菜單的工具欄命令，或是用鼠標右擊任一工具欄，彈出工具欄快捷菜單，如圖1－11所示。

圖1－11

l 選定想要顯示或隱藏的工具欄。工具欄名稱左邊若有標記“√”，表示這個工具欄將顯示在屏幕上；若沒有標記“√”，則表示隱藏該工具欄。

除了上述工具欄以外，Excel 2000還有全屏顯示、三維設置、停止錄制和陰影設置等工具欄，而上述工具欄是不出現(xiàn)在工具欄命令中的。如果需要使用上述工具欄，則需執(zhí)行工具菜單中的自定義命令，然后選擇定工具欄選項卡，選定所需工具欄按鈕相鄰的復選框即可。如圖1－12所示。

圖1－12

2. 工具欄的位置

工具欄在窗口中出現(xiàn)的位置可以有兩種情況：固定工具欄或是浮動工具欄。所謂固定工具欄，是指工具欄出現(xiàn)在窗口的上方、香