Excel2000應(yīng)用案例之二

第一章 Excel 2000概述

本章主要介紹Excel電子數(shù)據(jù)表軟件的功能、特點(diǎn)，并著重介紹了Excel 2000的新特性，為學(xué)習(xí)后續(xù)章節(jié)的內(nèi)容奠定基礎(chǔ)。本章還介紹了Excel

2000的基本操作和Excel 2000工作環(huán)境的設(shè)置以及聯(lián)機(jī)幫助系統(tǒng)的使用。這些內(nèi)容對(duì)于后續(xù)章節(jié)中的各種應(yīng)用都是通用的。

1.1 電子數(shù)據(jù)表基礎(chǔ)

電子數(shù)據(jù)表軟件誕生于80年代初，從早期的的SuperCalc、MultiPlan到今天的Excel、Lotus-123，功能不斷完善，操作日益方便，已成為應(yīng)用最為廣泛的數(shù)據(jù)處理軟件。從形式上看，電子數(shù)據(jù)表軟件與一般的電子表格軟件類(lèi)似。也是以表格方式工作，其數(shù)字、文本等都分布于表格的行列之中，但是實(shí)質(zhì)上二者有著很大的差異。這就是電子數(shù)據(jù)表中有大量的、各種各樣的、包括一些十分復(fù)雜的計(jì)算公式，當(dāng)在電子數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，它能自動(dòng)完成所需的計(jì)算和分析。新型的電子數(shù)據(jù)表軟件更是具備了數(shù)據(jù)分析、圖表制作以及Internet信息共享等眾多功能。所以電子數(shù)據(jù)表軟件的主要功能是數(shù)據(jù)的處理，而電子表格軟件雖然也有一定的數(shù)據(jù)處理功能，但其主要功能是表格的處理。以下即以Excel為例，說(shuō)明電子數(shù)據(jù)表軟件的基本概念和特點(diǎn)。

1.1.1 電子數(shù)據(jù)表的概念

電子數(shù)據(jù)表軟件采用表格的形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和處理，直觀(guān)方便，符合人們?nèi)粘９ぷ鞯牧?xí)慣。Excel的基礎(chǔ)工作環(huán)境是一個(gè)包含一到多個(gè)工作表的工作簿文件。其中的工作表類(lèi)似于人們?nèi)粘Ｊ褂玫母鞣N報(bào)表，它由若干行和列組成。而每個(gè)行和列的交叉點(diǎn)是電子數(shù)據(jù)表處理數(shù)據(jù)的最小單位，在Excel中稱(chēng)作單元格。

1. 工作簿和工作表

工作簿（Book）文件是Excel存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本單位。用戶(hù)在Excel中處理的各種數(shù)據(jù)最終都是以工作簿文件的形式存儲(chǔ)在磁盤(pán)上。每個(gè)工作簿通常都由多張工作表（Sheet）組成。每個(gè)工作表都是一個(gè)由若干行和列組成的二維表格。通常一張工作表對(duì)應(yīng)一個(gè)報(bào)表，同一行為一組相關(guān)的數(shù)據(jù)，同一列為同一類(lèi)型的數(shù)據(jù)。所以工作表是日常管理數(shù)據(jù)的基本單位。對(duì)于較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理，通常需要涉及到多個(gè)報(bào)表，這時(shí)可以在一個(gè)工作簿中建立多張工作表。并可以根據(jù)需要在多個(gè)工作表之間建立連接，相互引用，合并計(jì)算，協(xié)同工作。圖1－1所示的即為一個(gè)工作簿和工作表的示例。該工作簿名為“Count.xls”，其中包含了“一月”、“二月”、……“全年”等13張工作表。從這里可以看出，Excel的每個(gè)工作表是一個(gè)二維表，而每個(gè)工作簿通常是多個(gè)相關(guān)的工作表有機(jī)結(jié)合在一起的“三維”電子數(shù)據(jù)表。

圖1－1

2. 單元格和單元格區(qū)域

Excel的工作表由256列和65536行構(gòu)成。每列用字母標(biāo)識(shí)，從A、B、……Z、AA、AB、……BA、BB、……一直到IV，稱(chēng)作列標(biāo)。每行用數(shù)字標(biāo)識(shí)，從1～65536，稱(chēng)作行號(hào)。每個(gè)行列交叉點(diǎn)稱(chēng)為單元格（Cell）。單元格是工作表的基本成分，也是電子數(shù)據(jù)表軟件處理數(shù)據(jù)的最小單位。每個(gè)單元格用其所在的列標(biāo)和行號(hào)標(biāo)識(shí)，稱(chēng)作單元格地址。例如工作表的左上角單元格，即第一行、第一列的單元格用A1表示，而D2表示D列2行的單元格，即第二行、第四列的單元格。每個(gè)單元格中可以存放文本、數(shù)值和公式等不同的內(nèi)容。正是通過(guò)在不同的單元格中輸入不同的內(nèi)容，特別是可以在單元格中輸入包含有單元格引用的各種公式，并自動(dòng)完成各種計(jì)算，使得電子數(shù)據(jù)表軟件具備了數(shù)據(jù)處理的多方面的強(qiáng)大功能。圖1－2所示的即為一個(gè)包含計(jì)算個(gè)人所得稅公式的單元格內(nèi)容的示例。其中的E2表示引用的是E列2行單元格的值，即工資合計(jì)的數(shù)據(jù)。

在Excel的操作過(guò)程中，有時(shí)需要同時(shí)對(duì)多個(gè)單元格進(jìn)行操作。例如求某一行若干個(gè)單元格中數(shù)據(jù)的和，或是同時(shí)設(shè)置某列多個(gè)單元格的數(shù)據(jù)格式，或是在多個(gè)單元格中查找指定的數(shù)據(jù)等。這時(shí)可以使用單元格區(qū)域（Range）來(lái)定義或標(biāo)識(shí)出指定的多個(gè)單元格。所謂單元格區(qū)域是指由若干個(gè)連續(xù)的單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域，使用其某個(gè)對(duì)角的兩個(gè)單元格地址標(biāo)識(shí)。例如以A1為左上角，C4為右下角的12個(gè)單元格組成的區(qū)域，可以指定為“A1:C4”，或是“C4:A1”，或是“A4:C1”，也可以是“C1:A4”。但是無(wú)論如何指定，Excel都自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換成“A1:C4”的形式。

圖1－2

3. 活動(dòng)單元格和當(dāng)前單元格

在工作表的眾多單元格中，用戶(hù)的操作只能對(duì)其中的一個(gè)或若干個(gè)單元格起作用。這些單元格稱(chēng)作活動(dòng)單元格。要使多個(gè)單元格成為活動(dòng)單元格，應(yīng)使用選定單元格區(qū)域的操作。在活動(dòng)單元格中其中有一個(gè)單元格呈反相顯示，它稱(chēng)作當(dāng)前單元格。用戶(hù)的輸入、編輯等操作只針對(duì)當(dāng)前單元格進(jìn)行。而關(guān)于格式的設(shè)置、數(shù)據(jù)的清除等操作則對(duì)所有的活動(dòng)單元格起作用。如果只有一個(gè)活動(dòng)單元格，則它同時(shí)也是當(dāng)前單元格。

類(lèi)似地，一個(gè)工作簿中包含有多張工作表，但其中只有一個(gè)或其中幾個(gè)是處于工作狀態(tài)，稱(chēng)作活動(dòng)工作表，用戶(hù)的操作只對(duì)活動(dòng)工作表起作用。在活動(dòng)工作表當(dāng)中用戶(hù)只能針對(duì)其中的一個(gè)工作表進(jìn)行操作。該工作表稱(chēng)作當(dāng)前工作表。但用戶(hù)對(duì)當(dāng)前工作表的操作將會(huì)對(duì)所有的活動(dòng)工作表起作用。如果只有一個(gè)活動(dòng)工作表，則它同時(shí)也是當(dāng)前工作表。

在Excel中，還可以同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作簿，但其中只有一個(gè)是處于工作狀態(tài)，它既是活動(dòng)工作簿，也是當(dāng)前工作簿。所以，在Excel中工作時(shí)，用戶(hù)的操作都是針對(duì)當(dāng)前工作簿的當(dāng)前工作表中的當(dāng)前單元格進(jìn)行的。但是其結(jié)果則可能會(huì)同時(shí)對(duì)所有的活動(dòng)工作表和活動(dòng)單元格起作用。理解這一概念，可以幫助用戶(hù)在使用電子數(shù)據(jù)表過(guò)程中更高效地工作。

1.1.2 電子數(shù)據(jù)表的特點(diǎn)

Excel電子數(shù)據(jù)表軟件工作于Windows平臺(tái)，具有Windows環(huán)境軟件的所有優(yōu)點(diǎn)。而在圖形用戶(hù)界面、表格處理、數(shù)據(jù)分析、圖表制作和網(wǎng)絡(luò)信息共享等方面具有更突出的特色。

1. 圖形用戶(hù)界面

Excel的圖形用戶(hù)界面是標(biāo)準(zhǔn)的Windows的窗口形式，有控制菜單、最大化、最小化按鈕、標(biāo)題欄、菜單欄等內(nèi)容。其中的菜單欄和工具欄使用尤為方便。菜單欄中列出了電子數(shù)據(jù)表軟件的眾多功能，工具欄則進(jìn)一步將常用命令分組，以工具按鈕的形式列在菜單欄的香