電子表格管賬就這么簡單

　　我所在的學(xué)校是一所小學(xué)，在校就餐的教職工不足20人。我是后勤主任，兼管著學(xué)校食堂伙食的賬目。別看小食堂，我要管的賬目還真不少：個人伙食交款、支出、結(jié)算；伙房支出、結(jié)算、實物折合；集體收入、支出、結(jié)算；現(xiàn)金收入、支出、結(jié)算。前任主任交給我若干賬本，并教給我詳盡的記賬方法、計算方法。老主任感嘆說：“麻煩呀，筆筆賬目都要清楚。你可要仔細(xì)呀，這些賬目相互牽制，如果一處出錯就改動一大片。”

　　電子表格提供了豐富的函數(shù)和自定義公式功能，如何利用電子表格解決這種實際的繁瑣問題，使食堂伙食賬目管理更輕松呢？經(jīng)過一學(xué)期的實踐總結(jié)，筆者設(shè)計了以下方案。

　　建立工作簿

　　新建電子表格文件，建立3個工作表，依次重命名為個人伙食賬、集體伙食賬、現(xiàn)金賬。

　　建立個人伙食賬

　　個人伙食賬按月份建立。每月包含以下五項：姓名、本月交款、月初余額、伙食支出、本月結(jié)算。其中各月的姓名列用“復(fù)制”、“粘貼”保持一致，以便于定義公式后用填充柄拖拽復(fù)制公式（如圖1）。

圖1

　　定義各單元格邏輯運算關(guān)系或用法：本月結(jié)算=本月“月初余額”-本月“伙食支出”（結(jié)果可能是正數(shù)也可能是負(fù)數(shù)）。在單元格的公式編輯欄中應(yīng)輸入自定義公式：“=H3-I3”。本月“月初余額”=上月的“本月結(jié)算”+“本月交款”（首月“月初余額”等于“本月交款”）。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式為：“=E3+G3”。最后一行為“合計”，用自動求和函數(shù)計算各列合計。在單元格的公式編輯欄中應(yīng)輸入函數(shù)：“=SUM(J3:J5)”�！盎锸持С觥睌�(shù)據(jù)來源于“X月份個人伙食支出明細(xì)賬”工作簿中的“支出合計”。該工作簿中“姓名”列要從“個人伙食賬”中“復(fù)制”、“粘貼”保持一致，并定義好“支出合計”各單元格的自動求和函數(shù)，然后該工作簿電子文件交給廚師，由廚師負(fù)責(zé)填入個人每餐支出數(shù)據(jù)。月底廚師上交該工作簿電子文件，“復(fù)制”其“支出合計”列，粘貼其數(shù)據(jù)到“個人伙食賬”的“伙食支出”列中。

　　在這個工作表中，只有“本月交款”一列數(shù)據(jù)需要手工錄入。其他列的數(shù)據(jù)都可根據(jù)定義好的公式自動計算，大大提高了工作效率，減輕了錄入與計算的負(fù)擔(dān)。

　　建立集體伙食賬

　　集體伙食賬也按月份建立。每月包含以下五項：總收入、總支出、實物折款、本月結(jié)結(jié)余、累計結(jié)余（如圖2）。

圖2

　　定義各單元格邏輯運算關(guān)系或用法：“總收入”=“個人伙食賬”工作表中的“伙食支出”列的“合計”單元格數(shù)據(jù)。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式為：“=個人伙食賬!I6”。“總支出”=伙房購買米面肉油等開支票據(jù)總計。其數(shù)據(jù)由廚師積累計算，由管理員審核。“實物折款”=伙房購買的米面肉油等剩余實物所折合的款數(shù)�！氨驹陆Y(jié)余”=本月“總收入”-本月“總支出”-上月“實物折款”+本月“實物折款”（計算首月“本月結(jié)余”，不用減上月“實物折款”）。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式應(yīng)為：“=B3-C3-D2+D3”�！袄塾嫿Y(jié)余”=上月“累計結(jié)余”+“本月結(jié)余”。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式應(yīng)為：“=F2+E3”。

　　建立現(xiàn)金賬

　　現(xiàn)金賬也按月份建立。每月包含以下四項：交款合計、現(xiàn)金支出合計、現(xiàn)金結(jié)算、累計結(jié)算（如圖3）。

圖3

　　定義各單元格邏輯運算關(guān)系或用法：“交款合計”=“個人伙食賬”工作表中“伙食支出”列的“合計”單元格數(shù)據(jù)。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式為：“=個人伙食賬!G6”�！艾F(xiàn)金支出合計”=“集體伙食賬”工作表中的“總支出”。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式應(yīng)為：“=集體伙食賬!C3”�！艾F(xiàn)金結(jié)算”=“交款合計”-“現(xiàn)金支出合計”。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式應(yīng)為：“=B3-C3”�！袄塾嫿Y(jié)算”=上月“累計結(jié)算”+本月“現(xiàn)金結(jié)算”（首月“累計結(jié)算”=本月“現(xiàn)金結(jié)算”）。在單元格的公式編輯欄中的自定義公式應(yīng)為：“=E2+D3”。

　　保存模板

　　執(zhí)行菜單欄“文件→另存為”命令，在“另存為”對話窗口中“保存類型”選項中選取“模板”，保存在默認(rèn)目錄即可。

　　新建本學(xué)期文檔

　　重新啟動電子表格程序，執(zhí)行菜單欄“文件→新建”命令，在“新建工作簿”對話框中選取“本機上的模板”，再選取我們創(chuàng)建保存的“伙食賬目管理”模板。如果是新學(xué)年或新學(xué)期我們只要改動姓名列數(shù)據(jù)即可（如人數(shù)增多，只要在“合計”上方插入新行即可），其他規(guī)劃以及函數(shù)、自定義公式都可以保留不變（如圖4）。現(xiàn)在，我們就新建好了一個新學(xué)期關(guān)于“伙食賬目管理”的電子表格文檔，我們可以用它方便地管理新學(xué)期的伙食賬目了。

圖4