Excel高效數(shù)據(jù)校驗兩法

在用Excel錄入完大量數(shù)據(jù)后，不可避免地會產生許多錯誤。通常而言，多數(shù)用戶都是一手拿著原始數(shù)據(jù)，一手指著計算機屏幕，進行手工的數(shù)據(jù)校驗，這不但容易導致眼睛疲勞，而且效率不高。為此，筆者特向大家介紹兩種輕松且高效的數(shù)據(jù)校驗方法。

一、語音校驗法

我們可以使用Excel的“文本到語音”功能，將Excel工作表中的數(shù)據(jù)讀出來給我們聽，這樣就可讓耳朵和眼睛并行工作，以輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)的校驗。具體操作如下：在Excel工作表中選定需要校驗的數(shù)據(jù)，執(zhí)行“工具→語音→文本到語音”命令，打開“文本到語音”工具欄（見圖1）。

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圖1

然后，根據(jù)自己的需要，單擊工具欄上的“按行”或“按列”按鈕來設定朗讀順序。接著，準備好原始數(shù)據(jù)，再單擊“朗讀單元格”按鈕即可開始數(shù)據(jù)校驗（提示：在朗讀前別忘了打開音箱或戴上耳機喲）。不過，有些用戶可能會發(fā)現(xiàn)自己的計算機只能朗讀數(shù)字或英文單詞，而不能朗讀中文。這該怎么辦？別急！此時，你還需要做點小小的設置。打開控制面板，雙擊其中的“語音”項。在“文本→語音轉換”選項卡中將“語音選 擇”由“Microsoft Sam”改為“Microsoft Simplified Chinese”即可。再試試，是不是中文也可以讀出來了？

當然，也有用戶可能會問，能不能在錄入時就通過語音來校驗數(shù)據(jù)呀？行，沒問題！單擊工具欄上的“按回車鍵開始朗讀”。此時，當你在單元格中錄入數(shù)據(jù)并回車后，Excel就會立即將數(shù)據(jù)讀出來了。

二、公式審核法

有時，我們錄入的數(shù)據(jù)是要符合一定條件的，例如，對于學生成績表而言，其中的數(shù)據(jù)通常是0～100之間的某個數(shù)值。但是，在錄入時由于錯誤按鍵或重復按鍵等原因，我們可能會錄入超出此范圍的數(shù)據(jù)。那么，對于這樣的無效數(shù)據(jù)，我們如何快速將它們“揪”出并予以更正呢？讓我們用公式審核法來解決這類問題吧。下面筆者以一張學生成績表為例進行介紹。

首先，打開一張學生成績表。然后，選中數(shù)據(jù)區(qū)域（注意：這里的數(shù)據(jù)區(qū)域不包括標題行或列），單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，進入“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設置”選項卡中，將“允許”項設為“小數(shù)”，“數(shù)據(jù)”項設為“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分別輸入“0”和“100”（見圖2），最后單擊“確定”退出。

圖2

接著，執(zhí)行“視圖→工具欄→公式審核”命令，打開“公式審核”工具欄。好了，現(xiàn)在直接單擊“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕即可。此時，我們就可看到表中的所有無效數(shù)據(jù)立刻被紅圈給圈識出來了（見圖3）。

圖3

根據(jù)紅圈標記的標志，對錯誤數(shù)據(jù)進行修正。修正后紅圈標記會自動消失。這樣，無效數(shù)據(jù)就輕松地被更 正過來了。