Microsoft Office Excel全攻略

EXCEL小技巧　　 
     ??當(dāng)我們?cè)贓xcel中輸入公式時(shí)通常都以“=”開頭，否則Excel就會(huì)把它當(dāng)作字符串而不是公式加以計(jì)算。如果你覺得每次都要以“=”開頭不方便，你也可以進(jìn)行如下設(shè)置：選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，在“1-2-3的幫助”標(biāo)簽中選中“轉(zhuǎn)換Lotus 
     1-2-3公式”選項(xiàng)，最后“確定”。這樣以后，當(dāng)你在單元格中直接輸入1+3，回車后即可得到結(jié)果4，不必輸入前面的等號(hào)；若以符號(hào)‘開頭，再輸入1+3，則可得到字符串1+3。 

Excel應(yīng)用技巧七則　 
     一、利用Excel創(chuàng)建序列目錄
     這兩天在翻看《電腦報(bào)》1999年的報(bào)紙，發(fā)現(xiàn)在第3期軟件版中有一篇文章《克隆‘目錄’》，它談的是具有序列特征的目錄的建立，如DISK001，DISK002...等，它介紹利用一個(gè)小軟件來實(shí)現(xiàn)的方法。我在工作中曾經(jīng)遇到過種情況，我是利用Excel來實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能的。
     比如要建立Disk001到Disk020共20個(gè)目錄。打開一個(gè)Excel的空白工作簿，在A1輸入md，在B1中輸入Disk001；選中A1，用鼠標(biāo)拖動(dòng)右下角的填充柄向下拉到A20，這樣從A1到A20全為md；選中B1，用鼠標(biāo)拖動(dòng)右下角的填充柄向下拉到B20，結(jié)果從B1到B20為Disk001到Disk020序列。然后選擇保存，在保存對(duì)話框中選擇保存類型為MS-DOS文本文件，文件名為Test.bat，即批處理文件。系統(tǒng)會(huì)提示你不能保存格式，不要理會(huì)它，選擇“確定”即可。退出Excel。將Test.bat文件復(fù)制到你需要?jiǎng)?chuàng)建目錄的地方，執(zhí)行它，你的序列目錄就自動(dòng)創(chuàng)建好了。
     二、在工作表的頁眉或頁腳中加上文件的全文件名(路徑加文件名)
     在工作簿的頁眉或頁腳中打印上文件的全文件名是一個(gè)查詢文件位置的好辦法�？墒窃贓xcel中用常規(guī)的方法只能插入文件名，是不能實(shí)現(xiàn)像Word中頁眉或頁腳中插入文件的全文件名的功能的。但是用VBA的方法就能做到。請(qǐng)看一個(gè)在頁腳左邊插入全文件名的例子：
     Sub InsertFullName()?
     ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName
     End Sub
     如果改變其中的“LeftFooter”代碼為“CenterFooter”或是“RightFooter” 
     就可實(shí)現(xiàn)在頁腳中間或右邊插入文件的全文件名。如果你想將全文件名插入頁眉的左邊、中間或右邊，可以修改其中的“LeftFooter”代碼為“LeftHeader”“CenterHeader”或是“RightHeader”即可。
     三、Excel表格中打印行號(hào)和列標(biāo)
     Excel中一般打印時(shí)是不會(huì)打印行號(hào)(數(shù)字) 和列標(biāo)(字母) 
     的。但由于行號(hào)和列標(biāo)用于定位工作表中信息的確切位置，所以在有些特殊時(shí)候還是需要表格上標(biāo)出行號(hào)行列標(biāo)的。要使行號(hào)和列標(biāo)能打印機(jī)出來，你可以按以下步驟操作：單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，選擇其中的“工作表”選項(xiàng)卡，選中“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選框即可。預(yù)覽一下，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)帶有行號(hào)和列標(biāo)的表格了。
     四、在多個(gè)工作表內(nèi)輸入相同內(nèi)容
     有時(shí)，我們會(huì)遇到因?yàn)槟承┰�因要在同一個(gè)工作簿的不同工作表中某些單元格上輸入相同的內(nèi)容，你這時(shí)不必利用復(fù)制、粘貼，而直接采用下述方法即可：
     1.在按下Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)單擊需要輸入相同內(nèi)容的不同工作表，使得非當(dāng)前工作表的標(biāo)簽變?yōu)榘咨�，這樣就為這些工作表建立了聯(lián)系。
     2.在其中的任意一個(gè)工作表中輸入所需要的內(nèi)容，這樣數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。
     3.輸入完成之后，按下Ctrl鍵，使用鼠標(biāo)單擊先前所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表之間的聯(lián)系。
     這個(gè)方法可以在需要輸入時(shí)反復(fù)使用，最適合于幾個(gè)工作表中的內(nèi)容既有相同的部分，又有不同部分的情況。
     五、在Excel中編輯單元格中的超級(jí)鏈接
     如果你的Excel單元格中有超級(jí)鏈接，你是否會(huì)認(rèn)為編輯它是件很麻煩的事。因?yàn)楫?dāng)你使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊單元格時(shí)，其中的超級(jí)鏈接將自動(dòng)打開Internet瀏覽器窗口，可那并不是你所希望的結(jié)果。然而使用鍵盤會(huì)讓你很容易編輯超級(jí)鏈接：很簡單，你只要先用鍵盤或鼠標(biāo)定位到要編輯單元格鄰近的單元格，然后用箭頭鍵選擇要編輯的單元格，再按下F2來編輯單元格內(nèi)容。編輯完成后，按ENTER鍵確認(rèn)改動(dòng)或者按ESC鍵取消改動(dòng)。
     其實(shí)對(duì)于任意的單元格來說，F(xiàn)2都是有效的，只不過對(duì)于編輯帶有超級(jí)鏈接的單元格更有用處。
     六、不用公式也可以進(jìn)行快速計(jì)算
     你也許會(huì)遇到這樣的情況，隨時(shí)想知道所選中的單元格中數(shù)值的和，或者是平均值之類的，又不想占用一格單元格來存放公式及結(jié)果。如果選中的范圍隨時(shí)可能變化，用公式也處理不了這個(gè)問題。
     Excel其實(shí)提供了這個(gè)功能，它的默認(rèn)操作是“求和”。你選中一些單元格，在狀態(tài)欄中就會(huì)顯示所選單元格的總和。鼠標(biāo)右擊狀態(tài)欄，在彈出的菜單中單擊“平均值”，你就可以在狀態(tài)欄中看到平均值了。
     該方法可以計(jì)算選定單元格的平均值、總和、最小值、最大值。你還可利用這個(gè)方法計(jì)算包含數(shù)字的單元格的數(shù)量(選中“計(jì)數(shù)值”)，或者計(jì)算已填充單元格的數(shù)量(選中“計(jì)數(shù)”)。
     七、使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格填充柄
     大家都習(xí)慣用鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)單元格填充柄來自動(dòng)填充數(shù)據(jù)序列。其實(shí)，使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格填充柄更加靈活。當(dāng)你在一單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)后，按住鼠標(biāo)右鍵沿著要填充序列的方向拖動(dòng)填充柄一直到你所想要填充的范圍，將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)菜單，其中有三組命令選項(xiàng)。第一組為“復(fù)制單元格”、“以序列方式填充”、“以格式填充”、“以值填充”；第二組為“以天數(shù)填充”、“以工作日該充”、“以月該充”、“以年填充”；第三組為“線性增長”、“幾何增長”、“序列…”。此時(shí)，你可以根據(jù)自己的需要選擇一種填充方式。

EXCEL中錯(cuò)誤提示信息的含義及解決辦法　 
     在Excel中輸入計(jì)算公式后，經(jīng)常會(huì)因?yàn)檩斎脲e(cuò)誤，使系統(tǒng)看不懂該公式。
     在單元格中顯示錯(cuò)誤信息，常常使一些初學(xué)者手足無措�，F(xiàn)將Excel中最常見的一些錯(cuò)誤信息，以及可能發(fā)生的原因和解決方法列出如下，以供初學(xué)者參考。
     (1)####
     錯(cuò)誤原因：輸入到單元格中的數(shù)值太長或公式產(chǎn)生的結(jié)果太長，單元格容納不下。
     解決方法：適當(dāng)增加列的寬度。
     (2)#div/0！
     錯(cuò)誤原因：當(dāng)公式被零除時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#div/0！
     解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。
     (3)#N/A
     錯(cuò)誤原因：當(dāng)在函數(shù)或公式中沒有可用的數(shù)值時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#N/A。
     解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒有數(shù)值，在這些單元格中輸入#N/A，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回#N/A。
     (4)#NAME？
     錯(cuò)誤原因：在公式中使用了Microsoft Excel不能識(shí)別的文本。
     解決方法：確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在。如所需的名稱沒有被列出，添加相應(yīng)的名稱。如果名稱存在拼寫錯(cuò)誤，修改拼寫錯(cuò)誤。
     (5)#NULL！
     錯(cuò)誤原因：當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)，將產(chǎn)生以上錯(cuò)誤。
     解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區(qū)域，使用和并運(yùn)算符。
     (6)#NUM！
     錯(cuò)誤原因：當(dāng)公式或函數(shù)中某些數(shù)字有問題時(shí)，將產(chǎn)生該錯(cuò)誤信息。
     解決方法：檢查數(shù)字是否超出限定區(qū)域，確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型是否正確。
     (7)#REF！
     錯(cuò)誤原因：當(dāng)單元格引用無效時(shí)，將產(chǎn)生該錯(cuò)誤信息。
     解決方法：更改公式，在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊“撤消”按鈕以恢復(fù)工作表中的單元格。
     (8)#value！
     錯(cuò)誤原因：當(dāng)使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類型時(shí)，或當(dāng)自動(dòng)更改公式功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn)生該錯(cuò)誤信息。
     解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的參數(shù)或運(yùn)算符是否正確，并確認(rèn)公式引用的單元格所包含均為有效的數(shù)值

Excel中妙用雙擊功能　 
     1.巧分窗口。在垂直滾動(dòng)條上方與帶黑三角形按鈕相鄰的地方，有一個(gè)很扁的折疊起來的按鈕，雙擊(以下雙擊均指雙擊鼠標(biāo)左鍵)它，可將當(dāng)前窗口上下一分為二；若雙擊水平滾動(dòng)條右方的折疊起來的按鈕，可將當(dāng)前窗口左右一分為二。
     2.調(diào)整列寬。單元格內(nèi)的文本或數(shù)字在列寬不夠時(shí)，超出寬度部分不顯示或顯示一行#，這時(shí)可將鼠標(biāo)指向此列列標(biāo)右邊界線，待鼠標(biāo)指針變成左右的雙向箭頭時(shí)雙擊，可得到最適合的列寬，即列寬剛好容納此單元格內(nèi)最長的內(nèi)容，用同樣的辦法可得到最適合的行高。
     3.快速移動(dòng)。利用鼠標(biāo)，可使單元格指針快速移動(dòng)很長距離。假如在A1:A30內(nèi)有一連續(xù)數(shù)據(jù)，若要使單元格指針從A1迅速移到A30，只須用鼠標(biāo)雙擊A1單元格的下邊框，單元格指針則快速向下移動(dòng)，直到最后一個(gè)不是空白的單元格為止，若要使單元格指針在連續(xù)數(shù)據(jù)上向右快速移動(dòng)，則雙擊單元格的右邊框，向上向左快速移動(dòng)。
     4.填充有規(guī)律數(shù)據(jù)。某列X的相鄰列(左或右列)已有數(shù)據(jù)或文字，若要在X列得到有規(guī)律的數(shù)據(jù)或文字，雙擊鼠標(biāo)可快速填充，方法如下：
     要得到相同的一列數(shù)據(jù)、文字或需要復(fù)制公式，只需在此列的第一個(gè)單元格內(nèi)輸入內(nèi)容，然后用鼠標(biāo)雙擊這個(gè)單元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白單元格為止；
     若要得到等差數(shù)列，只須在此列的第一和第二單元格內(nèi)輸入等差數(shù)列的前兩個(gè)數(shù)據(jù)并選定它們，用鼠標(biāo)雙擊右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白單元格為止。
     5.快速重命名。用鼠標(biāo)雙擊工作表標(biāo)簽，可進(jìn)行重命名操作。

Excel中填充柄的幾種用法　　 
     大家知道在使用Excel輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候，經(jīng)常要輸入許多連續(xù)或不連續(xù)的數(shù)據(jù)，如學(xué)生的學(xué)號(hào)，貨物的批號(hào)等等，如果采用手工輸入的方法，將是一件非常麻煩而且容易出錯(cuò)的事情，如果我們使用Excel中“填充柄”的方法即可輕松快速輸入許多連續(xù)或不連續(xù)的數(shù)據(jù)。
     所謂“填充柄”就是在Excel中位于某區(qū)域上的一個(gè)小黑塊(圖1)，如果將鼠標(biāo)指向它的時(shí)候，鼠標(biāo)的形狀變?yōu)楹谑�字。拖�?dòng)“填充柄”可以將內(nèi)容復(fù)制到相鄰單元格中。下面以輸入不連續(xù)學(xué)號(hào)和連續(xù)學(xué)號(hào)為例分別介紹使用“填充柄”拖拉填充的幾種方法：
     一、創(chuàng)建自定義填充序列后，輸入第一個(gè)學(xué)號(hào)，再使用“填充柄”拖動(dòng)(適用于大量、連續(xù)或不連續(xù)的數(shù)據(jù))：如果經(jīng)常輸入大量的且不連續(xù)的數(shù)字及編號(hào)，如多個(gè)學(xué)年編號(hào)不同的學(xué)號(hào)等等，可以創(chuàng)建自定義序列，具體方法如下：
     首先，請(qǐng)選擇“工具/選項(xiàng)”菜單，在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“自定義序列”列表框中的“新序列”選項(xiàng)，然后在“輸入序列”編輯列表框中，從第一個(gè)序列(此處可以輸入98001~98010、99001~99010等學(xué)號(hào))元素開始輸入新的序列。在鍵入每個(gè)元素后，按Enter鍵。整個(gè)序列輸入完畢后，請(qǐng)單擊“添加”按鈕。
     自定義序列中可以包含文字或帶數(shù)字的文字。如果要?jiǎng)?chuàng)建只包含數(shù)字的自定義序列，如本文的“學(xué)號(hào)”等，則自定義序列后，在輸入“學(xué)號(hào)”前還需要先選定足夠的空單元格(一般選定某列即可)，然后在“格式”菜單上，單擊“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，對(duì)選定的空單元格應(yīng)用文本格式，最后在設(shè)置了格式的單元格中輸入序列項(xiàng)。本例須在A2單元格中輸入98001后，將鼠標(biāo)移動(dòng)到A2單元格的右下角(填充柄位置)，可以看到光標(biāo)變?yōu)橐粋�(gè)黑色的十字，這時(shí)可按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)到指定位置松開即可(見圖2)。
     使用該方法需注意的是：①必須首先自定義序列號(hào)；②必須將該列格式設(shè)置為文本格式(如序號(hào)中包含文字則不行，因?yàn)楫?dāng)輸入含有文字的數(shù)據(jù)時(shí)Excel自動(dòng)默認(rèn)為文本格式)。
     小技巧：先輸入西文單引號(hào)“'”再輸入學(xué)號(hào)：98001(適合于輸入超過15位的數(shù)字，如輸入新版本身份證號(hào)碼等“數(shù)字”不參與計(jì)算的場合)，這樣輸入的數(shù)字格式自動(dòng)變?yōu)槲谋靖袷�，可以直接使用“填充柄”拖�?dòng)，這是一個(gè)非常簡便的方法。
     二、手工輸入第一、第二兩個(gè)相鄰的“學(xué)號(hào)”再使用“填充柄”拖動(dòng)(適用于連續(xù)數(shù)字)：如：首先在A2單元格中輸入98001，在A3單元格中輸入98002，然后用鼠標(biāo)選中A1、A2后直接將鼠標(biāo)移動(dòng)到A3單元格的右下角(填充柄位置)，當(dāng)鼠標(biāo)也變?yōu)橐粋�(gè)黑十字（見圖3），即可按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)到指定位置松開即可。
     三、手工輸入首位學(xué)號(hào)，直接使用“Ctrl+填充柄”組合拖動(dòng)(適用于連續(xù)數(shù)字，推薦用此方法)：從上面的圖2和圖3中可以發(fā)現(xiàn)兩圖的98001在單元格中的數(shù)字位置是不一樣的，圖3中98001在單元格右側(cè)，是常規(guī)數(shù)字格式(數(shù)字的默認(rèn)格式狀態(tài)是在右側(cè)，但可以改變)，圖2中的98001在單元格的左側(cè)，是文本格式(文本默認(rèn)狀態(tài)是在左側(cè)，也可以改變)。由于Excel在輸入數(shù)字時(shí)自動(dòng)默認(rèn)為數(shù)字格式，因此上述兩種方法，如果不經(jīng)常輸入如此多的“學(xué)號(hào)”，筆者認(rèn)為還是第二種方法較為實(shí)用，第一種方法較為麻煩，但適用于經(jīng)常輸入重復(fù)、不連續(xù)的數(shù)字(多個(gè)學(xué)年學(xué)號(hào))等，大家可以根據(jù)需要或習(xí)慣選取。
     下面再介紹一種更為簡便的方法：首先在A2輸入首位學(xué)號(hào)98001，將鼠標(biāo)移動(dòng)到A2單元格的右下角(填充柄位置)，當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)橐粋�(gè)黑色的十字時(shí)，這時(shí)在按住Ctrl鍵(可以看到黑色的十字光標(biāo)右上角還有一個(gè)小的黑色十字，見(圖4)的同時(shí)，再按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)到指定位置松開即可。