office word 里的常用技巧

1．快速定位到上次編輯位置 

用WPS編輯文件時(shí)有一個(gè)特點(diǎn)，就是當(dāng)你下次打開一word文件時(shí)，光標(biāo)會自動定位到你上一次存盤時(shí)的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個(gè)功能，但是，當(dāng)我們在打開Word文件后，如果按下Shift+F5鍵您就會發(fā)現(xiàn)光標(biāo)已經(jīng)快速定位到你上一次編輯的位置了。 


小提示：其實(shí)Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復(fù)按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán)，當(dāng)然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時(shí)的位置了。 


2．快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間 

有時(shí)寫完一篇文章，覺得有必要在文章的末尾插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期或時(shí)間，一般人是通過選擇菜單來實(shí)現(xiàn)的。其實(shí)我們可以按Alt+Shift+D鍵來插入系統(tǒng)日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間，很快！ 


3．快速多次使用格式刷 

Word中提供了快速多次復(fù)制格式的方法：雙擊格式刷，你可以將選定格式復(fù)制到多個(gè)位置，再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關(guān)閉格式刷。 

4．快速打印多頁表格標(biāo)題 

選中表格的主題行，選擇“表格”菜單下的“標(biāo)題行重復(fù)”復(fù)選框，當(dāng)你預(yù)覽或打印文件時(shí)，你就會發(fā)現(xiàn)每一頁的表格都有標(biāo)題了，當(dāng)然使用這個(gè)技巧的前提是表格必須是自動分頁的。 


5．快速將文本提升為標(biāo)題 

首先將光標(biāo)定位至待提升為標(biāo)題的文本，當(dāng)按Alt+Shift+←鍵，可把文本提升為標(biāo)題，且樣式為標(biāo)題1，再連續(xù)按Alt+Shift+→鍵，可將標(biāo)題1降低為標(biāo)題2、標(biāo)題3……標(biāo)題9。 
6．快速改變文本字號 

Word的字號下拉菜單中，中文字號為八號到初號，英文字號為5磅到72磅，這對于一般的辦公人員來說，當(dāng)然已經(jīng)綽綽有余了。但在一些特殊情況下，比如打印海報(bào)或機(jī)關(guān)宣傳墻報(bào)時(shí)常常要用到更大的字體，操作起來就有些麻煩了。其實(shí)，我們完全也可以快速改變文本的字號：先在Word中選中相關(guān)漢字，然后用鼠標(biāo)單擊一下工具欄上的字號下拉列表框，直接鍵入數(shù)值，即可快速改變您的字體大小。而且這個(gè)技巧在Excel和WPS 
2000/Office中同樣適用。 

小提示：其實(shí)，小編還有兩種快速更改Word文本字號的方法： 

（1）選中文字后，按下Ctrl+Shift+>鍵，以10磅為一級快速增大所選定文字字號，而按下Ctrl+Shift+<鍵，則以10磅為一級快速減少所選定文字字號； 


（2）選中文字后，按Ctrl+]鍵逐磅增大所選文字，按Ctrl+[鍵逐磅縮小所選文字。 

7．快速設(shè)置上下標(biāo)注 

首先選中需要做上標(biāo)文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+=就可將文字設(shè)為上標(biāo)，再按一次又恢復(fù)到原始狀態(tài)；按Ctrl+=可以將文字設(shè)為下標(biāo)，再按一次也恢復(fù)到原始狀態(tài)。 


小提示：詳見本刊前期《Word XP中神奇的Ctrl鍵》一文，掌握一些快捷按鍵對快速、高效操作Word很有借鑒意義。 

8．快速取消自動編號 

雖然Word中的自動編號功能較強(qiáng)大，但是據(jù)筆者試用，發(fā)現(xiàn)自動編號命令常常出現(xiàn)錯(cuò)亂現(xiàn)象。其實(shí)，我們可以通過下面的方法來快速取消自動編號。 

（1）當(dāng)Word為其自動加上編號時(shí)，您只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作，此時(shí)自動編號會消失，而且再次鍵入數(shù)字時(shí)，該功能就會被禁止了； 

（2）選擇“工具”→“自動更正選項(xiàng)”命令，在打開的“自動更正”對話框中，單擊“鍵入時(shí)自動套用格式”選項(xiàng)卡，然后取消選擇“自動編號列表”復(fù)選框（如圖1），最后單擊“確定”按鈕完成即可； 


9．快速選擇字體 

為了達(dá)到快速選擇字體的目的，我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄，選擇“自定義“命令，打開“自定義”對話框，在“自定義”對話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡，并移動光標(biāo)條到類別欄中的“字體”項(xiàng)，看到平時(shí)經(jīng)常使用的字體，把它拖到工具欄成為按鈕，以后要快速選擇字體，只要先選中文本，再按下工具欄上字體按鈕即可，省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。 


10．快速去除Word頁眉下橫線 

快速去除Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法：一是可以將橫線顏色設(shè)置成“白色”；二是在進(jìn)入頁眉和頁腳時(shí)，設(shè)置表格和邊框?yàn)椤盁o”；第三種方法是進(jìn)入頁眉編輯，然后選中段落標(biāo)記并刪除它；最后一種方法是將“樣式”圖標(biāo)欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。 


1.快速開閉任務(wù)窗格 
Word XP任務(wù)窗格通常采用以下兩種方法打開：一是選中“視圖”菜單下的“任務(wù)窗格”。二是用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄，選中快捷菜單中的“任務(wù)窗格”。如果您經(jīng)常使用任務(wù)窗格，可以給它指定一個(gè)快捷鍵，從而提高其操作速度，具體做法是：單擊Word XP“工具”菜單中的“自定義”命令，打開“自定義”對話框中的任意一個(gè)選項(xiàng)卡。單擊“鍵盤”按鈕打開“自定義鍵盤”對話框。選中對話框左邊“命令”列表中的“編輯”，在右邊找到名為“ViewTaskPane”的命令。用鼠標(biāo)單擊“請按新快捷鍵”框，根據(jù)需要按鍵盤上的鍵或其組合(如Alt+M)。完成后單擊對話框中的“指定”按鈕，再將打開的對話框全部關(guān)閉。此后按設(shè)置好的快捷鍵(如Alt+M)，Word XP任務(wù)窗格即可快速打開，再按一次即可將其關(guān)閉。 
2.快速選中多處文本 
Word XP增加了選中多處文本的兩種方法：一是可以選中具有相同格式的多處文本，操作方法是打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，選中作為樣本的文字。任務(wù)窗格的“所選文字的格式”下即可顯示當(dāng)前文本的格式，鼠標(biāo)將其選中后其右邊顯示一個(gè)下拉按鈕。用它打開菜單單擊其中的“選擇所有XX實(shí)例”，則文檔中應(yīng)用這種格式的文本均被選中。也可以用鼠標(biāo)右鍵單擊所選中的文本，選擇快捷菜單中的“選擇格式相似的文本”命令，則文檔中使用該格式的文本全部被選中。二是可以選中具有相同內(nèi)容的多處文本，它的操作方法是：選中作為內(nèi)容樣本的文字，按Ctrl+C將其放入剪貼板。單擊“編輯”菜單中的“查找”命令打開對話框，選中“查找”選項(xiàng)卡中的“突出顯示所有在該范圍找到的項(xiàng)目”。然后用鼠標(biāo)單擊“查找內(nèi)容”框，按Ctrl+V將內(nèi)容樣本放入其中。單擊“查找全部”按鈕，選項(xiàng)卡中顯示“找到XX個(gè)與此條件匹配的項(xiàng)”(XX是數(shù)字)，并將所有符合條件的內(nèi)容選中。 
3.字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì) 
Word XP中新增了一個(gè)“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄，它可以快速統(tǒng)計(jì)出文檔中的字符、行、頁、段落等的數(shù)目。如果您需要控制文檔的長度，它可以為您提供很多幫助。打開“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄的方法是：鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄，選擇快捷菜單中的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”即可。 
如果您要對文檔中的某項(xiàng)指標(biāo)(如“行”)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以單擊工具欄中間的下拉箭頭，從菜單中選擇“行”或字符、頁、段落等。稍等片刻，工具欄就會顯示出文檔的行數(shù)。如果單擊工具欄中的“重新計(jì)數(shù)”按鈕，再打開下列表，可以查看文檔中所有指標(biāo)的具體數(shù)目。如果您對文檔進(jìn)行了修改，只要“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄是打開的，按Alt+C(“重新計(jì)數(shù)”按鈕的快捷鍵)，新的統(tǒng)計(jì)結(jié)果就會顯示在工具欄中。 
4.快速關(guān)閉Word XP 
如果您用Word XP打開了多個(gè)文檔，一旦有急事需要離開，逐個(gè)關(guān)閉文檔就顯得非常麻煩。此時(shí)您可以采用以下技巧快速關(guān)閉Word XP：如果您的文檔全部在任務(wù)欄顯示，可以按住Shift鍵單擊“文件”菜單中的“退出”命令，則打開的全部文檔連同Word會全部關(guān)閉。就是說按住Shift鍵以后，“文件”菜單中的“退出”命令變成了“全部退出”命令。 
您也可以讓多個(gè)Word XP文檔占用一個(gè)任務(wù)欄圖標(biāo)，這樣可以利用任務(wù)欄圖標(biāo)快速關(guān)閉文檔和程序。具體操作方法是：單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令打開“選項(xiàng)”對話框，取消“視圖”選項(xiàng)卡中的“任務(wù)欄中的窗口”復(fù)選項(xiàng)�！按_定”以后，多個(gè)文檔只占用一個(gè)任務(wù)欄圖標(biāo)。此時(shí)您只要用鼠標(biāo)右鍵單擊任務(wù)欄上的Word XP圖標(biāo)，選擇快捷菜單中的“關(guān)閉”命令；或者單擊Word XP“文件”菜單中的“退出”命令，就可以快速關(guān)閉所有文檔和程序了。 
5.恢復(fù)Word XP 
Word XP能在發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)將當(dāng)前文件存盤，最大限度的防止用戶丟失文件。具體操作方法是：如果正在使用的Word XP停止響應(yīng)，應(yīng)該立即打開“開始→程序→Microsoft Office 工具”菜單，單擊其中的“Microsoft Office應(yīng)用程序恢復(fù)”命令。選中對話框中停止響應(yīng)的Word XP，若想恢復(fù)當(dāng)前打開的文件，可以單擊“恢復(fù)應(yīng)用程序”或“重新啟動應(yīng)用程序”按鈕。如果想關(guān)閉已經(jīng)停止響應(yīng)的程序，并且放棄對文件中最新更改的部分，可以單擊“結(jié)束應(yīng)用程序”按鈕。 
6.修復(fù)文檔 
為了挽救因死機(jī)、停電等故障丟失的文檔，Word XP新增了修復(fù)文檔功能。如果發(fā)生了死機(jī)、停電等故障，下一次打開程序時(shí)，當(dāng)時(shí)處理的文檔會顯示在“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格中。用戶可以按以下原則保留文件：假如文件標(biāo)題中含有紅色的“已修復(fù)”字樣，則該文件要比含有“原始文件”字樣的文件包含更多有用信息。如果您要查看系統(tǒng)對文件的修復(fù)情況，應(yīng)當(dāng)選中“文檔恢復(fù)”窗格中的文件名，單擊右邊的下拉按鈕，選擇菜單中的“顯示修復(fù)”命令即可。您可以選擇菜單中的“另存為”命令，將修復(fù)后的文件保存到其他位置。如果您選擇“關(guān)閉”，則彈出一個(gè)對話框，讓您選擇“刪除”還是“保存”。 
7.比較合并文檔 
合并文檔可以將多個(gè)文檔快速合成為一個(gè)，它是Word XP提供的一個(gè)嶄新功能，其使用方法是：打開合并前的源文檔，單擊“工具”菜單中的“比較并合并文檔”命令。在對話框中找到要合并的目標(biāo)文檔，單擊“合并”旁邊的下拉按鈕，可以在菜單中選擇即將執(zhí)行的操作。假如您要在原始文檔中顯示比較結(jié)果，可以單擊“合并”命令；若要在當(dāng)前打開的文檔中顯示比較結(jié)果，應(yīng)當(dāng)單擊“合并到當(dāng)前文檔”命令；要想在新文檔中顯示比較結(jié)果，就要選擇“合并到新文檔”命令。 
8.快速尋找文檔 
對于經(jīng)常編輯Word文檔的用戶來說，從大量文件中找到要編輯的對象并不容易。此時(shí)可以使用下面幾種方法： 
(1)增大“文件”菜單容量。Word XP“文件”菜單可列出最近使用的文檔(默認(rèn)4個(gè))，要想讓“文件”菜單容納更多的內(nèi)容。具體操作方法是：單擊“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框中的“常規(guī)”頁。將“列出最近所用文件”復(fù)選項(xiàng)選中，然后將它的數(shù)值調(diào)到9(最大)。此后，只要打開“文件”菜單，從中找到要編輯的文件名單擊，即可快速將其打開。 
(2)設(shè)置工作文檔菜單。如果您編輯或打開過的文檔較多，某些定期使用的文檔會被其他文件擠出菜單。此時(shí)可以定義一個(gè)“工作文檔”菜單，將一些經(jīng)常使用的文檔放入其中。具體操作方法是：單擊“工具”菜單下的“自定義”命令，打開“自定義”對話框中的“命令”選項(xiàng)卡。選中“類別”框下面的“內(nèi)置菜單”項(xiàng)，將“命令”下的“工作”拖到菜單欄，插入您喜歡的任何位置。最后將“自定義”對話框關(guān)閉，菜單欄就多出了一個(gè)“工作”菜單。 
此后，只要打開經(jīng)常使用的某個(gè)文檔，單擊“工作”菜單下的“添至‘工作’菜單”命令，就可以將這個(gè)文檔加入其中�！肮ぷ鳌辈藛沃胁辉傩枰�的文檔可用以下方法刪除：同時(shí)按Ctrl＋Alt＋“－(減號)”鍵，光標(biāo)會變成一個(gè)粗“減號”。打開“工作”菜單后，用粗“減號”單擊需要?jiǎng)h除的文檔即可。打開“工作”菜單中的文檔很簡單，您只要打開“工作”菜單，單擊其中需要打開的文檔名即可。 
(3)使用歷史紀(jì)錄。Word XP可以保存您打開文檔的歷史紀(jì)錄，利用這一功能可以快速打開您使用過的文檔。具體操作方法是：打開Word XP的“打開”對話框，單擊其中的“歷史”按鈕，最近使用過的文件快捷方式就會顯示出來。選中您要打開的文件快捷方式，單擊“打開”按鈕即可。 
9.快速發(fā)送文檔 
Word XP的“常用”工具欄均帶有一個(gè)“電子郵件”按鈕(其他組件也有)。單擊它可以在當(dāng)前窗口顯示“發(fā)送副本”工具欄，其界面與Outlook Express很相似，您只要輸入收件人的E-mail地址和主題等，就可以將當(dāng)前文檔作為E-mail正文發(fā)送，單擊“附件”按鈕還可以添加更多的文件。 


耳目一新的Word另類技巧用Word編輯文檔固然非常方便，但是掌握一些必要的技巧也是非常重要的。一般的Word技巧相信大家都或多或少地從報(bào)刊雜志或書上看到了。因此，筆者想帶給大家一些另類的技巧，希望能夠給大家耳目一新的感覺！ 


一、顯示過寬文檔 

在打開文檔時(shí)，有時(shí)會發(fā)現(xiàn)因?yàn)槲臋n過寬，屏幕上顯示不全。這可怎么辦，總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧！這時(shí)我們可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“視圖”選項(xiàng)卡，然后選中“窗口內(nèi)自動換行”復(fù)選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時(shí)我們可以單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁寬”選項(xiàng)即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動換行。 

二、改變文檔的缺省目錄 

所有Office文檔的缺省目錄是C盤下的My Documents文件夾，根據(jù)工作需要，我們可以很方便地改變它。單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，單擊“文件位置”選項(xiàng)卡，會顯示一列選項(xiàng)和它們當(dāng)前存儲的目錄。在“文件類型”列表中選中文檔，單擊“更改”按鈕，進(jìn)入“更改位置”對話框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭，選中想要的文件夾即可。 

三、關(guān)閉語法錯(cuò)誤標(biāo)記 

在鍵入時(shí)Word可以對我們鍵入的文字進(jìn)行拼寫和語法檢查，在頁面上可以看到紅紅綠綠的波浪線。如果你覺得這些線太影響視覺效果，可以將其隱藏。在狀態(tài)欄上的“拼寫和語法狀態(tài)”圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“隱藏語法錯(cuò)誤”項(xiàng)，語法檢查出來的錯(cuò)誤標(biāo)記就全都不見了。如果要詳細(xì)設(shè)定，可以在右鍵菜單中選擇“選項(xiàng)”，在“選項(xiàng)”對話框中單擊“拼寫和語法”選項(xiàng)卡，在這里我們可以詳細(xì)設(shè)定拼寫和語法的屬性。 


四、另有妙用的Ctrl+Z 

大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一個(gè)操作，能使我們在編寫文檔過程中可以及時(shí)取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。但你知道嗎，Ctrl+Z還有特殊的作用。先舉一個(gè)例子，在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，在空行中輸入：“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”，系統(tǒng)會自動將其變?yōu)轫?xiàng)目編號的形式，并在下一行添加了“2、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號形式，也就是說第一行中的“1、”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號了，不可選。這時(shí)，Ctrl+Z就發(fā)揮作用了。我們在輸入“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”敲回車后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)也沒變。原來系統(tǒng)有“自動更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。比如我們輸入“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问�。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個(gè)操作，就像什么事都沒發(fā)生一樣，系統(tǒng)“自動更正”的內(nèi)容可以在“工具”菜單下的“自動更正”選項(xiàng)下更改，這里就不再細(xì)說了。大家可以根據(jù)此原理去發(fā)現(xiàn)Ctrl+Z的更多妙用。 

五、控制轉(zhuǎn)換的字體 

有時(shí)打開別人傳來的文檔，發(fā)現(xiàn)里面含有自己計(jì)算機(jī)中尚未安裝的字體。如果打開的文檔中包含這樣的字體，Word會將字體替換為機(jī)器中已安裝的字體。如何來控制要替換的字體呢？我們可以這樣做：單擊“工具欄”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“兼容性”選項(xiàng)卡。單擊“字體替換”按鈕。在“字體替換”下，在“文檔所缺字體”中選擇所缺少的字體名稱。在“字體替換”列表框中，選擇用以替換的另一種字體，再單擊兩次“確定”，系統(tǒng)就會按要求進(jìn)行字體的轉(zhuǎn)換。 


六、將樣式傳給其他文檔 

某一文檔中創(chuàng)建了幾種樣式后，如果想在其他文檔中也使用這幾個(gè)樣式，可以用下面的方法。打開一個(gè)包含這些樣式的文檔，選擇“格式”菜單中的“樣式”命令，在“樣式”對話框中選擇“管理器”按鈕。在“管理器”對話框中，打開的文檔中的一列樣式會顯示在左邊，Normal.dot模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式，單擊“復(fù)制”按鈕，就將其添加到了右側(cè)的列表中。單擊“關(guān)閉”按鈕。下次我們就可以從normal.dot文檔中使用這些格式了。