Outlook2003設(shè)置安排和提醒

　　1.設(shè)置會(huì)議安排

　　假設(shè)我們要安排2003年12月22日至26日期間的會(huì)議，可以單擊Outlook 2003“導(dǎo)航窗格”內(nèi)的“日歷”按鈕，使窗格上方顯示2003年12月和2004年1月的日歷（圖1）。接著按下Outlook 2003工具欄中的“天”按鈕，然后單擊日歷中的2003年12月22日，使“12月22日星期一”的日歷顯示在窗口中間。

QQread_mid_big> 　　假如我們需要在當(dāng)天上午9：00至12：00安排會(huì)議，可以選中日歷中的9：00至12：00區(qū)域（使之變成藍(lán)色）。然后在該區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“新建約會(huì)”打開如圖2所示窗口。

　　首先在“主題”欄內(nèi)輸入會(huì)議名稱“高職評(píng)審會(huì)議”，接著在“地點(diǎn)”欄內(nèi)輸入開會(huì)地點(diǎn)“教育局五樓會(huì)議室”。如果以前曾經(jīng)輸入過相同或類似的會(huì)議地點(diǎn)，可以打開“地點(diǎn)”框右側(cè)的下拉列表從中選擇。最后在圖2窗口下方輸入出席會(huì)議需要注意的事項(xiàng)，例如“攜帶職評(píng)檔案袋和論文復(fù)印件”。

　　如果要通知其他同事共同赴會(huì)，可以單擊圖2所示窗口中的“邀請(qǐng)與會(huì)者”按鈕，圖2的“主題”上方就會(huì)增加一個(gè)“收件人”框。我們可以單擊“收件人”按鈕打開對(duì)話框，從中尋找Outlook通訊簿的聯(lián)系人，也可以直接輸入他們的電子郵件地址。完成后單擊工具欄中的“發(fā)送”按鈕，就可以將這個(gè)會(huì)議通知發(fā)給指定的收件人。

　　按照上面的方法操作，會(huì)議的“開始時(shí)間”和“結(jié)束時(shí)間”會(huì)自動(dòng)輸入。剩下的工作就是設(shè)置會(huì)議提醒了。

圖2

　　圖2中的提醒設(shè)置主要有“標(biāo)簽”、“提前”和“時(shí)間顯示為”三項(xiàng)。打開“標(biāo)簽”框右側(cè)的下拉列表（圖3），可以根據(jù)需要從中選擇提醒標(biāo)簽的顏色，從而說明當(dāng)前安排的提醒的重要性。接著選中圖2中的“提醒”，打開“提前”下拉列表，從中選擇出席會(huì)議需要提前的時(shí)間。假如你需要電腦播放音樂進(jìn)行提醒，可以單擊圖2中的小喇叭圖標(biāo)，打開對(duì)話框選擇到達(dá)提醒時(shí)間時(shí)播放的音樂文件。為了避免工作日程之間發(fā)生沖突，可以打開“時(shí)間顯示為”下拉列表，從中選擇當(dāng)前的日程安排狀態(tài)（閑、暫定、忙和外出）。

　　上述操作結(jié)束后，單擊窗口工具欄中的“保存并關(guān)閉”按鈕，就可以在12月22日的日歷中看到如圖4所示的提醒標(biāo)簽。其中左邊的藍(lán)色邊框說明當(dāng)前安排的狀態(tài)是“忙”，棕色的標(biāo)簽說明安排的會(huì)議“必須出席”。

　　按照上述方法，就可以在12月22日至26日的日歷中建立相關(guān)會(huì)議和活動(dòng)的日程（圖5）了。

點(diǎn)擊查看大圖

　　3.查看會(huì)議安排

　　Outlook 2003提供的會(huì)議安排查看方式非常靈活。假如你要查看某一段時(shí)間內(nèi)的會(huì)議或活動(dòng)，只需要選中“日歷”導(dǎo)航窗格中的相應(yīng)日期，則對(duì)應(yīng)的日歷就會(huì)顯示在窗口中間，其中不同顏色的標(biāo)簽說明了它的性質(zhì)和重要性。

　　如果用戶需要知道某些活動(dòng)的詳細(xì)內(nèi)容，只須選中“視圖→閱讀窗格”子菜單下的“靠右”或“底端”，這時(shí)就可以在指定位置打開“閱讀窗格”，更詳細(xì)地了解它的內(nèi)容。如果你想改變“閱讀窗格”的大小，只要把光標(biāo)放到“閱讀窗格”的左側(cè)（“靠右”放置時(shí)）或上邊（“底端”放置時(shí)），然后按照光標(biāo)的指示改變其大小即可。單擊“視圖→閱讀窗格”子菜單下的“關(guān)閉”，就可以關(guān)閉“閱讀窗格”。

　　另外，我們還可以使用Outlook 2003提供的“查找”功能搜索日歷中的會(huì)議等活動(dòng)。你只須在日歷中單擊工具欄內(nèi)的“查找”按鈕，在“查找”工具欄的“查找”框內(nèi)輸入“會(huì)議”之類的關(guān)鍵字，然后單擊“立即查找”按鈕，所有主題中含有“會(huì)議”字樣的提醒就會(huì)顯示在“當(dāng)前約會(huì)”視圖中。

　　如果用戶需要返回原來的視圖，選中“視圖→排列方式→當(dāng)前視圖”子菜單下的“天/周/月”或“帶自動(dòng)預(yù)覽的天/周/月視圖”就可以了。 4.修改會(huì)議安排

　　已經(jīng)放入Outlook 2003日歷的會(huì)議安排也可以修改，只要用鼠標(biāo)雙擊日歷中需要修改的標(biāo)簽，就可以打開如圖2所示的窗口進(jìn)行修改。修改完成后單擊“保存并關(guān)閉”按鈕，就可以生效了。

　　按照類似方法我們還可以快速修改會(huì)議的開始和結(jié)束時(shí)間。此時(shí)需要選中待修改的標(biāo)簽，然后將光標(biāo)指向標(biāo)簽的上下邊框，當(dāng)豎直雙向光標(biāo)出現(xiàn)以后按它的指向移動(dòng)，就可以修改會(huì)議的開始和結(jié)束時(shí)間了。

　　已經(jīng)放入日歷的會(huì)議安排也可以刪除，我們只要選中日歷中需要?jiǎng)h除的標(biāo)簽，按Del鍵或選擇右鍵快捷菜單中的“刪除”即可。

　　5.提醒及其查看

　　除了用上面介紹的方式查看工作安排以外，Outlook 2003還可以根據(jù)用戶的設(shè)置以對(duì)話框（圖6）和音樂進(jìn)行提醒。

　　如果你想了解有關(guān)提醒的詳細(xì)內(nèi)容，可以單擊圖6對(duì)話框中的“打開項(xiàng)目”按鈕，此時(shí)會(huì)彈出類似圖2的窗口，供我們查看有關(guān)會(huì)議等安排的更多信息。

　　單擊圖6“暫�！卑粹o右側(cè)的下拉按鈕，從中選擇再次提醒的時(shí)間間隔，然后單擊“暫�！卑粹o，將圖6的提醒對(duì)話框關(guān)閉，待再次到達(dá)提醒時(shí)間時(shí)，對(duì)話框會(huì)再次彈出提醒。如果其中的提醒不再需要查看，單擊其中的“消除”按鈕即可將它從對(duì)話框中去掉（日歷中的標(biāo)簽仍然保留）。

　　提示：最后還要進(jìn)行一些必要的設(shè)置，將Outlook 2003的快捷方式放入“啟動(dòng)”欄，以便在系統(tǒng)啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)運(yùn)行，避免因?yàn)橥�了啟�?dòng)程序而導(dǎo)致會(huì)議提醒失效。