如何善用EXCEL中的IF函數(shù)

if不可不用，不可多用  
先說(shuō)不可不用。 
if最善于解決非此即彼、非男即女、非陰即陽(yáng)、非前即后、非有即無(wú)的問(wèn)題。如果問(wèn)題的答案是二選其一，則除了if，沒(méi)有更好的辦法。比如學(xué)齡，以7歲為條件，if(年齡>=7,"已到學(xué)齡","未到學(xué)齡")，做這樣的判斷，任何函數(shù)方法都不會(huì)更簡(jiǎn)明于此了。 
如果我們的問(wèn)題都是這么簡(jiǎn)單就好了。 
有一個(gè)著名的數(shù)組公式，其內(nèi)核公式為：if(match(列起點(diǎn):列終點(diǎn),列起點(diǎn):列終點(diǎn),0)=row(列起點(diǎn):列終點(diǎn)),row(列起點(diǎn):列終點(diǎn)),"")，作用是在一列中查找重復(fù)值各單項(xiàng)的所在行號(hào)，這個(gè)if就是不可或缺，不可不用的，因?yàn)榈侥壳盀橹惯�沒(méi)有其他更簡(jiǎn)明的辦法來(lái)達(dá)到用公式篩選重復(fù)值的目的。但說(shuō)穿了，if在這里所解決的，仍然還是一個(gè)非此即彼的問(wèn)題。 
再看一例：設(shè)A列為姓名，B列為數(shù)值，求姓名甲的數(shù)值合計(jì)。{=SUM(IF(A1:A15="甲",B1:B15))}，其實(shí)也是一類(lèi)問(wèn)題，是{=SUM(IF(A1:A15="甲",B1:B15,0))}的一種簡(jiǎn)寫(xiě)，叫做非甲即0。而在數(shù)組公式中，*號(hào)可以用來(lái)替代AND，+號(hào)則可以替代OR，因此也可以進(jìn)一步簡(jiǎn)寫(xiě)作{=SUM((A1:A15=F1)*B1:B15)}，而且條件越多，越可以體現(xiàn)這種寫(xiě)法的優(yōu)點(diǎn)，比如再加上一列月份，求甲在3月份的數(shù)值合計(jì)，你可以省下兩個(gè)if，多用一個(gè)*號(hào)就可以了 
再來(lái)說(shuō)不可多用。 
為什么不可多用？大致是因?yàn)椋阂�、�?huì)增加公式寫(xiě)入的強(qiáng)度；二、降低公式的可讀性；三、降低運(yùn)算速率；四、不利于腦力的發(fā)揮和開(kāi)掘，使人懶惰。 
例一：A1為一個(gè)數(shù)值，其范圍為1-7，B1設(shè)置公式，按A1數(shù)值變化分別等于A-G。 
先來(lái)看看純粹使用if的解法：=IF(A1=1,"a",IF(A1=2,"b",IF(A1=3,"c",IF(A1=4,"d",IF(A1=5,"e",IF(A1=6,"f",IF(A1=7,"g",""))))))) 
是不是很麻煩？何止是麻煩，假如再增加兩個(gè)條件，A1的數(shù)值范圍為1-26，B1相應(yīng)取值為A-Z，你又當(dāng)如何？ 
if的嵌套最大可以為7層，上面的公式已經(jīng)用到了極限。雖然說(shuō)可以用一些旁門(mén)左道來(lái)“突破”這個(gè)限制，但也只是一種堆沙式的游戲，如上例，可以采用以下方式：=IF(A1=1,"a",IF(A1=2,"b",IF(A1=3,"c",IF(A1=4,"d",IF(A1=5,"e",IF(A1=6,"f",IF(A1=7,"g","")))))))&IF(A1=8,"h",IF(A1=9,"I",""))…… 
這樣的用法，真是叫人興味蕩然，昏昏欲睡，EXCEL何必還要學(xué)下去，還不如去跟兒子擺積木更好玩呢！ 
所以說(shuō)，if最好不要多用。不是說(shuō)不能用，而是說(shuō)用多了會(huì)叫人傷心。 
其實(shí)EXCEL里準(zhǔn)備了許多辦法來(lái)替代上面的愚蠢的做法。 
比如CHOOSE函數(shù)。=CHOOSE(A1,"a","b","c","d","e","f","g","h","i")，這是不是方便多了？CHOOSE的參數(shù)清單可以有29項(xiàng)之多，一般足夠你使用了。如果還不夠，那么請(qǐng)看下面： 
=LOOKUP(A1,{1,2,3,4,5,6,7,8,9;"a","b","c","d","e","f","g","h","i"})，你可以盡情地輸入?yún)��?shù)，只要公式內(nèi)容長(zhǎng)度允許（規(guī)定公式內(nèi)容長(zhǎng)度為1024個(gè)字符）。 
如果真的如例中所舉，只是生成A-Z等字母的話，則只需=CHAR(A1+64)就可以了。當(dāng)然，實(shí)際使用中這樣的巧合實(shí)在是太少了，但作為一種方法還是有提及的必要。 
一個(gè)if只能處理一個(gè)有無(wú)或是否的問(wèn)題，即使這個(gè)問(wèn)題可能是由諸多小的方面組合而成的。我們可以利用這一點(diǎn)，來(lái)達(dá)到替代if使用的目的。 
例二：公司結(jié)算日期為每月24日，帳目的月份一欄，如果超過(guò)24日，就要記為下月。 
如果按照普通思路，公式應(yīng)該是這樣的：=IF(DAY(A1)>24,IF(MONTH(A1)=12,1,MONTH(A1)+1),MONTH(A1)) 
要用到兩個(gè)if判斷，外層的是判斷日期是否大于24，內(nèi)層的是判斷月份是否在12月，因?yàn)?2月的下月是1月而非13月�，F(xiàn)在對(duì)比一下下面的公式： 
=MONTH(DATE(YEAR(A1),MONTH(A1)+1,0)+(DAY(A1)>24)) 
后者用了A1日期當(dāng)月最后一天的序列值，最重要的是后面加了一個(gè)由判斷是否大于24而生成的邏輯值，相當(dāng)于=if(day(a1)>24,1,0)。邏輯值在公式設(shè)置中是一個(gè)很重要的概念，是對(duì)問(wèn)題本身的邏輯關(guān)系的判斷，其中TRUE=1，F(xiàn)ALSE=0，生成的同樣是有無(wú)或是否的結(jié)果，用得恰當(dāng)，會(huì)使你的公式格外生動(dòng)有趣。類(lèi)似的還有根據(jù)年齡計(jì)算性別、年齡的公式，也是使用邏輯值做判斷，具體見(jiàn)我以前的相關(guān)帖子，此處不在贅述。 
是不是一定要少用if，以至于該用的也想辦法不用？我曾經(jīng)說(shuō)，最少用到if的公式往往是最好的公式。之所以用“往往”來(lái)做限制，就是因?yàn)槲覜](méi)有根據(jù)來(lái)做一定如此的定論。凡事都要實(shí)事求是，具體情況具體分析。 
例三：A1為性別，B1為年齡，C1標(biāo)注是否退休。條件是男60歲，女55歲。 
對(duì)這個(gè)問(wèn)題，=IF(OR(AND(A1="男",B1>=60),AND(A1="女",B1>=55)),"退","未退")只用到一個(gè)if，但未必就比=IF(B1-IF(A1="男",5)>=55,"退","未退")更簡(jiǎn)潔，盡管后者用到兩個(gè)if判斷。當(dāng)然我還是反對(duì)=IF(AND(A1="男",B1>=60),"退",IF(AND(A1="女",B1>=55),"退","未退"))這種用法的。