郵件合并 讓W(xué)ord也能批量打印標(biāo)簽

為了迎接上級(jí)檢查和規(guī)范檔案管理，學(xué)校決定將檔案室的所有檔案都重新歸檔整理，如每位教師的業(yè)務(wù)檔案的檔案盒標(biāo)簽就要求統(tǒng)一打印成如下圖樣子。二百多個(gè)標(biāo)簽如果直接在WPS或Word中利用表格完成，將是非常麻煩的事，為了快速完成這項(xiàng)任務(wù)，我們找到了Word 2003中久未使用的“郵件合并”功能。

1、從計(jì)算機(jī)中找出原來輸入的教職工情況登記表、工資表等存有全校教職工姓名的Excel電子表格文件，把姓名這列復(fù)制到一個(gè)新的電子表格文件中以便接下來在Word中調(diào)用（其實(shí)不重新建立文件也行，不過那樣在調(diào)用時(shí)顯得比較亂，還容易發(fā)生誤操作）。這樣就免去了重新錄入姓名的繁重工作。

2、啟動(dòng)Word 2003，單擊“工具”→信函與郵件→郵件合并，在打開的“郵件合并”任務(wù)窗格中的“選擇文檔類型”項(xiàng)中選擇“標(biāo)簽”，然后點(diǎn)“下一步：正在啟動(dòng)文檔”，如圖2。

3、在“更改文檔版式”項(xiàng)中，單擊“標(biāo)簽選項(xiàng)”，在“標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框的“紙盒”框中選擇“默認(rèn)紙盒（自動(dòng)選擇）”，因?yàn)槟�認(rèn)的是“手動(dòng)進(jìn)紙”，這樣會(huì)給最后打印帶來麻煩。接著單擊“新建標(biāo)簽”按鈕打開“新建自定義標(biāo)簽”對(duì)話框，在“標(biāo)簽名稱”框中輸入你給新建標(biāo)簽起的名，如：檔案標(biāo)簽；根據(jù)預(yù)覽框中的圖示和你準(zhǔn)備打印輸出時(shí)使用的紙張大小，把“上邊距”和“下邊距”改為1厘米；把“標(biāo)簽高度”和“標(biāo)簽寬度”分別改為18.8厘米和3.8厘米（根據(jù)檔案盒的大小和薄厚來確定）；標(biāo)簽列數(shù)選擇7，標(biāo)簽行數(shù)選擇1；橫向跨度改為3.85厘米，（也就是在標(biāo)簽寬度3.8厘米的基礎(chǔ)上再加0.05厘米間距，這樣最終打印輸出后兩個(gè)標(biāo)簽間就會(huì)有0.05厘米的間距，直接從中間裁一下就能解決問題，如果這個(gè)間距過大會(huì)有白邊，給裁剪帶來麻煩，另外也浪費(fèi)紙張。）

最后在“頁面大小”框中選擇“A4橫向（29.7×21厘米）”，這時(shí)就為我們上面設(shè)置的尺寸找到依據(jù)了：側(cè)邊距1厘米+標(biāo)簽寬度3.8厘米×標(biāo)簽列數(shù)7+標(biāo)簽間距0.05厘米×6個(gè)間距＜A4紙橫向?qū)挾?9.7厘米；上邊距1厘米+標(biāo)簽高度18.8厘米×標(biāo)簽行數(shù)1（因?yàn)闃?biāo)簽行數(shù)為1，所以不存在間距）＜A4紙橫向高度21厘米。點(diǎn)兩次“確定”返加后，再點(diǎn)“下一步：選取收件人”，如圖3。