Outlook技巧中常用到是利用規(guī)則來實(shí)現(xiàn)對(duì)
郵件歸檔。其實(shí)，這樣還顯得費(fèi)事了點(diǎn)，因?yàn)橛谩敖M織”功能也可以非常方便地用不同顏色清晰標(biāo)志出來自不同地址的郵件，哪些是上級(jí)部門的郵件，哪些是同事的郵件，哪些是朋友的郵件，這樣只要瀏覽一次即可查看�！ �
從“工具”菜單下激活“組織”選項(xiàng)，當(dāng)右側(cè)空格顯示“組織***”的界面時(shí)，單擊“使用顏色”鏈接，在“發(fā)件人”后面的編輯框中輸入需要標(biāo)志的郵箱地址或聯(lián)系人名稱，最后
設(shè)置好希望顯示的顏色，設(shè)置完成后單擊最右側(cè)的“應(yīng)用顏色”按鈕即可�！ �
按照同樣的
方法，我們可以為不同來源的郵件地址設(shè)置標(biāo)志的顏色，以后收到這些郵件時(shí)，Outlook會(huì)針對(duì)不同來源的郵件自動(dòng)標(biāo)志相應(yīng)的顏色。假如你有更高的要求，可以打開“自動(dòng)設(shè)置格式”窗口選擇其他
高級(jí)選項(xiàng)，例如編輯字體、更改規(guī)則屬性、指定條件等，具體操作這里就不多說了。
對(duì)于在辦公室工作的朋友來說，突如其來的來訪和外出是再經(jīng)常不過的事情了，有些緊急的郵件因此就得不到處理。這時(shí)候與其讓不知情的對(duì)方焦急等待，不如主動(dòng)給他留言，告訴對(duì)方你在干什么更好。Outlook能幫你實(shí)現(xiàn)自動(dòng)留言的功能�！ �
雖然Microsoft Outlook的“外出時(shí)的助理程序”功能也可以幫你，但只有用戶配置文件中包含Exchange Server時(shí)才可以使用，比較麻煩，所以在這里我們使用另一種辦法�！ �
第一步：新建純文本郵件
新建一個(gè)純文本格式的郵件，請(qǐng)注意不要使用Word作為電子郵件編輯器，在郵件中輸入希望自動(dòng)回復(fù)時(shí)顯示的內(nèi)容，例如“抱歉，我目前有些事情臨時(shí)外出，如果有緊急事情，請(qǐng)撥打電話010-12345678”之類的留言，當(dāng)然不要忘記留下你的簽名�！ �
第二步：保存為模板文件
從“文件”菜單中選擇“另存”命令，將剛才新建的郵件保存為Outlook模板，例如可以命名為“臨時(shí)外出”。
第三步：設(shè)置規(guī)則
接下來，打開“規(guī)則和通知”對(duì)話框，新建一個(gè)規(guī)則，這里選擇“從空白規(guī)則開始”，當(dāng)然檢查郵件的時(shí)間仍然是“郵件到達(dá)時(shí)檢查”，然后在“想要檢測(cè)何種條件”下選中“只發(fā)送給我”復(fù)選框，在“如何處理該郵件”下選擇“用特定模板答復(fù)”，接下來單擊“特定模板”下劃線，此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，這里默認(rèn)只顯示標(biāo)準(zhǔn)模板，請(qǐng)從“查找”下拉列表框中選擇“文件系統(tǒng)中的用戶模板”，然后定位到已保存的“臨時(shí)外出模板文件即可�！ �
提示：選擇“用特定模板答復(fù)”是有原因的，這樣的規(guī)則將只向每個(gè)發(fā)件人發(fā)送一次答復(fù)，從而避免了Outlook給和你發(fā)出多封郵件的同一個(gè)發(fā)件人發(fā)送重復(fù)答復(fù)，以后，當(dāng)你臨時(shí)外出時(shí)，Outlook會(huì)根據(jù)事先定義的模板和規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)答復(fù)，你就完全不用操心了。 
