數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖

1　建立數(shù)據(jù)透視表（圖）的目的

　　數(shù)據(jù)透視表能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)。利用它可以很快地從不同角度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯兌。
　　首先應(yīng)該明確的是：不是所有工作表都有建立數(shù)據(jù)透視表（圖）的必要。
　　記錄數(shù)量眾多、以流水帳形式記錄、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的工作表，為了，將其中的一些內(nèi)在規(guī)律顯現(xiàn)出來(lái)，可將工作表重新組合并添加算法。即，建立數(shù)據(jù)透視表（圖）。
　　例如，有一張工作表，是一個(gè)大公司員工（姓名、性別、出生年月、所在部門、工作時(shí)間、政治面貌、學(xué)歷、技術(shù)職稱、任職時(shí)間、畢業(yè)院校、畢業(yè)時(shí)間等）信息一覽表，不但，字段（列）多，且記錄（行）數(shù)眾多。為此，需要建立數(shù)據(jù)透視表，以便將一些內(nèi)在規(guī)律顯現(xiàn)出來(lái)。

2　創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

　　⑴將光標(biāo)移入需建立數(shù)據(jù)透視表的工作表中，然后單擊"數(shù)據(jù)"·"數(shù)據(jù)透視表和圖表報(bào)告"。
　�、�"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟1"對(duì)話框上，單擊"下一步"（選用默認(rèn)選項(xiàng)，“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)”）。
　　⑶在"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟2"對(duì)話框上，“選定區(qū)域”框中，已經(jīng)自動(dòng)選定工作表的（整個(gè)）數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊"下一步"。
　�、仍�"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟3"對(duì)話框上，選用默認(rèn)選項(xiàng)："新建工作表"，在當(dāng)前工作的左側(cè)創(chuàng)建一個(gè)新工作表。這樣做，可以保證原始數(shù)據(jù)的安全以及可利用性。單擊"完成"后，一張新工作表－“數(shù)據(jù)表（下圖所示）”即出現(xiàn)在當(dāng)前工作的左側(cè)。

3　設(shè)置數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的關(guān)系

3.1　數(shù)據(jù)表上，幾個(gè)區(qū)域的設(shè)定方法

　　1、“請(qǐng)將行字段拖至此處”（相當(dāng)于“左端標(biāo)題行”），將作為橫向分類依據(jù)的字段，從“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上拖至此處。例如，將“所在部門”字段拖至此處。
　　2、“請(qǐng)將列字段拖至此處”（相當(dāng)于“頂端標(biāo)題行”），將作為縱向分類依據(jù)的字段，從“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上拖至此處。
　　拖至此處的字段是計(jì)數(shù)的“依據(jù)”。例如，將“性別”字段拖至此處，計(jì)數(shù)的依據(jù)就是“男”和“女”兩項(xiàng)。
　　3、“請(qǐng)將數(shù)據(jù)項(xiàng)拖至此處”（相當(dāng)于“普通數(shù)據(jù)區(qū)”），將作為統(tǒng)計(jì)依據(jù)的字段，從“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上拖至此處。
　　拖入該區(qū)中的字段，Excel將用某種算法，對(duì)其進(jìn)行計(jì)算，然后將計(jì)算結(jié)果（匯總數(shù)值）顯示出來(lái)（如何設(shè)置算法見3.2）。
　　4、“請(qǐng)將頁(yè)字段拖至此處”，將作為分類顯示（篩選）依據(jù)的字段，從“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上拖至此處。
　　可以將一個(gè)或多個(gè)字段拖至此處。此區(qū)域中的字段是分類篩選的“首要”條件。例如，將“政治面貌”字段拖至此處，然后在其中，選擇“黨員”，則下方表格中，只統(tǒng)計(jì)“黨員”有關(guān)的情況。
　　提示：“頂端標(biāo)題行”和“頁(yè)字段”區(qū)中，均可有多個(gè)字段。

3.2　透視分析數(shù)據(jù)

　　改變透視表內(nèi)部的透視關(guān)系，從不同的角度查看數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關(guān)系。主要包括：改變透視關(guān)系、添加或刪除項(xiàng)目以及數(shù)據(jù)更新
　　1、改變透視關(guān)系
　　更改各區(qū)域中的放置字段，或改變字段的分組條件即可以改變透視關(guān)系。
　　添加字段的方法上面已經(jīng)介紹過(guò)了，刪除方法，是將需刪除字段拖出數(shù)據(jù)表區(qū)域即可。
　　改變字段分組條件的方法：?jiǎn)螕糇侄蚊�右�?cè)的三角形按鈕，然后單擊下拉式列表菜單上的相應(yīng)條件
　　2、改變統(tǒng)計(jì)字段的算法
　　雙擊透視表左上角的統(tǒng)計(jì)字段名，打開”數(shù)據(jù)透視表字段“對(duì)話框（右圖）。
　　在“匯總方式”框內(nèi)，選定所需的算法，然后單擊“確定”。
　　提示：對(duì)日期型字段求和時(shí)，以1990年1月1日起算。
　　3、透視表的更新
　　若原工作表中的數(shù)據(jù)（含標(biāo)題行－字段名）更改后，透視表作相應(yīng)更新的方法：
　　默認(rèn)情況下，當(dāng)重新打開工作薄時(shí)，透視表數(shù)據(jù)將自動(dòng)更新。
　　在不重新打開工作薄的情況下，在原工作表的數(shù)據(jù)更改后，在透視表中單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“更新數(shù)據(jù)”按鈕即可。
　　提示：普通數(shù)據(jù)更改后，單擊“更新數(shù)據(jù)”按鈕后，即可完成更新。若更改了已經(jīng)拖入透視表中的字段名，則該字段將從透視中刪除，需要重新添加。

4　透視圖表

　　將透視表制作成透視圖表的方法是：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)透視表”工具欄上的“圖表向?qū)А奔纯缮�成一張圖表（位于左側(cè)的新工作表上）。
　　透視圖表的編輯方法，與普通圖表相似。不再贅述！