| 在日常的辦公過程中，我們可能有很多數(shù)據(jù)表，同時(shí)又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信函、信封或者是工資條。面對(duì)如此繁雜的數(shù)據(jù)，難道我們只能一個(gè)一個(gè)地復(fù)制粘貼嗎？能保證過程中不出錯(cuò)嗎？ 其實(shí)，借助Word提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，我們完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成這些任務(wù)。這里我們特別組織了這個(gè)的專題，詳細(xì)講解“郵件合并”以及具體用法，同時(shí)以實(shí)例剖析的方式幫助大家快速上手 一、什么是“郵件合并” 什么是“郵件合并”呢？為什么要在“合并”前加上“郵件”一詞呢？ Word2002以上的版本中新增了“郵件合并”任務(wù)窗格式的“郵件合并向?qū)А�，這讓我們?cè)谑褂谩班]件合并”操作時(shí)更加方便和容易。本課程通過三個(gè)實(shí)際任務(wù)的解決步驟，詳細(xì)介紹“郵件合并”功能的使用方法，學(xué)習(xí)完成后大家就可以按部就班地運(yùn)用到自己的實(shí)際工作當(dāng)中。 二、什么時(shí)候使用“郵件合并” 我們可以通過分析一些用“郵件合并”完成的任務(wù)，從而得到答案。比如最我們最常用的需要批量處理的信函、工資條等文檔，它們通常都具備兩個(gè)規(guī)律： 三、郵件合并的三個(gè)基本過程 上面討論了郵件合并的使用情況，現(xiàn)在我們了解一下郵件合并的基本過程。理解了這三個(gè)基本過程，就抓住了郵件合并的“綱”，以后就可以有條不紊地運(yùn)用郵件合并功能解決實(shí)際任務(wù)了。 (一) 建立主文檔 “主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對(duì)每個(gè)收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。 (二) 準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源 數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。 在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。 如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對(duì)數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Access都可以，實(shí)際工作時(shí)，常常使用Excel制作。 (三) 把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中 前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個(gè)合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行，使用非常輕松容易。 明白了原理和使用過程之后，我們進(jìn)入實(shí)際操作。這里我們提出三個(gè)實(shí)際任務(wù)： (一) 制作大量信函 由于現(xiàn)在我們已經(jīng)預(yù)先制作好了“信函(主文檔)”和“信函和信封(數(shù)據(jù)源)”案例文件，所以接下來的操作，實(shí)際上就是郵件合并的第三個(gè)過程——“把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中”。在實(shí)際處理自己的工作時(shí)，主文檔和數(shù)據(jù)源當(dāng)然都會(huì)改變，到時(shí)參照提供的案例文件制作即可。 1. 啟動(dòng)Word2003（其他版本一樣），打開主文檔“信函(主文檔)”案例文件，接下來的任務(wù)就把數(shù)據(jù)源中的“客戶姓名”和“服務(wù)帳號(hào)”兩個(gè)字段合并到主文檔中。 2. 如果任務(wù)窗格沒有顯示，選擇菜單“視圖→任務(wù)窗格”命令顯示它，然后單擊它頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“郵件合并”命令，切換到“郵件合并“任務(wù)窗格(圖2)。  圖 2 3. 接下來，可以在郵件合并任務(wù)窗格中看到“郵件合并向?qū)А钡牡谝徊剑哼x擇文檔類型，這里我們采用默認(rèn)的選擇：“信函”(圖3)。
 圖 3 4. 單擊任務(wù)窗格下方的下一步：正在啟動(dòng)文檔鏈接，進(jìn)入“郵件合并向?qū)А钡诙剑哼x擇開始文檔。由于我們當(dāng)前的文檔就是主文檔，故采用默認(rèn)選擇：“使用當(dāng)前文檔”。 5. 單擊任務(wù)窗格下方的下一步：選取收件人，進(jìn)入“郵件合并向?qū)А钡谌剑哼x擇收件人。從這里可以看到，如果你還沒創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，則可以選擇“鍵入新列表”單選框，然后單擊“鍵入新列表”下方的“創(chuàng)建”鏈接，在彈出的“新建地址列表”對(duì)話框中進(jìn)行創(chuàng)建。但是前面已經(jīng)說過，為了提高效率，還是在之前就把數(shù)據(jù)源創(chuàng)建好。由于我們已經(jīng)準(zhǔn)備好了Excel格式的數(shù)據(jù)源，“信函和信封(數(shù)據(jù)源)”案例文件，于是我們單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”鏈接(圖4)，打開“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框。  圖 4 6. 通過該對(duì)話框定位到“信函和信封(數(shù)據(jù)源)”案例文件的存放位置，選中它后單擊“打開”。由于該數(shù)據(jù)源是一個(gè)Excel格式的文件，接著彈出“選擇表格”對(duì)話框，數(shù)據(jù)存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被選中的情況下單擊“確定”按鈕(圖5)。  圖 5 7. 接著彈出“郵件合并收件人”對(duì)話框，可以在這里選擇哪些記錄要合并到主文檔，默認(rèn)狀態(tài)是全選。這里保持默認(rèn)狀態(tài)，單擊“確定”按鈕(圖6)，返回Word編輯窗口。  圖 6 8. 單擊下一步：撰寫信函鏈接，進(jìn)入“郵件合并向?qū)А钡牡谒牟剑鹤珜懶藕＿@個(gè)步驟是郵件合并的核心，因?yàn)樵谶@里我們將完成把數(shù)據(jù)源中的恰當(dāng)字段插入到主文檔中的恰當(dāng)位置。 9. 先選中主文檔中的“[收信人姓名]”，接著單擊任務(wù)窗格中的“其它項(xiàng)目”鏈接，打開“插入合并域”對(duì)話框，“數(shù)據(jù)庫(kù)域”單選框被默認(rèn)選中，“域(F)：”下方的列表中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)源表格中的字段。接下來我們選中“客戶姓名”，單擊“插入”按鈕后，數(shù)據(jù)源中該字段就合并到了主文檔中(圖7)。  圖 7 10. 先關(guān)閉“插入合并域”對(duì)話框，然后選中“[服務(wù)帳號(hào)]”，用同樣的方法把數(shù)據(jù)源中的“服務(wù)帳號(hào)”字段合并到主文檔中，合并完成后效果如下面(圖8)。  圖 8 11. 可以看到從數(shù)據(jù)源中插入的字段都被用“《》”符號(hào)擴(kuò)起來，以便和文檔中的普通內(nèi)容相區(qū)別。 12. 檢查確認(rèn)之后，就可以單擊下一步：預(yù)覽信函鏈接，進(jìn)入“郵件合并向?qū)А钡谖宀剑侯A(yù)覽信函。首先可以看到剛才主文檔中的帶有“《》”符號(hào)的字段，變成數(shù)據(jù)源表中的第一條記錄中信息的具體內(nèi)容，單擊任務(wù)窗格中的“<<”或“>>”按鈕可以瀏覽批量生成的其它信函(圖9)。  圖 9 13. 瀏覽合并生成的信函通常是件很愉快的事，因?yàn)橛脗鹘y(tǒng)方法做起來很麻煩的任務(wù)，已經(jīng)被聰明的Word完成了。確認(rèn)正確無誤之后，單擊下一步“完成合并”，就進(jìn)入了“郵件合并向?qū)А钡淖詈笠徊健巴瓿珊喜ⅰ�。在這里單擊“合并”區(qū)的“打印”鏈接就可以批量打印合并得到的10份信函了，為什么有10份信函呢？還記得這是因?yàn)閿?shù)據(jù)源表格中的記錄數(shù)只有10個(gè)的原因嘛？在彈出“合并到打印機(jī)”對(duì)話框中還可以指定打印的范圍，這里我們采用默認(rèn)選擇“全部”(圖10)。  圖 10 14. 如果你的電腦上裝了打印機(jī)和打印紙，單擊“確定”按鈕，彈出“打印”對(duì)話框，再單擊一次“確定”。一會(huì)兒之后，10份專業(yè)的信函就出現(xiàn)在你面前了。 現(xiàn)在使用郵件合并制作大量信函的任務(wù)就初步完成了，可能有的朋友會(huì)問，如果我不想把信函打印出來，而是想直接發(fā)Email給這些客戶，該怎么操作��？是的，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及Email早已被大多數(shù)企業(yè)所接受，所以有這個(gè)想法非產(chǎn)不錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)起來也很簡(jiǎn)單。 請(qǐng)返回本操作過程的Step3，也就是“郵件合并向?qū)А钡牡谝徊�，如圖3所示。在“選擇文檔類型”區(qū)選中“電子郵件”單選框就可以了，后面的操作完全一致。不過有兩點(diǎn)要注意：一是數(shù)據(jù)源表格中必須包含“電子信箱”字段，二是“郵件合并向?qū)А钡牡诹酵瓿珊喜⒅�，“合并”區(qū)出現(xiàn)的是“電子郵件”鏈接，單擊它后，打開“合并到電子郵件”對(duì)話框，單擊“收件人”框的下拉箭頭，在彈出的列表中顯示了數(shù)據(jù)源表格中的所有字段，我們選擇“電子信箱”字段，這就讓W(xué)ord知道把信往那里發(fā)。 然后在“主題行”框內(nèi)輸入電子郵件的主題，如“時(shí)代公司服務(wù)信函”，同前面一樣在這里也可以指定電子郵件的范圍。最后，單擊“確定”按鈕(圖11)，Word就啟動(dòng)Outlook進(jìn)行發(fā)送郵件的操作了，同時(shí)要注意你的Outlook要能正常工作才能最終完成任務(wù)哦。  圖 11 (二) 制作大量信封
完成信函的制作之后我們開始批量制作信封。之所以介紹制作信封，而不做貼在信封上的那種信簽條，是因?yàn)橐环矫婢闹谱骱眯欧饽芙o客戶更專業(yè)和深刻的印象，另一方面信簽條的制作方法和最后介紹的制作大量的工資條類似，完全可以仿照操作。
顯然，信封的制作也要經(jīng)歷“郵件合并向?qū)А钡牧鶄�(gè)步驟，有了前面的基礎(chǔ)，下面的學(xué)習(xí)將更加輕松。不過也不應(yīng)該掉以輕心，這個(gè)任務(wù)只提供了數(shù)據(jù)源，并沒有提供主文檔，我們將把重點(diǎn)放在主文檔的制作與修飾上。
1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入主界面后新建一個(gè)空白文檔，并打開“郵件合并”任務(wù)窗格。在“郵件合并向?qū)А钡牡谝徊剑哼x擇文檔類型中，選中“信封”單選框。
2. 進(jìn)入第二步：選擇開始文檔。這里我們要設(shè)定信封的類型和尺寸。單擊“更改文檔版式”區(qū)的“信封選項(xiàng)”鏈接，打開“信封選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“信封尺寸”框的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇一種信封類型。這里我們以使用較普遍的標(biāo)準(zhǔn)小信封(規(guī)格為110mm×220mm)的尺寸為例。于是選擇普通5選項(xiàng)(圖12)。單擊“確定”后返回Word編輯窗口，可以看到頁(yè)面已經(jīng)根據(jù)信封的規(guī)格改變(在“頁(yè)面視圖”下查看)。
說明：如果“信封尺寸”框的下拉列表中沒有符合你要求的信封規(guī)格，則選擇最后一項(xiàng)自定義信封的尺寸。
 圖 12 3. 下面我們將輸入信封中的固定內(nèi)容，即發(fā)信人的信息。將插入點(diǎn)定位于信封下方的文本框中，輸入發(fā)信人的信息，如下圖(圖13)。
 圖 13 4. 然后拖動(dòng)文本框到信封右下角恰當(dāng)位置，以便符合信封的布局規(guī)定。為了讓這些信息看起來更加美觀，可以對(duì)它們進(jìn)行修飾。選中公司名稱“上海時(shí)代日用品公司”，設(shè)置字體為“楷體”，對(duì)其方式為“居中對(duì)齊”，選中地址和郵編，設(shè)置對(duì)齊方式為“分散對(duì)齊”，稍加修飾后可以得到比較專業(yè)的外觀(圖14)。到這里為此，我們算是完成了主文檔的制作。
 圖 14 5. 接下來的工作，就進(jìn)入把數(shù)據(jù)源中的字段合并到主文檔中的過程了。本任務(wù)使用的數(shù)據(jù)源和任務(wù)1相同，如果你夠仔細(xì)的話，應(yīng)該已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，任務(wù)1的數(shù)據(jù)源中就含有制作信封所需要的“收信人姓名”、“地址和郵編”這些字段的信息。
6. 進(jìn)入第三步：選取收件人。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”鏈接，用和任務(wù)一相同的方法打開Excel格式的數(shù)據(jù)源“信函和信封(數(shù)據(jù)源)”文件。
7. 進(jìn)入第四步：選取信封。在這里我們將完成把數(shù)據(jù)源中的字段合并到主文檔中的操作。把插入點(diǎn)定位于信封左上角安置郵編的位置，單擊“其它項(xiàng)目”鏈接，打開“插入合并域”對(duì)話框，在“域(F)”下方的框中選擇“郵編”，再單擊“插入”按鈕，于是“郵編”字段被合并到主文檔中。用同樣的方法把“地址”字段插入到“郵編”的下方(圖15)，“客戶姓名”插入到位于信封正中的文本框中。
 圖 15 8. 插入操作完成后關(guān)閉“插入合并域”對(duì)話框，返回Word編輯窗口，調(diào)整存放“客戶姓名”字段的文本框的大小和位置，設(shè)置“客戶姓名”字段的對(duì)齊方式為“居中對(duì)齊”(圖16)。
 圖 16 9. 進(jìn)入第五步：預(yù)覽信封。在這里可以先瀏覽一下信封的效果。也許此時(shí)信封的外觀并不能讓你滿意，因?yàn)槭招湃说泥]編和地址都湊在一起，客戶姓名字體不夠醒目等等。為了讓信封的外觀更加悅目，下面再來進(jìn)行一番修飾。
10. 先選中郵政編碼所在的段落，選擇菜單“格式→字體段落”，在打開的“字體”對(duì)話框中，設(shè)置為“宋體、三號(hào)、加粗”，選擇“字符間距”選項(xiàng)卡，設(shè)置“間距為加寬，磅值為18磅”，設(shè)置完成后單擊“確定”(圖17)。
 圖 17 11. 然后選中地址所在段落，用同樣的方法打開“字體”對(duì)話框，設(shè)置為“黑體、三號(hào)、間距：加寬，18磅”，設(shè)置完成后單擊“確定”。
12. 在“客戶姓名”后輸入一個(gè)空格和“收”字，然后選中它們，設(shè)置對(duì)齊方式為“居中對(duì)齊”，打開“字體”對(duì)話框，設(shè)置為“華文行楷、小一、間距：加寬，5磅”，設(shè)置完成后單擊“確定”，現(xiàn)在再來看看信封的外觀，是不是更加美觀呢？(圖18)
 圖 18 13. 瀏覽滿意之后，就進(jìn)入第六步：完成合并。單擊“合并”區(qū)的“打印”鏈接，打開“合并到打印機(jī)”對(duì)話框，在這里可以設(shè)定打印的范圍，我們保持默認(rèn)選擇“全部”(圖19)，單擊“確定”按鈕后彈出“打印”對(duì)話框，再單擊“確定”按鈕可以開始打印。
 圖 19 14. 如果這些信封以后還會(huì)用到，則可以把合并結(jié)果保存一個(gè)新的文檔，以便重復(fù)使用。
15. 在第六步：合并完成的任務(wù)窗格中，單擊“編輯個(gè)人信封”鏈接，打開“合并到新文檔”對(duì)話框，保持默認(rèn)選擇“全部”，單擊“確定”后，得到一個(gè)名稱為“信封1”的新文檔，設(shè)置顯示的比例為50％，可以在編輯窗口內(nèi)看到合并生成的所有信封(圖20)。
（圖20 圖片較大，請(qǐng)拉動(dòng)滾動(dòng)條觀看）
16. 接下來為“信封1”新文檔取一個(gè)恰當(dāng)?shù)拿Q，如
“客戶信封”，保存在恰當(dāng)?shù)奈恢眉纯�，以后需要重新制作這些信封時(shí)，打印這個(gè)文檔即可。
(三) 制作大量的工資條
已經(jīng)運(yùn)用郵件合并完成了兩個(gè)任務(wù)，大家應(yīng)該對(duì)這個(gè)強(qiáng)大的功能比較了解了。那么是否還有必要繼續(xù)操練任務(wù)三呢？回答是肯定的，一是因?yàn)槿蝿?wù)三的完成過程代表了一系列任務(wù)，比如制作大量的成績(jī)條、信簽條等的完整方法；二是在任務(wù)三中我們將學(xué)習(xí)使用“郵件合并”工具欄，熟練使用“郵件合并”工具欄可以提高操作的效率。 本任務(wù)提供了主文檔和數(shù)據(jù)源案例文件，進(jìn)入具體操練之前，請(qǐng)先去下載好。主文檔是一個(gè)工資條表格，數(shù)據(jù)源是一個(gè)Access格式的記錄表。大家將會(huì)在操練中體會(huì)到Excel格式數(shù)據(jù)源和Access的在使用方法上幾乎沒什么區(qū)別，操作都很簡(jiǎn)單。 1. 打開主文檔“工資條(主文檔)”案例文件，可以看到，這是一個(gè)制作好的工資條表格，和前兩個(gè)任務(wù)一樣，在后面的過程中，我們要通過“郵件合并”向?qū)О褦?shù)據(jù)源中的的字段信息合并進(jìn)來。 2. 打開“郵件合并”任務(wù)窗格，進(jìn)入“郵件合并向?qū)А钡谝徊剑哼x擇文檔類型，我們采用默認(rèn)選擇“信函”。 3. 進(jìn)入第二步：選擇開始文檔。由于當(dāng)前文檔就是主文檔，故采用默認(rèn)選擇“使用當(dāng)前文檔”。 4. 進(jìn)入第三步：選取收件人。在這里我們要告訴Word數(shù)據(jù)源在哪里。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”按鈕，用同前面任務(wù)相同的方法，通過“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，定位至Access格式數(shù)據(jù)源的存放位置，選中并打開它。 5. 接著彈出“郵件合并收件人”對(duì)話框，這和前面兩個(gè)任務(wù)的情形是類似的，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，我們保持默認(rèn)選擇“全部”，并單擊“確定”按鈕返回Word編輯窗口。 6. 進(jìn)入第四步：撰寫信函。在這里我們通過“郵件合并”工具欄操作。如果你的“郵件合并”工具欄沒有顯示，請(qǐng)選擇菜單“視圖→工具欄→郵件合并”命令，以顯示它(圖21)。  圖 22 8. 用同樣的方法把其余字段插入到主文檔表格中對(duì)應(yīng)的位置，完成后效果如下圖(圖23)。  圖 23 9. 進(jìn)入第五步：預(yù)覽信函。在這里我們可以瀏覽一下工資條的大致效果，還可以調(diào)整“姓名”表格的寬度，讓姓名在一行內(nèi)顯示。然后選中“姓名”后的表格區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵在彈出的菜單中選擇“平均分布各列”(圖24)，讓這些列具有相同的寬度，這會(huì)使制作完成的工資條更加美觀。  圖 24 10. 如果我們就這樣進(jìn)入“郵件合并向?qū)А钡牡诹�，開始執(zhí)行打印操作的話，那么將出現(xiàn)一頁(yè)紙只能打印一個(gè)工資條的情況，這樣好像太浪費(fèi)了。下面我們進(jìn)行一些操作，使得一張紙上可以打印幾個(gè)工資條，以便充分利用資源。 11. 選中整個(gè)工資條表格，并執(zhí)行復(fù)制命令，然后在原表格下方空一行后執(zhí)行粘貼命令。這樣就得到了兩個(gè)工資條了。根據(jù)頁(yè)面的大小重復(fù)上面的操作。筆者的操練過程中一頁(yè)紙上容納了七個(gè)。 12. 接著你會(huì)發(fā)現(xiàn)這七個(gè)工資條記錄數(shù)據(jù)全都是一樣的，該怎么處理呢？非常簡(jiǎn)單，只要利用“郵件合并”工具欄上的一個(gè)命令就可以了。我們先把插入點(diǎn)定位于主文檔中第一和第二個(gè)表格之間的空行處，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令(圖25)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)第二個(gè)表格中的數(shù)據(jù)變成了數(shù)據(jù)源中第二條記錄的數(shù)據(jù)。接著把插入點(diǎn)定位于第二和第三個(gè)表格之間的空行執(zhí)行上述的操作，后面的表格以此類推處理。  圖 25 13. 全部完成后效果與下圖類似(圖26)。  圖 2614. 瀏覽滿意之后就可以進(jìn)入第六步：完成合并。然后把工資條打印出來，制作完成。 五、總結(jié) 本課程在對(duì)“郵件合并”使用原理和基本過程分析的基礎(chǔ)上，通過三個(gè)典型任務(wù)的解決，全面介紹了“郵件合并”功能在實(shí)際工作中的應(yīng)用方法。 由于學(xué)習(xí)過程有案例文件的輔助，相信各位朋友可以更好的理解“郵件合并”，衷心希望大家能夠把學(xué)到的技能運(yùn)用于實(shí)際工作中去，通過更多實(shí)際操作的磨煉，進(jìn)一步提高自己的應(yīng)用水平，同時(shí)歡迎大家繼續(xù)關(guān)注我們后面的課程。 |
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